Collectiegeschriften moeten twee dingen doen: de goede wil van de klant behouden en ervoor zorgen dat u wordt betaald. U weet dat een brief werkt wanneer u een reeks brieven verzendt en uw telefoon rinkelt of betalingen in de e-mail arriveren.
Als u een reeks brieven verzendt en er is geen reactie, is het tijd voor nieuwe verzamelbrieven.
Om de beste werkwijzen voor het maken van een brief te begrijpen, is hieronder een voorbeeldbrief beschikbaar.
Een voorbeeld van wanneer een verzamelbrief moet worden gebruikt
De verkoop is op dit moment niet wat ze vorig jaar waren. Frank schudde zijn hoofd terwijl hij zich over de verouderde proefbalanspuit wikkelde, hij wist dat hij een ongemakkelijke baan kreeg die nu een noodzaak was als hij in het bedrijfsleven wilde blijven.
Met de verzameling brieven geschreven door een deskundige die hem leidde, wist hij precies wat hij moest doen. 'Stuur eerder in plaats van later', had de expert bevolen. Frank pakte zijn stapel achterstallige facturen en begon met het invoeren van klantinformatie in de sjablonen voor de verzamelingbrief. Terwijl Frank zich een weg door de stapel baant, groeide zijn zelfvertrouwen met de gedachte dit geld te krijgen dat hem verschuldigd was.
Voorbeeld verzamelbrief
8 januari 2018 Franks sanitair Account # of Factuurnummer: 123 Verschuldigde of achterstallige saldo: $ 100,00 Geachte Jim, Dit is een herinnering dat uw accountsaldo van $ 100,00 te laat was op 28 november 2008. Gelieve dit bedrag vandaag te betalen, ik heb een gestempelde betalingsenvelop bijgesloten voor uw gemak. Bedankt voor uw betaling. Oprecht, Frank Smith Franks sanitair |
Collectie Letter Tips
Zoals u kunt zien aan de hand van de bovenstaande voorbeeldverzamelingbrief, zijn de meest effectieve verzamelbrieven kort, to the point en gemakkelijk te lezen. Probeer lange of verwarrende woorden en zinnen te vermijden. De meer directe brief leidt tot minder misverstanden. Uw verzamelbrief moet:
- Vertel de reden voor uw brief in de eerste zin
- Leg meer uit over de eerste zin in je tweede zin
- Stel een oplossing voor
- Bedank de ontvanger
Uw verzamelbrief is een weerspiegeling van uw bedrijf, dus houd het professioneel en zorg ervoor dat u elke brief persoonlijk ondertekent. Vergeet niet dat het uw brief is om iemand te overtuigen om u geld te sturen. Uw formulering en toon zijn van cruciaal belang, vooral als dit een klant is met wie u zaken wilt blijven doen. Ga er altijd van uit dat de klant zal betalen.
Omsluiten van een envelop voor betaling is ook een goed idee. Als u de verzendkosten kunt opnemen in de betalingsenvelop, is dat beter. Hoe gemakkelijker u het voor de klant maakt om de betaling uit te voeren, hoe meer kans dat u betaald krijgt.
Michelle Dunn helpt bedrijven die klanten willen hebben die op tijd of vroeg betalen, zij werkt met bedrijven die worstelen met klanten die te laat betalen of niet betalen. Michelle heeft meer dan 21 jaar ervaring in krediet- en incassozaken, is de auteur van "Become the Squeaky Wheel, een credit & collections gids voor iedereen" en vele andere boeken en beschikt over een grondige kennis en een hele toolkit met producten en diensten die kan een groot verschil maken voor uw bedrijf.
Bewerkt door Alyssa Gregory