Hoe u ervoor zorgt dat u wordt betaald wanneer een klant een betaling mist
Neem een positieve houding aan
Neem het niet persoonlijk op als uw klanten hun rekeningen niet op tijd betalen. Onderzoek waarom de factuur te laat is.
Het kan uw klant zijn die eenvoudig vergeten is. Om dit soort gemiste betalingen te helpen voorkomen, dient u onmiddellijk een aanmaning te geven na de vervaldatum van de factuur.
Verhoog de Directheid geleidelijk
Een van de geheimen van het incasseren van kleine zakelijke klanten is om geleidelijk aan de assertiviteit van uw vervolgcommunicatie te vergroten. Uw eerste oproep, brief of e-mail moet uw klant het voordeel van de twijfel geven met een positieve en behulpzame toon. Maar bij de derde verzamelbrief of briefwisseling kan de toon meer direct en assertief (maar nooit aanstootgevend of onprofessioneel) zijn.
Gebruik meerdere kanalen
In het huidige elektronische tijdperk is de verwerking van facturering en incasso via e-mail eenvoudig en snel, maar het is niet zonder zorgen. E-mailcorrespondentie kan gemakkelijk worden begraven in een overvolle inbox. Gebruik extra middelen om contact te maken met uw klanten die een betaling hebben gemist. Het oppakken van de telefoon is een geweldige eerste stap, terwijl een gecertificeerde brief kan worden gevraagd na weken van geen reactie.
Machtigen van de juiste mensen
Als eigenaar van een klein bedrijf is de verleiding groot om ervoor te zorgen dat de verkopers hun eigen debiteuren verwerken, maar het is veel beter om één persoon toe te wijzen aan het incasseren. Benoem uw incasso lood en zorg voor de juiste ondersteuning, training en stimulans om het werk goed te doen.
Noem de Heavy Hitters
Na een groot aantal telefoontjes en correspondentie met brieven, kunt u een punt bereiken waarop het account al veel eerder had moeten zijn. Overweeg indien nodig een incassobureau in te schakelen voor deze delinquente klanten. Te veel tijd en middelen uitgeven, kan uw activiteiten vertragen.
Negeer FDCPA niet
Er zijn wetten en regels die bepalen hoe incassobureaus schulden kunnen innen. Schuldverzamelaars kunnen niet liegen tegen, misleiden of lastigvallen uw klanten. Zorg ervoor dat het incassobureau dat u selecteert, voldoet aan de Fair Debt Collections & Practices Act (FDCPA).
Voer een kredietrapport uit
Verlaag uw achterstallige rekeningen door een kredietcontrole uit te voeren voor uw potentiële klant of klant voordat de deal is voltooid. Verwacht ten minste $ 30 te besteden aan een Dun & Bradstreet (D & B) -rapport. D & B maakt gebruik van zelfgerapporteerde gegevens, maar voegt geloofwaardigheid toe door bankgegevens van leveranciers van bedrijven, faillissementsaanvragen, mediabronnen, rechtszaken, pandrechten en beoordelingen op te nemen.
Controleer altijd referenties
Elke kleine onderneming die van plan is om een 'big deal' te ondertekenen, wordt aangeraden om handels- en bankreferentiecontroles uit te voeren. Door simpelweg contact op te nemen met de bank van uw potentiële klant of partner, kunt u belangrijke bankrelatie-informatie onthullen en zien hoe ze hun accounts in het verleden hebben onderhouden.
Net als bij een achtergrondcontrole kan het nemen van deze stap potentiële rode vlaggen identificeren voordat een factuur zelfs wordt afgedrukt.
Het komt neer op
Het afhandelen van het incassoproces is een verantwoordelijkheid van succesvol zakelijk eigendom. Te veel kleine bedrijven plaatsen verouderde vorderingen en incasso's als een lage prioriteit. Het is belangrijk om uw cashflow en ouderdomsvorderingen op maandbasis of meer te controleren. Het is prima om slechte schulden af te schrijven, maar uiteindelijk is het voor uw bedrijf verstandig om de kwestie aan te pakken die van invloed is op uw groei.
Hulp nodig bij het schrijven van een incasso-brief? Bekijk deze voorbeeldverzamelingsbrief