Een nieuwe welkomstbrief van een klant is een waardevol onderdeel van het verwerven van nieuwe klanten , vooral als uw bedrijf zich richt op persoonlijke relaties. De tijd nemen om een welkomstbrief van een nieuwe klant te schrijven, heeft een aantal voordelen, waaronder:
- Toont uw klanten dat u hun bedrijf waardeert
- Introduceert officieel uw bedrijf aan nieuwe klanten
- Zorgt ervoor dat nieuwe klanten weten dat ze de juiste beslissing hebben genomen bij het kiezen van uw bedrijf
- Biedt belangrijke contactgegevens
In deze stapsgewijze zelfstudie doorloopt u een nieuw verwelkomingsformulier voor klanten en de secties die het bevat, zodat u het als sjabloon in uw eigen bedrijf kunt gebruiken.
01 - Briefhoofd van het bedrijf
De welkomstbrief van uw nieuwe klant moet op het briefhoofd van uw bedrijf worden afgedrukt, of op zijn minst uw contactgegevens vermelden.
Professioneel briefpapier hebben met uw bedrijfsbranding is een uitstekende manier om uw merk te versterken door middel van uw welkomstbrieven en alle communicatie met klanten. Maar als u geen briefhoofd hebt voor uw nieuwe welkomstbrief, moet u het volgende opnemen:
- Bedrijfsnaam
- Retouradres
- Telefoon nummer
- E-mailadres
U kunt ook een faxnummer, een bedrijfswebsite en andere contactmethoden die u beschikbaar heeft, opnemen.
02 - Datum en adres van de ontvanger
Het begin van de welkomstbrief van uw nieuwe klant moet de datum van de brief en het postadres van uw ontvanger bevatten, allemaal links uitgelijnd.
Het adresvak van de ontvanger moet doorgaans het volgende bevatten:
- Volledige naam (met voorvoegsel)
- Titel
- Bedrijf
- Postadres
03 - Groet
In dit gedeelte van de welkomstbrief van uw nieuwe klant begroet u meestal uw ontvanger op naam, gevolgd door een dubbele punt.
Of u de ontvanger begroet met zijn of haar voornaam (dat wil zeggen, Jane), of meer formeel, een voorvoegsel en achternaam (dat wil zeggen, beste mevrouw Doe), zal afhangen van uw relatie met de klant.
04 - Welkomstbericht
De openingszin van een nieuwe welkomstbrief van de klant komt na de begroeting en moet een welkomstbericht aan de klant bevatten.
Hier is een voorbeeld van een openingszin in een nieuwe welkomstbrief van een klant:
"Namens de hele Smith Consulting-medewerkers wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om u als nieuwe klant te verwelkomen. We zijn zeer verheugd u bij ons te hebben."
05 - Inleiding tot het bedrijf
De nieuwe welkomstbrief van uw nieuwe klant moet een introductie tot uw bedrijf bevatten, evenals een herhaling van uw mogelijkheden.
Hier is een voorbeeld van een bedrijfsintroductie:
"Bij Smith Consulting zijn we er trots op onze klanten responsieve, bekwame en uitstekende service te bieden. Onze klanten zijn het belangrijkste onderdeel van ons bedrijf en we werken onvermoeibaar om uw volledige tevredenheid te garanderen, nu en voor zolang u klant bent ."
In dit gedeelte wil je je ook voorstellen, en de klant laten weten welke rol je speelt in zijn of haar omgang met jouw bedrijf.
Hier is een voorbeeld van een persoonlijke introductie:
"Ik ben ook blij om u te informeren dat ik uw primaire aanspreekpunt zal zijn bij het bedrijf en ik moedig u aan om op elk moment contact met mij op te nemen met uw vragen, opmerkingen en feedback."
06 - Contactinformatie
Een van de belangrijkste onderdelen van een nieuwe welkomstbrief van een klant is het gedeelte met verschillende manieren om contact met u op te nemen, allemaal op één plek. In dit gedeelte van uw welkomstbrief moet duidelijk worden aangegeven hoe en wanneer uw klant contact met u kan opnemen wanneer hij of zij vragen of andere problemen heeft.
07 - Geruststelling
Dit laatste deel van uw nieuwe welkomstbrief van de klant moet de klant nogmaals bedanken voor zijn of haar bedrijf en vervolgens bevestigen dat u ze graag als klant verwelkomt en klaar bent om te doen wat nodig is om zeker te zijn dat ze tevreden zijn.
Het idee is om de brief met een positieve noot te sluiten en uw nieuwe klant een welkom, gewaardeerd en belangrijk gevoel te geven.
Hier is een voorbeeld van de laatste zin van uw nieuwe welkomstbrief van de klant:
"Jane, nogmaals bedankt dat je Smith Consulting je belangrijkste zakelijke behoeften hebt toevertrouwd, we zijn vereerd je te mogen dienen."
08 - Afsluiting
De afsluiting van de welkomstbrief van uw nieuwe klant omvat een valedictie (oprecht, groeten, vriendelijke groeten, uw oprechte enz.), Uw geschreven handtekening en uw naam en titel.
Het is belangrijk om altijd je eigenlijke handtekening op te nemen en niet een door de computer gegenereerde handtekening om de brief te personaliseren. Uw handtekening hoort tussen de valedictie en uw naam in, dus u wilt daar een paar extra spaties achterlaten.