Formatteer een professionele zakelijke brief met deze tips
Juiste zakelijke briefformaten
Zakelijke brieven in de Verenigde Staten, gebruiken vier gemeenschappelijke letterformaten. Variaties verschillen voor andere landen, zoals de datum is gecomponeerd in een andere stijl.
Alle juiste indelingen voor bedrijfsbrieven zijn acceptabel, maar het blok komt vaker voor.
Blokletterindeling: het algemene bloklettertype is opgemaakt met al uw tekst gelijk met de linkermarge. De alinea's worden verdubbeld en alle regeltekst wordt één regelafstand weergegeven. De marges zijn een standaard tekstverwerker-instelling van één inch. (zie de afbeelding van Block Letter Format).
Halfblokletterindeling: voor het semi-blok is het enige verschil tussen het semi-alternatieve blok en het tegenovergestelde dat de hoofdtekst uitgelijnd is, de eerste regel van elke alinea is ingesprongen.
Alternatieve blokletterindeling: het alternatieve bloklettertype verplaatst het retouradres, de datum, de sluiting, de naam, de titel en de handtekening aan de linkerkant van de pagina.
Vereenvoudigd letterformaat: dit formaat heeft dezelfde eigenschappen van de blokletter met één uitzondering, de begroeting of groet wordt geëlimineerd. Het is een handig formaat als u niet weet dat het geslacht van de ontvanger mannelijk of vrouwelijk is, of mevrouw of juffrouw.
Secties van een zakelijke brief
- Retouradres: als u briefpapier van het bedrijf hebt, kunt u dit gedeelte overslaan. Vermeld uw volledige bedrijfsadres en de juiste wettelijke bedrijfsnaam. U kunt ook uw e-mailadres of telefoonnummer vermelden indien nodig door uw ontvanger.
- Datum: volg het formaat van de maand, de dag en het jaar. Breng uw datum actueel naar de werkelijke verzenddatum van de brief.
- Naam en adres ontvanger: vermeld de volledige naam en het volledige adres van de contactpersoon aan wie u de brief stuurt. De titel van de persoon kan worden toegevoegd samen met het telefoonnummer indien nodig.
- Begroeting: gebruik voor de begroeting de officiële naam van de persoon en eindig met een dubbele punt voor uw zakelijke brief.
- Onderwerp: Het duidelijk vermelden van het onderwerp van de brief helpt u, ontvanger, snel de context te kennen van waar uw brief over gaat.
- Body: Je lettertekst moet beginnen met een algemene introductie van wie je bent en het doel van de brief. Neem specifieke paragrafen op rond het probleem of probleem. Sluit het lichaam met een oproep tot actie. Elke zakelijke brief moet kort en bondig zijn, rekening houdend met de beperkte tijd van uw lezer.
- Afsluiting: hier kunt u elk formeel formaat kiezen, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet'.
- Handtekening: teken uw naam hetzelfde als in uw brief. Naam en titel: vermeld uw volledige naam en functie.
- Encloses en CC: als u aanvullende documenten verzendt, voegt u een bijlage toe en als iemand anders een kopie van de brief ontvangt, voegt u cc in. of carbon-kopie van de andere ontvanger of ontvangers.
U kunt het hele proces van het maken van een goed geformatteerde zakelijke brief vereenvoudigen door uw tekstverwerkingsprogramma te gebruiken.
In Microsoft Word kunt u de letterwizard gebruiken door naar de functie "Hulpprogramma's" te gaan, "Brieven en verzendingen" te selecteren en op de Letter Wizard te klikken. De wizard vraagt u door elk veld en biedt u de mogelijkheid een indeling te kiezen.
Het gebruik van het juiste zakelijke briefformaat is een stap in het professionaliseren van uw bedrijf. Neem de tijd om de juiste indruk te maken met uw bedrijf.