Wat zijn debiteuren?
Debiteuren (soms "vorderingen" of "A / R" genoemd) zijn die bedragen die door klanten aan een bedrijf zijn verschuldigd. U kunt ze beschouwen als 'betalingen vanwege mijn bedrijf'.
Vorderingen worden beschouwd als bedrijfsmiddelen omdat ze waarde hebben, als het totale bedrag dat aan uw bedrijf verschuldigd is.
Vorderingen worden gerangschikt hoog in de lijst van activa vanwege hun vermogen om te worden omgezet in contanten. Debiteuren verschijnen op de balans van de onderneming, omdat deze bedragen als activa worden beschouwd. Zodra ze worden terugbetaald - we hopen - worden ze contant.
Sommige cashbedrijven of bedrijven die sterk afhankelijk zijn van het gebruik van creditcards door klanten, hebben mogelijk niet veel vorderingen. Maar als u een bedrijf heeft waarin u klanten factureert en u hen voorwaarden aanbiedt (betaling in de loop van de tijd, moet u een A / R-verouderingsrapport kunnen uitvoeren, zodat u kunt zien wat er van elke klant moet worden betaald).
Boekhoudmethode en vorderingen
Als uw bedrijf klanten heeft die niet onmiddellijk betalen, gebruikt u waarschijnlijk de methode voor boekhouding op transactiebasis (in tegenstelling tot contante boekhouding). Deze boekhoudmethode herkent inkomsten wanneer deze worden gefactureerd, niet wanneer het geld wordt verzameld. Dat betekent dat u belasting moet betalen op basis van inkomsten die u mogelijk niet hebt ontvangen.
Het verzamelen van geld van klanten in dit type bedrijf begint met een factuur - een factuur voor een klant. De factuur vermeldt het verschuldigde bedrag en wanneer het verschuldigd is, inclusief de betalingsvoorwaarden. De betalingsvoorwaarden bevatten soms een korting voor vervroegde betaling.
Het debiteurenrapport is gebaseerd op het bedrag en de voorwaarden vermeld op de factuur voor die klant.
Wat is een Verouderingsverslag over rekeningen?
Verouderde rekeningen (soms een debiteurenafstemmingsrekening genoemd) is een proces waarbij alle bedragen worden gecategoriseerd die alle klanten verschuldigd zijn, inclusief de tijd dat de bedragen uitstaan (niet betaald), dus u overweegt hun leeftijd, of "veroudering" dit informatie. De standaardcategorieën voor dit type rapport zijn:
- Huidige - direct verschuldigd
- 1 - 30 dagen - verschuldigd binnen de komende 30 dagen
- 31-60 dagen - een maand te laat
- 61 - 90 dagen - twee maanden te laat
- 91 jaar en ouder - meer dan twee maanden te laat
Als een klant meerdere facturen heeft die op verschillende tijdstippen zijn gemaakt, geeft het rapport aan hoeveel op welk moment moet worden betaald. Bijvoorbeeld voor Jim Jones:
- $ 230 30 dagen
- $ 120 60 dagen
- $ 390 Meer dan 90 dagen.
Het doel van deze te vorderen vergrijzing is om de ondernemer te tonen aan welke debiteuren dringender moet worden voldaan omdat ze langer achterstallig zijn geweest.
Het debiteurenverouderingsrapport is een standaardrapport dat wordt aangeboden bij alle zakelijke boekhoudsoftware , inclusief online systemen.
Waarom is een verouderingsverslag over rekeningen zo belangrijk?
Regel # 1 bij het incasseren van schulden is "Hoe langer een schuld verschuldigd is, hoe minder waarschijnlijk het is dat u het kunt innen." Weten over uw klanten en hun schulden is dus essentieel om van hen te kunnen verzamelen.
Een van uw belangrijkste hulpprogramma's voor het incasseren van schulden is een rapport over debiteurenadministratie.
Hoe lees en gebruik ik een A / R Aging Report?
Lees een rapport over debiteurenveroudering dat regel # 1 van Collections onthoudt / Hier zijn enkele richtlijnen waarmee u rekening moet houden bij het lezen van een a / r verouderingsrapport:
Kijk eerst naar de grootste bedragen die alle klanten hebben. Zijn deze bedragen actueel? Zijn ze 30 dagen? Of zijn deze facturen al 120 dagen of langer open? Werken aan het 80/20-principe, na de grootste overtreders achterna te gaan (uiteraard met behulp van uw collectiesbeheersysteem), levert u het hoogste rendement op. Bepaal hoe u elk van deze grote rekeningen behandelt, maak een plan op en laat uw debiteurenbeheerder aan de slag.
Kijk vervolgens naar die rekeningen die al heel lang betaalden. Bepaal of u klaar bent om deze klant naar de volgende stap van het incassotraject te brengen: incassobureau of rechtbank voor geringe vorderingen .
Of denkt u dat deze rekening niet-betaalbaar is?
Gebruik ten slotte uw incassosysteem om te bepalen hoe u alle rekeningen van 30 dagen of meer met alle rekeningen contact opneemt. Laat het systeem u begeleiden, maar aarzel niet om uitzonderingen te maken. U weet bijvoorbeeld misschien dat de vrouw van een klant terminale kanker heeft en u zou kunnen besluiten om die persoon niet voor de rechtbank te brengen. Het is jouw bedrijf; je moet beslissen.
U kunt ook een bedrijfsanalyseratio berekenen die ' gemiddelde verzamelperiode' wordt genoemd. Deze berekening geeft het aantal dagen weer dat gemiddeld genomen nodig is om uw zakelijke verkopen te verzamelen. In de loop van de tijd kun je zien of deze verhouding omhoog gaat (meer tijd nodig om te verzamelen.)
Als u werkt aan het verbeteren van uw incassotarief, kunt u met behulp van het debiteuren-verouderingsrapport en andere financiële analysehulpmiddelen, zoals de gemiddelde verzamelperiode, betalingen verbeteren en meer contanten in uw bedrijf hebben.
Tot slot kunt u een rapport over debiteurenveroudering gebruiken om beslissingen te nemen over de volgende stappen voor alle klanten die u geld verschuldigd zijn. Gebruik het verzamelproces dat u hebt ingesteld en onthoud altijd regel # 1.
Terug naar Getting Paid: het opzetten van uw collectiesysteem