Er is niets belangrijker voor het succes van uw bedrijf dan uw systeem voor het beheren van debiteuren, facturering en incasso's. Soms wordt dit systeem een "Collections Management System" genoemd; hoe het ook heet, je moet het opzetten en het ijverig werken.
Dit is waarom: als u veel klanten heeft, maar geen inkomsten van deze klanten, gaat u failliet. Hier is een lijst met stappen die u moet nemen om een verzamelbeheersysteem voor uw bedrijf te implementeren:
Betaalmethoden instellen
Hoe zullen mensen je betalen? Dit hangt voornamelijk af van het type bedrijf en of uw klanten individuen of bedrijven of beide zijn. Er zijn enkele vaste manieren om geld van alle soorten klanten in te nemen: hoe meer verschillende soorten betalingen u accepteert, hoe nuttiger het voor klanten zal zijn. Maar u moet een premie betalen voor het afhandelen van sommige soorten betalingen, zoals creditcards en betaalpassen.
- Contante betalingen, hoofdzakelijk van particulieren in een detailhandel
- Controles, van particulieren in een winkelomgeving en zakelijke klanten
- Credit- en debetkaartbetalingen van particulieren en bedrijven
- Online betaalmethoden zoals PayPal, van particulieren en bedrijven.
- Krediet- of betalingsplannen, zowel voor particulieren als voor zakelijke klanten.
- Andere externe betalingsbronnen, zoals verzekeringsmaatschappijen, in bepaalde soorten bedrijven.
Betalingsverwerking "Regels van Duim" instellen
Nadat u hebt bepaald welke soorten betalingen moeten worden uitgevoerd, moet u een aantal regels voor uw werknemers opstellen met betrekking tot de acceptatie en verwerking van deze betalingswijzen.
Wat zijn bijvoorbeeld uw regels voor het accepteren van cheques? Doe je kredietcontroles op nieuwe klanten? Wanneer laat u klanten betalen in de loop van de tijd? Wanneer neemt u een klant mee naar een rechtbank voor geringe vorderingen?
Stuur rekeningen
Stuur rekeningen naar klanten die u geld schuldig zijn. Stuur minstens één keer per maand een factuur, of vaker als u echt serieus geld wilt verzamelen.
Voer een verouderingsverslag voor rekeningen uit
Afhankelijk van uw type bedrijf kunt u klanten hebben die niet betalen bij de aankoop of die in de loop van de tijd betalen. Als u een rapport over debiteurenadministratie uitvoert, ziet u wanneer u rekeningen moet verzenden en wanneer u de sterkere verzamelingsmethoden moet starten.
Start Collecties Proceedings voor niet-betalers
Voor klanten die niet binnen een redelijke tijd betalen (zoals bepaald door uw "vuistregels"), start u een incassoprocedure. Misschien wilt u een account sturen naar een incassobureau of naar een rechtbank voor geringe vorderingen. Bepaal welke het beste is voor elk type account.
Het opzetten en beheren van een verzamelbeheersysteem kan u helpen het geld dat u toekomt te innen en de cashflow door uw bedrijf heen te houden.