Federale wetgeving vereist dat u loonadministratie en andere documentatie bijhoudt
Welke Paycheck-records zijn verplicht voor werkgevers?
Normaal gesproken zou je de meeste documenten bewaren die wettelijk vereist zijn, gewoon in de loop van het zakendoen, dus het naleven ervan moet niet veel extra stappen of werk in de weg zitten.
Controleer de records die u al hebt om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de IRS- en FLSA-vereisten.
Records kunnen in elke vorm worden bijgehouden, ook elektronisch. Het volgende moet worden bewaard voor alle niet-vrijgestelde werknemers en voor werknemers die onder de minimumloonvereisten vallen:
- Persoonlijke informatie, inclusief de naam van de werknemer, het huisadres, beroep, geslacht en geboortedatum als hij jonger is dan 19 jaar
- Het uur en de dag waarop zijn werkweek begint
- Totaal aantal uren gewerkt op elke werkdag en elke werkweek
- Totaal aantal dagelijkse of wekelijkse directe verdiensten
- Normaal uurloon voor elke week wanneer overuren worden gewerkt
- Totale overwerkvergoeding voor de werkweek
- Totaal betaalde lonen per betaalperiode
- Datum van betaling en betaalperiode gedekt.
Niet-vrijgestelde werknemers moeten op zijn minst minimumloon worden betaald en overuren ontvangen voor alle gewerkte uren van meer dan 40 per week. Een werknemer kan worden vrijgesteld als hij op basis van salaris minimaal $ 455 per week wordt betaald en als hij bepaalde taken vervult, doorgaans op administratief, uitvoerend of managementniveau.
Straight-time te betalen is dat wat wordt verdiend tijdens de eerste 40 uur in een werkweek.
Registraties vereist voor vrijgestelde werknemers verschillen van die voor niet-vrijgestelde werknemers, en speciale informatie is vereist voor huishoudelijk personeel, voor werknemers die werken onder ongebruikelijke loonafspraken, voor werknemers aan wie onderdak of andere faciliteiten zijn verstrekt, en voor werknemers die remedial education ontvangen.
Neem contact op met een advocaat als een van uw werknemers in deze categorieën valt.
Formulieren die u moet behouden
Naast de loonstaatgegevens moet u nog een paar andere documenten bij houden voor elke werknemer.
- Een ondertekend exemplaar van zijn W-4-formulier met federale inhouding. Dit formulier kan vele malen worden gewijzigd, dus zorg ervoor dat u het meest recente formulier bovenaan houdt.
- Een kopie van elk formulier waarop een werknemer geautoriseerde aftrekposten heeft toegestaan, inclusief voordelen en speciale donaties zoals United Way of andere liefdadigheidsinstellingen
- Een kopie van het oorspronkelijke aanvraagformulier van de medewerker en eventuele ondersteunende documenten, zoals een cv of transcripties.
- Registreert wijzigingen in loonsniveaus, inclusief promoties of demoties, en de redenen voor deze acties.
Wat is de beste manier om loonadministratie bij te houden?
Paycheck-records, inclusief documenten die alle gemaakte uren documenteren, wijzigingen in de betalingsstatus en de betalingstarieven, moeten in een apart bestand worden bewaard.
U moet ook een register bijhouden van alle wijzigingen die zijn aangebracht aan de beloning en voordelen van werknemers, inclusief toestemmingen van werknemers. U moet een schriftelijke toestemming hebben in het bestand voor elke aftrek van het loon van een werknemer met uitzondering van VAIS belastingen en garnituren .
Susan Heathfield, human resources-expert, heeft meer gedetailleerde informatie over wat er in het personeelsdossier van een werknemer moet worden bewaard.
Wie is bevoegd om werknemersregistratie te zien?
De meeste bedrijven bewaren werknemersrecords in een beperkt gebied en geven alleen toegang aan personen die de gegevens mogelijk moeten zien vanwege hun functie of functie. Werknemersrecords mogen nooit uit de archiefruimte worden verwijderd. Als u meer dan een paar werknemers heeft, wilt u misschien een toegangsbeleid voor personeelsleden instellen, zodat medewerkers van human resources weten hoe ze op verzoeken moeten reageren.
- Medewerkers moeten hun eigen archief kunnen zien. Misschien wil je dat iemand met een medewerker in de kamer blijft terwijl hij zijn eigen dossier bekijkt.
- Aanwijzen welke werknemers van het bedrijf personeelsdossiers kunnen zien. Toegang is meestal beperkt tot medewerkers van de personeelsafdeling en managers en leidinggevenden boven een bepaald niveau.
- Aan diverse federale en staatscontroleurs kan toegang worden verleend tot personeelsdossiers voor audits. U kunt een bevelschrift aanvragen voordat u een auditor toegang verleent tot personeelsdossiers.
- Advocaten die werknemers in rechtszaken vertegenwoordigen, kunnen in bepaalde specifieke gevallen toegang krijgen. Een topfunctionaris of de advocaat van het bedrijf moet het verzoek van de advocaat verifiëren voordat de records kunnen worden bekeken.