Formulier I-9 is ook de basis voor verdere verificatie door de werkgever, met behulp van het E-Verify-systeem .
Voordat u begint met het invullen van formulier I-9
Houd exemplaren van formulier I-9 bij de hand voordat u uw eerste werknemer in dienst neemt. Zorg ervoor dat u de meest recente versie van formulier I-9 hebt. Het huidige formulier, met vervaldatum 31-3-2016, moet door werkgevers worden gebruikt om de tewerkstelling na 7 mei 2013 te verifiëren.
Kopieën van formulier I-9 (PDF-formaat) zijn verkrijgbaar bij de US Customs and Immigration Services (USCIS) -website. Dit formulier kan online worden ingevuld en vervolgens worden afgedrukt voor handtekeningen.
Formulier I-9 moet worden ingevuld op het moment van huur en u (de werkgever) moet alle formulier-I-9's voor alle werknemers bewaren. Als het formulier volledig is ingevuld en u de door de werknemer gepresenteerde documenten hebt geaccepteerd, kunt u de medewerker ontslaan als u ontdekt dat de werknemer zijn of haar werktoelatingsstatus verkeerd heeft voorgesteld of als de door de werknemer gepresenteerde formulieren niet geldig blijken te zijn .
Voltooiing van deel 1 - Informatie en attest van werknemers
Deel 1 wordt ingevuld door de werknemer. De werknemer moet naam, meisjesnaam, adres en geboortedatum vermelden. De werknemer moet het sofinummer vermelden, maar dit nummer is optioneel, tenzij uw bedrijf het E-Verify-systeem gebruikt.
De werknemer getuigt vervolgens van zijn of haar status - een van de volgende:
staatsburger van de Verenigde Staten
niet-onderdaan staatsburger van de Verenigde Staten
Wettige permanente bewoner (inclusief Alien #)
Alien gemachtigd om te werken (inclusief Alien # of Admission #) tot (inclusief vervaldatum, indien van toepassing)
Iemand kan de medewerker helpen bij het voltooien van sectie 1 van formulier I-9. Het gedeelte Voorbereiding en / of Vertaler moet door de helper worden ingevuld. Zorg dat u de naam en het adres van de helper afdrukt.
Voltooiing van deel 2: evaluatie en verificatie van werkgevers
Deel 2 wordt ingevuld door de werkgever. U moet de vereiste documenten controleren om zowel (a) identiteit te verifiëren alswel (b) werktoelating van de werknemer. Houd er rekening mee dat documenten in lijst A, zoals een Amerikaans paspoort, zowel BEIDE identiteit als geschiktheid voor werk controleren. Documenten in lijst B verifiëren identiteit en documenten in lijst C om in aanmerking te komen voor werk. U moet één document hebben van ELK van lijst B en lijst C als u geen document uit lijst A hebt.
Aanvaardbare documenten
Een lijst met aanvaardbare documenten is opgenomen op het I-9-formulier. U vindt meer informatie over aanvaardbare documenten, inclusief voorbeelden van documenten, in het USCIS Handbook for Employers.
Een opmerking over socialezekerheidskaarten: u kunt geen gelamineerde socialezekerheidskaart of een socialezekerheidskaart accepteren waarin staat: "Niet geldig voor arbeidsdoeleinden." Afdrukken van de socialezekerheidsadministratie met socialezekerheidsinformatie voor een werknemer zijn geen acceptabele vervangingen voor een socialezekerheidskaart.
Documenten die aan u ter verificatie worden aangeboden, moeten overeenkomen met de kwalificatiestatus waarvan de medewerker blijk geeft. Als de aan u aangeboden documenten niet overeenkomen met de status die door de werknemer wordt bevestigd, kunt u deze niet accepteren. Als een werknemer bijvoorbeeld verklaart dat hij een Amerikaans staatsburger is, maar u een 'groene kaart' laat zien, kunt u het document niet accepteren.
Vervaldatums van documenten
Sommige documenten, zoals een paspoort of werkvergunning, hebben vervaldatums. Documenten die zijn verlopen, zijn niet acceptabel voor verificatie. Als een document in de toekomst verloopt, moet u het accepteren, maar noteer de vervaldatum in uw systeem voor het bijhouden van werknemers. Als een document verloopt en de werknemer geen nieuw document met een toekomstige vervaldatum indient, komt die werknemer niet meer in aanmerking om in de VS te werken. Als uw bedrijf wordt geïnspecteerd, kunnen er boetes en sancties gelden voor het blijven in dienst nemen van deze persoon .
Alleen originele documenten
Alle aangeboden documenten moeten originelen zijn. Fotokopieën zijn niet acceptabel. Als u een vraag heeft over de vraag of een document een kopie is, zoek dan naar een zegel of zegel van een Amerikaanse overheidsinstantie of van een staat, provincie of gemeentelijke overheidsinstantie.
Als een document een andere naam heeft dan de naam die de medewerker op de I-9 heeft gegeven, stel dan vragen. Lichte spellingsvariaties van namen zijn acceptabel zolang het document echt lijkt en betrekking heeft op de persoon.
Nadat u de documenten hebt gecontroleerd en een redelijke vastberadenheid hebt vastgesteld dat ze beiden (a) echt zijn (geen kopieën of anderszins twijfelachtig) en (b) betrekking hebben op de genoemde werknemer, moet u op straffe van meineed bevestigen dat, voor zover u weet, , de werknemer is gemachtigd om in de VS te werken. Vermeld de datum waarop de werknemer voor uw bedrijf is gaan werken. Onderteken, datum, druk uw naam en titel af en vermeld het adres van het bedrijf.
Sectie 3 Updating and Re-verification
Sectie 3 wordt gebruikt om informatie bij te werken over documenten die zijn verlopen en waarmee een nieuwe einddatum van het document kan worden toegevoegd aan het formulier.
Kopieën van documenten bewaren
Als uw bedrijf het E-Verify-systeem gebruikt, bewaar dan kopieën van alle documenten. Als u E-Verify niet gebruikt, hoeft u geen kopieën van documenten te bewaren. Als u kopieën blijft houden, doet u dit voor ALLE medewerkers.
Nadat formulier I-9 is voltooid - Wat te doen
U als werkgever moet een kopie van een ingevuld Formulier I-9 bewaren voor alle werknemers. U hoeft dit document niet bij een Amerikaanse overheidsinstantie in te dienen.
De details in dit artikel zijn bedoeld om u als werkgever te helpen bij het begrijpen van de vereisten voor het invullen van het formulier I-9. Ze zijn niet bedoeld om inclusief te zijn. Lees het volledige I-9-document door om er zeker van te zijn dat u dit document volledig en correct invult.
Fouten corrigeren
Juiste fouten op formulier I-9 waren hetzelfde als bij andere belangrijke documenten. Gebruik geen whiteout of probeer de fout te wissen. De standaardprocedure voor het corrigeren van fouten in belangrijke documenten is:
- Doorhaal de onjuiste informatie (zorg ervoor dat de informatie nog steeds leesbaar is)
- Maak de verandering
- Datum en begin de wijziging.
Tips voor het invullen van formulier I-9
- U als werkgever kunt een werknemer of iemand anders aanwijzen om de werkgeversgedeelten van het I-9-formulier in te vullen. Maar de INS zegt: "Als iemand anders namens u het formulier I-9 invult, moet hij of zij de volledige I-9-verantwoordelijkheden dragen."
Een medewerker kan hulp krijgen bij het voltooien van hoofdstuk 1. Zorg ervoor dat de helper het blok "Preparator en / of Translator-certificering" voltooit en laat de werknemer ondertekenen. Meer informatie - antwoorden op vragen over I-9-formulier
Bekijk dit artikel met antwoorden op veelgestelde vragen over formulier I-9 en verificatie van de geschiktheid van werk- U bent verplicht om de privéinformatie die door werknemers wordt verstrekt op het I-9-formulier en op ondersteunende documenten te beschermen. Gebruik deze informatie ALLEEN voor I-9-doeleinden en sla de documenten op een veilige, veilige locatie op, zoals een afgesloten archiefkast waarvan slechts een paar vertrouwde personen de sleutel hebben.
- Sommige uitzendbureaus in de VS kunnen de geschiktheid van het werk verifiëren en medewerkers die zij naar u sturen, certificeren. Zorg ervoor dat u in dit geval een kopie van de certificering van uw land ontvangt en bewaart.