Voor, tijdens en na een audit of inspectie
- Lokale autoriteiten , voor brandinspecties, bouwcodes, gezondheids- en veiligheidskwesties en mogelijke schendingen van de wet inzake Amerikanen met een handicap (ADA)
- Overheidsinstanties , voor omzetbelasting, bedrijfsregistratie en werkgelegenheidskwesties
- Federale agentschappen, waaronder OSHA, de ADA, de afdeling Loon en uur, en immigratie / douane (ICE).
Hier is een lijst met overheids- en federale agentschappen die uw bedrijf kunnen controleren of inspecteren.
Soorten audits en inspecties
- Sommige bureaus moeten uw bedrijf inspecteren wanneer het wordt geopend. Dit zijn typisch lokale bedrijven zoals de gezondheidsafdeling of de bouwafdeling.
- Sommige agentschappen inspecteren op regelmatige basis . Lokale inspecteurs van vuur en gezondheid komen meestal op een rotatieschema.
- Sommige agentschappen kunnen zonder reden onaangekondigd naar uw bedrijf komen . OSHA is een van die agentschappen.
- Sommige instanties komen in reactie op een klacht van een werknemer of klant of andere persoon. Immigratie-inspecteurs, ADA-inspecteurs en OSHA-inspecteurs reageren op klachten van een medewerker of klant. IRS-auditors of staatsauditeurcontroleurs kunnen komen als reactie op een klacht van een onafhankelijke contractant.
Voorbereid zijn voor een audit of inspectie
Maak tijd om u voor te bereiden op mogelijke audits of inspecties:
- Maak een lijst met mogelijke bureaus die uw specifieke bedrijf kunnen inspecteren. Neem bureaus op die kunnen worden weergegeven vanwege de specifieke aard van uw bedrijf. Voedselbedrijven kunnen bijvoorbeeld een gezondheidsinspecteur hebben.
- Ken uw rechten voor elk type inspectie. Kun je de inspecteur vragen om later terug te komen, wanneer het handiger voor je is? Heb je het recht om de inspecteur of auditor te vergezellen?
- Neem contact op met uw advocaat en bespreek uw rechten en verantwoordelijkheden tijdens deze audits en inspecties.
- Stel procedures in die u en uw personeel moeten volgen wanneer een inspecteur of auditor opduikt en train uw personeel in wat te doen. Het is misschien een goed idee om deze processen ergens in een notitieboek te plaatsen.
- Bepaal wie een melding moet ontvangen wanneer een inspecteur arriveert. Wat moet uw personeel doen als u niet beschikbaar bent? Wie is de volgende baas? Moet uw advocaat op de hoogte worden gebracht en wanneer?
- Controleer uw bedrijfsdocumenten die betrekking hebben op deze inspectie om te controleren of ze juist, volledig en in overeenstemming met de wet zijn. Een federaal of staat loon- en uurinspecteur wil bijvoorbeeld tijdschema's of andere tijdregistratiebestanden zien.
Het belangrijkste ding om te doen tijdens een inspectie of audit:
Wees hoffelijk en behulpzaam. Je houding zou moeten zijn: "We willen de leken gehoorzamen en het goede doen, ons helpen te weten wat dat is." Als er problemen zijn, willen we ze corrigeren. "
- Controleer de identiteit van de inspecteur en zorg ervoor dat de inspecteur de juiste papieren heeft, inclusief een bevelschrift, indien nodig. Valse inspecteurs komen soms opdagen om werkgevers te intimideren om zich aan inspecties te onderwerpen, boetes of boetes te betalen of nalevingskits te kopen.
- Zet dan uw plan op zijn plaats.
- Voer foto's in of bewaar een log van de inspectie of audit. Volg de inspecteur of vraag of u mee kunt doen aan de audit.
- Doe niets als vrijwilliger . Als u een vraag wordt gesteld, beantwoordt u deze. Voeg niets toe aan je antwoord.
- Vraag na afloop van de audit of inspectie om een beoordeling. De meeste inspecteurs of auditors zullen zich niet committeren aan iets speciaals, maar ze moeten u een algemeen beeld geven van de vraag of er sprake is van overtredingen en wat u vervolgens kunt verwachten.
Na een audit of inspectie
Als de inspecteur schendingen heeft beweerd, hebt u mogelijk recht op een beroepsprocedure. Hoe deze stap wordt afgehandeld, hangt af van het specifieke bureau. Als follow-up moet elk bureau u een schriftelijk overzicht van schendingen verstrekken, of deze corrigeerbaar zijn en hoe, en welke boetes en boetes worden opgelegd.
Op dit moment wilt u waarschijnlijk contact opnemen met uw advocaat om een reactie te bespreken.
Als er geen schendingen uit de inspectie komen, bespreek met uw werknemers wat er goed ging, wat u hoorde of zag en wat u kunt leren om het de volgende keer beter te doen.
Voor bijna elk bedrijf zal er een volgende keer zijn.