Gebeurtenis- en vergaderplanners worden geacht bij te dragen aan of schrijven formele uitnodigingbrieven en -materiaal voor de vergaderingen, incentivereizen en andere programma's die zij organiseren. Het hoeft geen overdonderende taak te lijken, maar het is belangrijk om bepaalde stappen te volgen om de juiste uitnodigingsetiquette te volgen en te voorkomen dat belangrijke details voor uw gasten ontbreken.
Hier is hoe:
Maak een evenementthema. Alvorens formele uitnodigingsbrieven en -materialen te schrijven, moeten planners ervoor zorgen dat ze een aantrekkelijk thema hebben voor het programma. De volgende vragen helpen bij het begin van het brainstormproces: is het een educatieve conferentie, seminar of incentivereis? Waar wordt het gehouden? Wat is er uniek aan die bestemming of locatie? Wat is het ruwe schema voor het evenement? Wat zijn enkele van de doelen achter het programma? Waarom zou een deelnemer willen deelnemen? Deze vragen helpen bij het vaststellen van een geweldig evenementthema.
Maak een elektronische uitnodiging. Veel formele uitnodigingsbrieven en materialen voor grote evenementen zijn nu verplaatst naar online registratiesystemen vanwege het grote aantal belangrijke evenementenlogistiek dat moet worden vastgelegd tijdens het RSVP-proces: spelling van namen, contactgegevens, dieetvereisten, toegang voor gehandicapten, transportbehoeften, programmadetails, activiteiteninformatie en meer. Opmerking: Minder gecompliceerde evenementen kunnen gebruikmaken van een enkele webpagina of afbeelding van een grafisch ontwerp die per e-mail wordt verzonden om informatie over gebeurtenissen en RSVP-contacten over te brengen.
Maak een afgedrukte uitnodiging. Afhankelijk van de aard van je programma of evenement, kan de uitnodigingsetiquette suggereren dat je formele uitnodigingsbrieven en notities moet schrijven om je gasten te laten weten dat je hun aanwezigheid echt op prijs stelt. Dit is anders dan het evenementmateriaal; beschouw in plaats daarvan een eenvoudige uitnodigingskaart die waardevolle informatie verstrekt aan uw gast, inclusief de gastheer en zijn / haar titel, thema van het evenement, datum (s) en / of tijd (en) en een contact RSVP.
Formele uitnodigingen voor evenementen schrijven. Als onderdeel van de elektronische uitnodiging dient u op hoog niveau informatie te geven over het programma en de gebeurtenis. Als dit bijvoorbeeld een incentivereis of een meerdaagse conferentie is, wilt u het volgende opnemen: de bestemming, het belangrijkste hotel / vergaderlocatie, het hoofdthema, sprekers (inclusief bios), planning, activiteiten, logistiek en details over registratie. Uitnodigingsbrieven en -materialen moeten de gasten een reden geven om aanwezig te zijn en moeten altijd een oproep tot actie bevatten.
De etiquette voor de uitnodiging begint met het overzicht van de bestemmingen / locaties. Wanneer u formele uitnodigingsbrieven en -materialen schrijft, is het altijd het veiligst om aan te nemen dat niemand naar de locatie is geweest waar u het programma huurt. Dat betekent dat u een kort overzicht van de bestemming en / of hotel / faciliteit / locatie waar het programma wordt gehouden moet schrijven. Als u een meerdaags evenement wilt plannen, moet u deze informatie op een zo hoog mogelijk niveau houden, maar zorg ervoor dat er voldoende informatie is om de gast unieke inzichten over de plaats te bieden en waarom zij hun tijd daar bij u moeten investeren.
Uitnodigingsetiquette vereist het evenementenprogramma. Als u een meerdaags evenement zoals een incentiveprogramma plant, moet het uitnodigingsmateriaal zo veel mogelijk details bevatten, zodat gasten hun tijd op gepaste wijze met u kunnen plannen. Dit betekent dat uw uitnodiging de aankomstmethoden en -tijden moet aangeven waaraan wordt verwacht dat zij deelnemen, tijden voor zakelijke bijeenkomsten en activiteiten (en keuzes van activiteiten), informatie over maaltijden en vertrekinformatie.
Uitnodigingsetiquette vereist activiteitenbeschrijvingen. Geef bij het schrijven van formele uitnodigingsbrieven en -materialen een overzicht van de verschillende activiteiten om gasten te helpen beter te bepalen wat overeenkomt met hun interesses. Is uw golfprogramma een evenement van een halve of hele dag? Wat is de "klasse" van die vlottende rivierstroomversnelling? Wat is de hoogte waar je het evenement organiseert en hoe hoog zal dat mountainbike-programma je brengen? Hoe lang duurt een schilderles en wat leren ze?
Uitnodigingsetiquette vereist informatie over vergaderlogistiek. Nogmaals, ervan uitgaande dat u een meerdaags programma host, moeten gasten informatie krijgen over elk van de volgende items:
- Vluchtreserveringen
- Evenement registratie
- Kamerreserveringen
- Luchthaventransfers
- Kledingvoorschrift
- Weer
- Check-in procedures
- Niet-terugbetaalbare items
- Personeelscontacten
Ontwikkel de agenda voor het definitieve evenement. Dit ziet er anders uit dan het oorspronkelijke uitnodigingsmateriaal, maar moet worden verstrekt aan genodigden bij aankomst of vlak voor het bijwonen van een evenement. Het moet een uur per uur bevatten (het is prima om uren te combineren) overzicht van wat er gepland is wanneer en waar. Als u meerdere educatieve tracks tegelijkertijd hebt gepland, is het handig om die tracks in groepen te schetsen, zodat deelnemers weten welke onderwerpen waar en wanneer worden gepland.
Maak de welkomstbrief van de gebeurtenis. Veel planners worstelen met welke informatie ze wel of niet moeten opnemen in welkomstbrieven. Het beste advies is om het welkomstbericht eenvoudig te houden en de gasten te laten weten dat ze welkom en gewaardeerd zijn. Uitnodigingsetiquette suggereert dat de brief moet worden ondertekend door de officiële gastheer van het evenement.
Een van de meest vergeten items voor evenementenuitnodigingen is de vertrekkennisgeving. Als onderdeel van de welkomstbrief en eventuele aankomstgeschenken, is het belangrijk om gegevens bij te voegen over hoe gasten vertrekken.
Maak menukaarten. Of u nu een ontbijt, lunch of diner plant, u zult altijd de menukaarten zien die menu-items voor elke gang van de maaltijd aangeven. Het geeft hen iets om over te praten wanneer ze samen met anderen aan tafel zitten en stelt het bedienend personeel in staat om snel menukeuzes van gasten te verkrijgen, waardoor het schema op schema blijft. Opmerking: als u tijdens de maaltijd een speciale verrassing plant, zoals een themadessert tot een uniek entertainment, is het handig om die items van de menukaart te houden om het speciale effect te verbeteren.
Maak kaarten met notitiekaarten. Of het nu een aankomstgeschenk is of een kussengeschenk, elk waarderingstoestel moet zijn geschenkbonkaart hebben. Het is een gelegenheid om dankbare berichten te versterken en uw gasten zich extra speciaal te laten voelen. Het is handig om formuleringen en berichten op te nemen die het thema van het evenement zelf weerspiegelen.
Maak individuele vertrekkennisgevingen.
Op de dag voorafgaand aan het vertrek, bezorg mededelingen aan gastenkamers die hen eraan herinneren wanneer ze vertrekken, inclusief vluchtnummer en vertrektijd. Het biedt de mogelijkheid om last-minute fouten op te lossen die misschien over het hoofd zijn gezien tijdens het plannen van de logistiek.
Tips:
- Zorg voor een geweldige grafische ontwerper en een online registratieproces. De uitdaging van vandaag is dat er veel verschillende online evenementenregistratiesystemen bestaan, maar dat ze ofwel veel aanpassingen vereisen of dat het gebruik van systemen van derden nog steeds als een beetje prijzig wordt beschouwd per uitnodiging. Dat is de reden waarom veel planners nog steeds vertrouwen op hun eigen hulpmiddelen en bronnen.
- Zoek een geweldige kantoorboekhandel. Hoewel organisaties meer en meer gaan over het gebruik van elektronische vormen van communicatie, vervangt dit nog steeds niet de impact die gedrukte uitnodigingen en evenementmaterialen opleveren. Zoek naar briefpapier dat past bij het thema van uw evenement en wissel de papierstijlen en -formaten af om meer belangstelling en drama te creëren. Uw gasten zullen de moeite merken.
- Maak een sjabloon en repliceer vanaf daar. Planners moeten letters en materialen voor een sjabloonuitnodiging maken en eenvoudig nieuwe evenementen bijwerken vanuit de sjablonen van eerdere programma's en gebeurtenissen. Natuurlijk moeten er nieuwe briefpapier, afbeeldingen, tekst, enz. Worden geselecteerd en gebruikt, dus er is altijd een bepaalde hoeveelheid aanpassing nodig.