Organisatie is de sleutel tot een succesvolle conferentie
Conferentieplanning is anders dan andere soorten evenementenplanning en bevat extra stappen.
Conferenties zijn meestal grootschalige evenementen die doorgaans een jaar of langer duren om te plannen. Je takenlijst kan bestaan uit het selecteren van een locatie, het boeken van hotelkamers, het opzetten van online registratie, het beveiligen van sprekers, het regelen van hospitality suites, het hosten van een tentoonstellingsruimte, het plannen van vergaderingen, het omgaan met eten en drinken en meer. Het voorbereiden van een goed georganiseerde conferentieplanningsgids die de stappen in kaart brengt, is een must voor elke succesvolle conferentieplanner.
De volgende stappen helpen u bij het voorbereiden van een handleiding voor conferentieplanning die als blauwdruk zal dienen voor het plannen van een vergadering. Pas de gids aan en wijzig deze op basis van de gebeurtenis die u plant en houd hem bij de hand. Als het correct wordt voorbereid en gebruikt, wordt het binnenkort uw meest waardevolle hulpmiddel bij het plannen van vergaderingen.
Begin met de basis
Het eerste deel van uw conferentieplanningsgids moet de basisinformatie over de conferentie bevatten:
- Datum en tijd van het evenement
- Evenementlocatie (indien bekend)
- Doel van het evenement
Voeg andere bekende elementen toe, zoals alternatieve datums of het aantal deelnemers.
Wat is het plan?
Voordat je begint met het plannen van de verschillende elementen van een conferentie, moet je uitzoeken wat die verschillende elementen zijn en waar ze passen in het algemene schema van je evenement.
Dus haal pen en blok uit of ga voor de computer zitten en begin alles op te schrijven wat in je opkomt. Maak je geen zorgen over het plaatsen van dingen in volgorde van belangrijkheid of in een chronologische volgorde. Dat komt later. Op dit moment maak je in essentie een hele lange maar eenvoudige versie van je to-do-lijst, die zal worden opgedeeld in verschillende afzonderlijke componenten die tijdens het planningsproces afzonderlijk moeten worden behandeld.
Dit gedeelte kan een van de volgende items bevatten:
- Locatie selectie
- Hotel selectie
- Ontmoetingsruimte
- Gastvrijheidssuites
- Conferentie tentoonstellingsruimte en cabines
- Openingsceremonie
- Registratie spreker / exposant
- Deelnemer registratie
- Reisarrangementen
- Attendee badges
- Programma van evenementen
- Eten en drinken
- Audio-visuele
- On-site personeel
Neem wat extra tijd bij het samenstellen van deze lijst, zodat u niets over het hoofd ziet en alles toevoegt wat later naar voren komt. Laat je niet overweldigen door de vele vermelde verantwoordelijkheidsgebieden; het doel is om nu aan alles te denken, zodat u elk artikel efficiënt kunt plannen en beheren.
Selecteer een locatie
Nadat u hebt vastgesteld wanneer de conferentie wordt gehouden en inzicht heeft in de totale omvang van het evenement, is de volgende stap om een locatie te selecteren.
Afhankelijk van de grootte van de conferentie, kunt u mogelijk één locatie selecteren voor al uw conferentiebehoeften, van de tentoonstellingsruimte tot vergaderruimten, feestzalen en hotelkamers. Als de conferentie te groot is om op één locatie te worden ondergebracht, zoekt u een locatie die zich in de buurt van hotels of horecagelocaties bevindt, zodat conferentiegangers niet te ver hoeven reizen om van de ene conferentie naar de andere te gaan.
Denk na over de registratie van deelnemers
Hoe zullen deelnemers zich registreren voor deze conferentie? Hoe zullen ze een registratiebevestiging ontvangen? Hoe worden naamplaatjes gegenereerd en verspreid op de conferentie? Uw conferentieplanningsgids bevat antwoorden op al deze vragen en moet worden bijgewerkt zodra de conferentie is geregistreerd.
Als wordt verwacht dat een evenement grote menigten trekt, dan is een online conferentieregistratiesysteem de juiste keuze.
Het systeem kan betalingen verwerken , registraties bijhouden en andere relevante informatie organiseren en helpen bij het genereren van rapporten.
Exposanten en conferentie-expositieruimtes
Tentoonstellingsruimten komen vaak voor op conferenties en bieden sponsors en verkopers de gelegenheid om ruimte te huren om hun producten en diensten te promoten. Dit is ook een mogelijkheid voor de gastheer van de conferentie om inkomsten te genereren als de expositiefunctie effectief wordt gepromoot en goed wordt ontvangen. Afhankelijk van de grootte van uw conferentie, hebben het beheer van de exposanten en de tentoonstellingshal extra tijd en middelen nodig, dus plan dienovereenkomstig.
Zoals hierboven vermeld, zijn online conferentie-registratiesystemen de beste manier om registraties bij te houden, dus als u een groot aantal exposanten verwacht, overweeg dan om exposantregistratie op te nemen in uw deelnemersregistratiesysteem. Exposanten hebben ook het volgende nodig:
- Exposantenbadges
- Kaart van conferentietentoonstellingshal met opgesomde standnummers
- Handleidingen voor expositiecabine instellen en afbreken
- Exhibit booth-contracten
- Lijst van leveranciers ter plaatse die beschikbaar zijn om te helpen bij het huren van tentoonstellingen en diensten
Als conferentieplanner bent u verantwoordelijk voor het inhuren van beveiliging om de veiligheid van materialen in de expositieruimte te waarborgen.
Plan de conferentiedetails
Met enkele van de grotere verantwoordelijkheden die zijn aangepakt, zoals selectie van congreslocaties en registratie van deelnemers, kunt u uw aandacht verleggen naar het plannen van de bijzonderheden van de conferentie. Zoals het geval is bij het plannen van een evenement van welke aard dan ook, is organisatie van het grootste belang, net als aandacht voor detail.
Dit is het moment om de lange waslijst met taken die u aan het begin van het planningsproces hebt samengesteld, weer tevoorschijn te toveren. Bekijk de lijst en pas indien nodig wijzigingen of toevoegingen aan om de nieuwste taken en verantwoordelijkheden weer te geven. Plaats deze items vervolgens in chronologische volgorde, te beginnen met items die ver van tevoren kunnen of moeten worden voltooid. Bijvoorbeeld:
- Boekblok van hotelkamers
- Reserve-expositieruimte
- Onderzoek online conferentieregistratiesystemen
- Conferentie marketingplan plannen
Begin bij het begin en ga vanaf daar. Voor elk detail dat moet worden verzorgd, neemt u een follow-up op om er zeker van te zijn dat contracten worden ondertekend en ontvangen. Naarmate de vergaderdatum nadert, bevatten uw actie-items korte-termijntaken zoals:
- Selecteer kleurenschema en decor
- Maak bloemstukken
- Kies een menu
- Zorg voor vervoer naar de luchthaven voor sprekers of VIP's
Beschouw uw conferentieplanningsgids als uw handleiding voor alles wat is inbegrepen bij het plannen van een conferentie, hoe klein ook. Deze gids zal snel een onmisbare tool worden die je niet alleen georganiseerd houdt en op schema houdt, maar ook de zenuwen zal kalmeren als de grote date nadert en je je afvraagt of je iets bent vergeten.