Dit is een grote beslissing, want als de prijs te hoog is, loopt u het risico dat u uw aanwezigheidsgetallen mist. Aan de andere kant, als je niet genoeg na de kosten opruimt, kan zelfs een kleine crisis de hele onderneming verliesgevend maken.
Het is een gladde helling om te lopen, daarom wilt u de verschillende prijsstrategieën die hieronder worden uiteengezet, bestuderen en een strategie kiezen die de beste oplossing voor uw markt biedt.
De retailbenadering
De meest elementaire prijsstrategie is om kosten te berekenen, een winstmarge toe te voegen en de som vervolgens te delen door het laagste verwachte aanwezigheidscijfer. Er is niets mis met deze strategie, omdat het al honderden jaren de formule is die wordt gebruikt door winkels, maar het vereist wel nauwkeurige projecties. Zaken als locatiehuur en audio / visuele kosten zullen niet veranderen, ongeacht hoeveel mensen aanwezig zijn, maar voedselkosten en andere kosten per persoon zullen dat wel zijn. Dit is waar uw geprojecteerde minima essentieel zijn omdat ze uiteindelijk uw vaste kosten zullen dekken.
Marktprijzen
Wanneer u uw conferentiekosten op de markt baseert, speelt u in essentie met een visie op wat mensen zich kunnen veroorloven. Het is het tegenovergestelde van de retailbenadering omdat het begint met het vaststellen van de toelatingsprijs en vervolgens achteruit werkt om de conferentie binnen dat budget op te bouwen .
Eén ding om rekening mee te houden met marktprijzen is dat het gebaseerd is op waargenomen waarde. Met andere woorden, deelnemers zullen hun geld niet gewoon afgeven omdat je een evenement hebt. U moet uitzonderlijke waarde bieden, anders zult u moeite hebben om tickets tegen elke prijs te verkopen.
Beperkte toegangsprijzen
Dit is een gelaagd prijsmodel dat meer functies en voordelen biedt aan degenen die meer betalen.
Een basisticket kan bijvoorbeeld iemand toelaten tot de algemene hoofdsessie en breakouts. De volgende laag zou dit alles plus een plaats bieden tijdens de keynote lunch. Het VIP-ticket zou bij voorkeur alle stoelen en toegang tot een exclusieve pauzekamer en netwerkfunctie na het evenement bevatten. Nogmaals, de sleutel tot succes is het creëren van voldoende waarde in elke laag om voldoende vraag te genereren.
Incentives en boetes
U kunt incentives en boetes gebruiken om de registratie binnen een specifieke periode aan te moedigen . U hebt waarschijnlijk 'early bird'-registratieaanbiedingen gezien bij veel van de evenementen die u hebt bijgewoond. Het doel van deze promoties is om al uw vaste kosten voortijdig te dekken, zodat u niet aan het einde van de tijd aan het verzamelen bent om geld in te zamelen. Sancties of late registratiekosten zijn bijna essentieel als u voedsel serveert, omdat de meeste cateringcontracten toeslagen bevatten voor bestellingen die na de laatste garantiedatum worden geplaatst. Geef dit aan late registranten door, want vaak voelen ze zich gemanipuleerd door boetes. In werkelijkheid wordt de extra vergoeding alleen afgedwongen om je kosten te dekken.
Toegang na het evenement
Een populair idee in het internettijdperk is om online toegang te bieden tot een opgenomen versie van uw vergadersessies, maar wees u ervan bewust dat deze strategie uw marketinginspanningen kan beïnvloeden.
Er zullen een aantal potentiële deelnemers zijn die, nadat ze hebben ontdekt dat de sessies worden opgenomen, zich niet gemotiveerd voelen om deel te nemen aan het live-evenement. Uw organisatie zal ook kosten maken voor opnameapparatuur, websitebeheer en hostingkosten. Om deze redenen is het beter om online toegang tot deelnemers te beperken of een aanzienlijke vergoeding in rekening te brengen voor niet-deelnemers toegang. Aan het einde van de dag kost het opnemen en plaatsen van video's van conferentiesessies geld, dus voel u niet verplicht dit materiaal weg te geven.
De twee belangrijkste nummers voor het bepalen van uw prijsstrategie voor conferenties zijn de verwachte kosten en aanwezigheidsschattingen. Zonder deze projecties zal het moeilijk zijn om een prijsmodel te kiezen dat het beste past bij uw organisatie en deelnemers. Geef uzelf voldoende tijd om deze twee figuren te onderzoeken voordat u uw prijsmodel bepaalt.