Gelukkig zijn er voor evenementenplanners tal van tools beschikbaar om te helpen bij het registreren van evenementen . Keuzes omvatten eenvoudige platforms die de basis van registratie van evenementen en die die meer geavanceerd zijn, aanpakken en multifunctionele toepassingen bieden. Sommige evenementenregistratieprogramma's verwerken gebeurtenisbetalingen. Sommige bieden ook automatische restituties als een registratie wordt geannuleerd. Andere pakketten maken registratienaam-tags. Evenementregistratietools kunnen ook integratie met een conferentie of bedrijfswebsite mogelijk maken en verbinding maken met hun sociale mediaplatforms .
Helaas, met zoveel opties, kan het proces van het selecteren van de evenementregistratietool voor uw bedrijf op zijn zachts gezegd overweldigend zijn. Hier is een eenvoudig te volgen gids voor het selecteren van de evenementenregistratietools die het beste dienen voor uw evenementenplanningsbedrijf.
Software voor gebeurtenisregistratie kiezen: waar te beginnen?
Bij het selecteren van hulpmiddelen voor evenementregistratie, is het het beste om te beginnen met het bepalen van uw behoeften en wensen.
Denk goed na over uw registratieprioriteiten en uw activiteiten voor evenementenplanning. Stel uzelf deze vragen:
- Zijn uw behoeften eenvoudig en vereisen alleen de verwerking van registraties en betalingen?
- Biedt u meerdere sessies aan binnen het hoofdevenement waarvoor extra registraties nodig zijn?
- Moet u hotelreserveringen of reisarrangementen beheren?
- Ondersteunt u een conferentie-website?
- Levert u naamlabels, coördineert u audiovisuele vereisten of host u speciale uitleensessies?
- Beheers je meer dan één evenement tegelijkertijd?
- Is uw evenement een jaarlijks evenement of een eenmalig evenement?
De antwoorden op deze vragen helpen je de evenementenregistratiesoftware te vinden die het beste bij je past.
Hulpmiddelen voor registratie van evenementen
Met zoveel keuzes in registratiesoftware voor evenementen, is het gemakkelijk om verstrikt te raken in flitsende functies en de nieuwste tools, ongeacht of ze voor je evenement werken of zelfs helemaal worden gebruikt. Laat u niet verleiden door de nieuwste en beste. Maak in plaats daarvan een lijst met de functies die u momenteel gebruikt in uw registratieproces en voeg de functies toe die u wilt opnemen om het proces te stroomlijnen. Sommige functies die beschikbaar zijn, zijn onder meer:
- Online registratie voor evenementen
- Evenement registratie op locatie
- Deelnemersgroepregistratie
- Attendee Self Check-In
- Evenement betalingsverwerking
- Attendee Management en Reports
- Attendee Badge Creation and Management
- Registratie voor individuele sessies
- Ontwikkeling van formulieren
- Hotel Room Management
- Marketing Management
- Sociale media
- Enquêtes en feedback van gebeurtenissen
Niet alle tools voor evenementregistratie zijn duur
Veel evenementenregistratietools bieden standaardfuncties tegen een redelijke prijs, die goed geschikt zijn voor het beheren van ongecompliceerde evenementen.
Deze programma's bevatten basisregistratieformulieren die kunnen worden gekoppeld aan uw website. Ze kunnen registratie-informatie verzamelen, inclusief creditcardinformatie, om de creditcardbetalingen te registreren en te verwerken. Bovendien kunnen deelnemersregistratielijsten worden gecompileerd of geëxporteerd. Afhankelijk van het soort evenementen dat je plant en de frequentie van de evenementen, kunnen deze eenvoudige tools een goede match zijn door precies datgene te bieden wat je nodig hebt, zonder te verzanden met allerlei extra functies die je niet nodig hebt.
Tools voor registratie van evenementen met meerdere facetten bieden extra mogelijkheden
Als u tijdens uw planning van evenementen grote conferenties plant, dan zijn hulpprogramma's voor evenementregistratie die extra functionaliteit bieden die verder gaat dan de basis, misschien precies wat u nodig hebt. Oplossingen omvatten degene die de registratie van evenementen verwerken en die functie combineren met de mogelijkheid om verschillende details van een grotere, meer complexe gebeurtenis te volgen en te rapporteren.
Als deelnemers aan een evenement zich aanmelden voor de conferentie en zich vervolgens aanmelden voor specifieke workshops binnen een bepaalde sessie, zijn er hulpmiddelen om die functie mogelijk te maken.
Sommige software zal de verwerking van meerdere deelnemers van de ene organisatie met één betalingsbron mogelijk maken en verschillende prijsstructuren bieden op basis van groepskortingen of vroegtijdige registratiekosten. Als u aangepaste rapporten nodig hebt, zoek dan naar een registratiepakket voor evenementen dat automatisch rapporten genereert door presentielijsten te compileren op basis van individuele workshops of andere parameters die u selecteert. Conferenties vragen meestal om gedrukte naamlabels, dus zet die in uw "must have" lijst, zodat deze automatisch kunnen worden aangemaakt als onderdeel van het registratieproces van evenementen en op zoek zijn naar maatwerk om weer te geven of de deelnemer is geregistreerd voor de hele conferentie, een deel van de week of alleen een specifieke dag.
Hulpmiddelen voor het integreren van registratie
Voor die evenementplanners die tal van evenementen uitvoeren, kan het integreren van registratiegegevens in uw bestaande database een kritieke functie zijn voor uw organisatie. Overweeg de huidige methoden om registranten toe te voegen aan uw database en verbeteringsgebieden te identificeren. Het is belangrijk om op verschillende manieren na te denken over hoe deze informatie kan worden geïntegreerd met bestaande informatie, zoals personen die zich hebben aangemeld of gedoneerd. De meeste toepassingen voor evenementregistratie bieden de mogelijkheid om gegevens handmatig te exporteren. Deze methode is echter tijdrovend omdat u de informatie handmatig opnieuw moet importeren in uw database. Ontdek pakketten die niet alleen aan uw eisen voor evenementregistratie kunnen voldoen, maar ook aan uw behoeften op het gebied van managementbeheer kunnen voldoen.
Maak een proefrit voordat u koopt
Nadat u uw keuze voor software voor evenementregistratie hebt beperkt, bepaalt u of ze een gratis proefperiode bieden. Dat biedt u de mogelijkheid om niet alleen de functies uit te testen, maar ook om te zien of deze de functionaliteit heeft die u nodig hebt en of deze geschikt is voor uw evenement. Het is ook een kans om hun niveau van klantenservice te ervaren bij het beantwoorden van uw vragen of bij het oplossen van een probleem dat u ondervindt.