Registratie is het eerste contactpunt met uw gasten, en een soepel check-in proces houdt opwindende niveaus hoog en zet de toon voor een geweldig evenement. Aan de andere kant, kan een ongeorganiseerde en tijdrovende ervaring de menigte mopperen helemaal naar boven totdat uw evenement begint. Met zoveel rijden op de registratietafel, wil je het zeker de eerste keer goed doen. Volg deze checklist van essentieel belang om ervoor te zorgen dat u goed van start gaat.
Groter is beter
Simpele wiskunde vertelt ons dat grote drukte meer mankracht vereist als je lange rijen wilt vermijden. Ik adviseer een verzorger voor elke honderd gasten en een dobber voor elke tweehonderd gasten. Voor zover de tabel dit vereist , neem twee bedienden per acht-voet tafel en voeg een extra tabel aan deze berekening toe voor benodigdheden en werkruimte.
Blijf verbonden
Je wilt niet door de gangen lopen op zoek naar een stopcontact of internetverbinding, dus zorg ervoor dat deze lijnen van tevoren op je tafel worden gelegd. U zult ook een laptop willen meenemen, zelfs als u niet van plan bent om hem te gebruiken. Online toegang kan van pas komen als u e-mails moet checken of verloren gasten helpen hun weg van en naar de locatie te vinden. Last but not least, controleer de verlichtingssituatie. Als de gang slecht verlicht is, kunt u een paar bureaulampjes toevoegen om uw lijsten te lezen.
Vergeet Office-benodigdheden niet
Elke planner moet een tacklebox hebben die gevuld is met kantoorbenodigdheden zoals tape, scharen en een assortiment aan markers.
Andere opvallende items voor uw paklijst zijn lege naamlabels, tabelnummers en gereserveerde tekens om te gebruiken als dat nodig is. Ja, je locatie heeft toegang tot de meeste van deze dingen, maar de tijd en frustratie die je bespaart door ze naast je te hebben is onbetaalbaar.
Expedite Answers
Een van de grootste verstorers van uw "registratieritme" is het spervuur van eenvoudige vragen van zowel vrijwilligers als deelnemers.
U kunt voorkomen dat deze vragen de registratielijn vertragen door een helptabel in te stellen. Je zult er versteld van staan hoeveel efficiënter de inchecktafel kan gebruiken als je een toegewijde persoon hebt die vragen beantwoordt zoals "waar is de badkamer?"
Blijf open
Het is essentieel om tijdens het evenement ten minste één persoon aan de registratietafel te houden. Je wilt niet dat een relatief klein probleem sneeuwt in iets groters omdat niemand beschikbaar was om te helpen. Dit gebeurt meestal wanneer gasten gedwongen worden om ergens anders te zoeken wanneer uw team niet kan worden gevonden. Er is maar een slecht getimede badkamerpauze nodig om een ongeduldige bezoeker naar de keuken te sturen om een salade zonder uien aan te vragen!
Houd je vrienden dichtbij
Er zijn een paar contactnummers die u beter wilt voordat het evenement begint. De eerste is het mobiele nummer voor uw locatiecoördinator. Er zal geen tijd zijn om het gebouw af te graven wanneer de papieren handdoeken in de badkamer opraken, dus dit aantal is absoluut een must-have. Een ander goed nummer voor voedselgerelateerde zaken is dat van de cateringmanager. Bevestig tot slot de beste alarmnummers voor politie en brandweer. Sommige hotels hebben eigen beveiligingspersoneel, dat in deze situaties vaak het beste aanspreekpunt is.
Registratietabellen zouden meer moeten zijn dan alleen een welkomstbordje en naamplaatje. Vanuit het perspectief van de gast vertegenwoordigen zij het klantenservicecentrum voor uw evenement. Maar om deze verwachting waar te maken, moet je voorbereid zijn. Immers, als gasten niet voorbij registratie kunnen komen, zullen de rest van uw planningsinspanningen onopgemerkt blijven.