Het aantal jaren is anders in Canada en de VS.
Antwoord:
Voor belastingdoeleinden moet u uw aangiften inkomstenbelasting en andere bedrijfsgegevens gedurende zes jaar bewaren voor het geval het Canada Revenue Agency (CRA) beslist uw belastingaangiften te controleren en / of uw kleine bedrijf te controleren. ( Do not Want a CRA Audit? Vermijd deze 10 rode vlaggen .) Dit omvat records op papier of in elektronische vorm en moet alle ondersteunende documentatie voor inkomsten en claims voor aftrekbare uitgaven bevatten.
Voor Amerikaanse belastingaangiften: "bewaart de gegevens gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte hebt ingediend, of twee jaar na de datum waarop u de belasting hebt betaald, afhankelijk van wat later is, als u een claim indient voor een tegoedbon of teruggave nadat u uw aangifte hebt ingediend. records voor zeven jaar als u een vordering indient voor verlies van waardeloze effecten of waardeverminderingen "(IRS).
Kom meer te weten:
Wat telt als bedrijfsinkomen in Canada?
Welke zakelijke uitgaven kunnen worden afgetrokken?
Eigenlijk stelt de Canada Revenue Agency (CRA) dat "als u uw aangifte op tijd indient, uw administratie minimaal zes jaar na het einde van het belastingjaar waarop zij betrekking hebben houdt" (cursivering van mij). De zes jaar zijn echter van het einde van de periode waarvoor de belastingaangifte is ingediend, dus voor een aangifte ingediend in 2015 moet u de gegevens bijhouden tot 31 december 2021 (één dag minder dan zeven jaar). De meeste bedrijven bewaren hun gegevens zeven jaar om verwarring te voorkomen.
Als uw records in elektronische vorm zijn, moeten ze beschikbaar zijn in een formaat dat leesbaar is voor de CRA. Zie de CRA circulaire IC05-1R1 elektronische archiefbijhouden voor meer informatie over de vereisten voor elektronische archivering.
De IRS kan elektronische boekhoudgegevens van de meeste populaire boekhoudsoftwareprogramma's accepteren en kan deze aanvragen om het afgedrukte papier te verminderen en de behoefte aan vervolgverzoeken te verminderen.
Wat als ik een belastingoordeel aanneem?
Voor Canadese belastingaangiften waarschuwt de CRA ook dat als u een bezwaar of een bezwaar hebt ingediend , u uw administratie moet bewaren totdat het probleem is opgelost, en totdat de tijdslimiet voor het indienen van een nieuw beroep is verlopen (wat betekent dat u records bijhoudt voor een bepaald fiscaal jaar langer dan zes jaar).
Hetzelfde is van toepassing bij het aanvechten van een Amerikaans belastingoordeel - bewaar alle gegevens totdat het bezwaarsproces is voltooid.
Merk ook op dat bij het aanvechten van een belastingaanslag, naast het bewaren van kopieën van alle papieren correspondentie, u ook een schriftelijke administratie bijhoudt van elke vergadering of telefoongesprek met belastingambtenaren, inclusief de datum, tijd en het gespreksonderwerp. Door een degelijke administratie bij te houden, vergroot u uw kans op een succesvolle oproep.
Kan ik een uitzondering op de zesjaarregel krijgen?
Als u uw bedrijfsdossiers in Canada wilt verkopen voordat de zesjarige minimumperiode voorbij is, moet u schriftelijke toestemming krijgen van de directeur van uw belastingdienstkantoor. Het te gebruiken formulier hiervoor is T137, Request For Destruction of Books and Records. De Canada Revenue Agency kan al dan niet een uitzondering toestaan. Als u uw papieren of elektronische gegevens vóór zes jaar vernietigt zonder toestemming van de CRA, kunt u worden onderworpen aan vervolging.
Merk op dat de CRA ook kan eisen dat sommige of alle records voor een langere periode worden bewaard.
Wat als ik mijn bedrijf sluit ?
Als uw bedrijf niet is opgericht (bijv. Het is een eenmanszaak of partnerschap ), moet u uw gegevens ook bewaren voor zes jaar vanaf het einde van het laatste belastingjaar. Een onderneming met rechtspersoonlijkheid moet gegevens bewaren gedurende twee jaar vanaf de datum van ontbinding van de onderneming.
Wat als mijn records worden verloren, gestolen of vernietigd (door brand, overstroming, enz.)?
Als u aftrekposten hebt geclaimd maar de juiste ondersteunende documentatie niet kunt overleggen op verzoek van de CRA of IRS, worden uw claims waarschijnlijk afgewezen. Als de bestanden zijn gestolen of vernietigd door een daad van God, of als u bewijsmateriaal kunt overleggen van de diefstal of vernietiging, zoals foto's van de schade, kopieën van politie of brandrapporten, enz.
de CRA / IRS kunnen uw vorderingen gunstiger bezien. Bij het declareren van inhoudingen ligt de bewijslast echter bij de belastingbetaler .
Het is uw verantwoordelijkheid om alle redelijke maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat uw papieren / elektronische boeken en bescheiden worden beschermd , ongeacht of ze worden bewaard in uw eigen bedrijfsruimte of door een derde partij (zoals een boekhouder of een boekhouder). Back-upkopieën moeten worden gemaakt en bewaard in veilige opslag of (voor elektronische documenten) op back-upmedia of op cloud-opslag.
Als u geen back-upkopieën hebt, moet u alles in het werk stellen om uw gegevens te reconstrueren door contact op te nemen met banken, creditcardmaatschappijen, leveranciers, enz. Voor kopieën van uw archieven. U kunt ook de hulp van een belastingadvocaat nodig hebben om te onderhandelen met de CRA of IRS.
Zie ook:
Maximaliseer uw omzetbelastingaftrek
7 Tips voor het organiseren van bedrijfsdocumenten
Hoe uw archiefsysteem te beheersen
Terug naar> Canadese index van inkomstenbelasting voor inkomstenbelasting