Beheers uw archiveringssysteem!
De tijd nemen om uw archiveringssysteem te organiseren, is cruciaal. Hoewel iedereen graag een papierloos kantoor zou willen hebben, is de realiteit dat veel kleine bedrijven nog steeds de behoefte hebben om papieren documenten zoals facturen , ontvangstbewijzen enz. Op te slaan en ze gemakkelijk op te halen wanneer dat nodig is.
Het correct archiveren van bonnetjes is vooral belangrijk; een niet-bestaand of rommelig bestandssysteem kan dagen extra inspanning toevoegen aan de inkomstenbelasting, omdat u geen belastingaftrek wilt missen vanwege ontbrekende ontvangsten.
En als uw bedrijf ooit wordt onderworpen aan een audit en u niet in staat bent om de vereiste documenten te overleggen ter ondersteuning van uw uitgaven, worden uw claims hoogstwaarschijnlijk afgewezen en wordt uw belastingaangifte opnieuw beoordeeld .
Als eigenaar van een klein bedrijf moet u snel en gemakkelijk aan uw bureau kunnen werken . Hoewel het opzetten van een papieren archiefsysteem moeilijk klinkt, is het een relatief eenvoudige taak die gemakkelijker kan worden gemaakt door enkele tips en trucs voor archiveren.
Hoe uw archiefsysteem te organiseren
(1) Ga een paar minuten achter je bureau zitten en bedenk waar je instinctief naar op zoek gaat.
Ik heb een la aan de rechterkant van mijn werkstation. Toen ik mijn bestandssysteem voor het eerst instelde, had ik er niets in. Toen ik op zoek ging naar pennen, paperclips of mijn nietmachine, was het de eerste plaats waar ik zou kijken, hoewel ik wist dat het leeg was. Dus natuurlijk leg ik de pennen, paperclips en nietmachine in die la. Voor mij was het het natuurlijke huis voor die items.
Iedereen zal dit anders benaderen en wat voor één persoon werkt, werkt misschien niet voor een ander. Neem een paar minuten de tijd om te gaan zitten op uw primaire werkplek en te zoeken naar apparatuur, benodigdheden en bestanden. Dat zal u helpen de ideale plek te vinden om die artikelen persoonlijk voor u in te dienen.
(2) Nu u weet waar u op natuurlijke wijze naar informatie zult zoeken, moet u bepalen of een alfabetisch, numeriek of onderwerparchiveringssysteem het beste voor u werkt.
Hoe organiseert u uw papierwerk in archiveringscategorieën (kosten, financiën, marketing )?
Hoe vindt u bedrijfskostengerelateerd papierwerk, zoals bankafschriften, rekeningen van nutsbedrijven, uitgaven voor kantooruitgaven, logboeken van voertuigkilometers , enz.? Hoe zit het met klantinformatie - zoek je naar dingen op naam van de klant? Op referentienummer? Dit is een cruciale stap, omdat het bepaalt hoe u uw bestandssysteem gaat inrichten. Nadat u hebt bepaald welke categorieën u wilt gebruiken, moet u beslissen of u verder wilt gaan en subcategorieën wilt maken. Doe dit voordat je iets koopt voor je archiveringssysteem.
(3) Stel vervolgens grofweg uw opslagbehoeften vast.
Heeft u een groot aantal bestanden die u dagelijks gebruikt? Heb je wekelijks alleen toegang tot je bestanden? De antwoorden bepalen of u een bureaubladbestandshouder, een archiefkast met twee laden dicht bij uw bureau of een zijladekast met vier laden aan de andere kant van de kamer nodig hebt.
Kies voorzichtig. Laat groei toe als je naar archiefkasten kijkt - koop iets om twee keer de bestanden te verwerken die je nu denkt te hebben. Dit zal het aantal keren beperken dat je je toevlucht moet nemen en je bestandssysteem moet reorganiseren.
(4) Investeer in een goed etiketteringssysteem voor duidelijkheid en gemakkelijke toegang.
De bestandslabels kunnen lezen, klinkt voor de hand, maar duidelijkheid in het labelen zal u meer tijd besparen dan u zich kunt voorstellen.
De meeste bedrijven die labels maken, bieden sjablonen die kunnen worden geïntegreerd met de meest populaire tekstverwerkingssoftware. Misschien wilt u een van de kleine systemen voor het maken van etiketten overwegen , die nu ook individuele postetiketten kunnen afdrukken. Items die een dubbele taak uitvoeren, zijn meestal een verstandige investering.
(5) Nu bent u klaar om bestandsmappen te kopen.
De beste investering is om gekleurde hangende mappen aan te schaffen (zorg ervoor dat de plastic labeltabs zijn meegeleverd) en gewone manilla-bestandsmappen. Gekleurde hangende mappen zijn het beste om twee redenen:
- ze zijn gemakkelijk beschikbaar
- ze maken het gemakkelijk om categorieën te herkennen
Als u bijvoorbeeld al uw clientbestanden in hangende hangende mappen, financiële informatie in blauwe mappen en alles wat met marketing te maken heeft in rode mappen plaatst, kunt u eenvoudig zien waar u naar een bepaald bestand moet zoeken.
Simpel is het beste
Het KISS-principe is van toepassing op het opzetten van een archiveringssysteem dat gemakkelijk in gebruik is en gemakkelijk is om mee te groeien. Keep It Simple Sweetheart! Met brede onderwerpcategorieën kunt u gemakkelijk nieuwe bestanden toevoegen terwijl u groeit en hoeft u uw bestandssysteem niet regelmatig te upgraden of reorganiseren.
Door het eenvoudig te houden, wordt het ook eenvoudiger om uw papieren en digitale bestanden te integreren als onderdeel van uw algehele documentbeheersysteem .
Ga waar mogelijk papierloos
Als u probeert uw bedrijf groener te maken en de overstap naar een "Paperless Office" maakt, kunt u onkostennota's scannen en deze opslaan met uw andere digitale boekhoudgegevens. Sommige van de nieuwere cloudgebaseerde boekhoudsoftwaretoepassingen vergemakkelijken dit door mobiele apps te gebruiken waarmee u een gsm-module van een uitgavenbon kunt opnemen en deze on the fly kunt opnemen (zie De beste boekhoudsoftware voor kleine Canadese bedrijven ).
Houd er rekening mee dat papieren kopieën of digitale afbeeldingen van uitgavenontvangsten over het algemeen acceptabel zijn voor de Canada Revenue Agency (CRA) op voorwaarde dat ze duidelijk leesbaar zijn. Als dit niet het geval is, kan de CRA eisen dat de originele papieren documenten worden getoond tijdens een audit of een routinematig verzoek om documentatie, zodat de originelen altijd gedurende de voorgeschreven tijd moeten worden bewaard. (Zie Hoelang moet ik mijn bedrijfsgegevens bewaren? Voor meer informatie.)