Thuiskantoor Organisatie Made Easy
Volledige thuiskantoororganisatie is een grote klus. Het neigt op het eerste gezicht overweldigend te zijn (en zelfs de tweede en derde). Als u er zin in hebt, leidt Organize Your Office u door een stappenplan van twaalf stappen om uw kantoorruimte weer functioneel en aantrekkelijk te maken. Maar als je nog niet helemaal klaar bent voor een volledige make-over, maar het echt nodig hebt om dingen te kunnen vinden, zijn hier vijf kleine, beheersbare dingen die je kunt doen om je thuiskantoor nu te organiseren.
1) Kies drie dingen en gooi ze weg.
We beginnen onze thuiskantoororganisatie met iets eenvoudigs om u in de juiste stemming te brengen en ruimte vrij te maken. Er zijn waarschijnlijk veel meer dan alleen drie dingen op uw bureau of verspreid over uw kantoor aan huis, die van uw werkruimte rechtstreeks naar de vuilnisbak of de prullenbak kunnen gaan.
Kom op, kijk goed. Heb je die oude tijdschriften echt nodig? Die pen die niet werkt? Die gebruikte snack pudding containers?
Yeesh! Laat ze weg!
Voelt goed, nietwaar? Je hoeft niet te stoppen bij slechts drie dingen. Als je duidelijker kandidaten voor de vuilnis ziet, gooi ze dan ook weg.
2) Onkruidbestendige lade.
Archiefkasten zijn voor de meeste thuiskantoren de koningen van de rommel. Dat is ironisch omdat we ze als rommeloplossingen zien.
In werkelijkheid echter, vullen we ze met alles waar we geen plek voor kunnen vinden of welk stukje papier dan ook waar we niet meer mee te maken hebben, maar niet willen weggooien. Dus onze archiefkast wordt onze eigen persoonlijke stortplaats en wanneer deze vol is, verplaatsen we ons in een andere.
Sorteren in de archiefkast met vier laden van standaardformaat kan lijken op een archeologische opgraving met jarenlang opgebouwde spullen om door te spitten. Dus laten we klein beginnen. Organiseer uw thuiskantoor door één lade te kiezen en er doorheen te wieden en alles te verwijderen wat niet meer actueel of noodzakelijk is. (Houd er echter rekening mee dat u uw bedrijfsrecords zes jaar moet bewaren .)
Documenten en papieren die u niet langer hoeft te bewaren, moeten worden versnipperd. Mogelijk kunt u oude bestandsmappen opnieuw gebruiken.
Ga nog een stap verder door een kartonnen ordner te kopen en deze te gebruiken om oude bestanden op te slaan die je moet bewaren, maar waar je geen directe toegang tot hebt. Bewaar de doos op een plek weg van uw kantoor aan huis, zoals onder de trap, in de garage of in de opslagruimte van uw appartement. Voila! Je hebt weer ruimte in je archiefkast!
3) Wis uw bulletin of prikbord.
Bulletin- of messageboards zijn een functie in veel thuiskantoren. Helaas, in plaats van ons op de hoogte te houden van actuele gebeurtenissen en ons te helpen ons leven georganiseerd te houden, degenereren ze vaak in rommelige tijdcapsules.
Kijk nu naar de jouwe. Is daar iets geplaatst of geschreven dat betrekking heeft op iets dat je vandaag of zelfs deze week moet doen? Wat zie je in plaats daarvan? Foto's getrokken door de kinderen? Foto's van de kampeertrip van afgelopen zomer?
Oke. Houd het doel van thuiskantoororganisatie in gedachten. We zijn niet alleen decluttering; we creëren een werkruimte die u helpt productiever te zijn. Er is niets mis mee om de foto's en familiefoto's van de kinderen bij u thuis te laten zien - maar uw thuiskantoor is niet de plaats voor hen. Haal ze neer en verplaats ze naar elders. Wis vervolgens alle oude berichten van het bord. Je bent klaar om verder te gaan.
4) Organiseer één bureaulade.
Laden hebben sowieso hoe dan ook een stortplaats, maar in een thuiskantoor zijn er zoveel dingen die je erin kunt dumpen, je bureauladen kunnen rampzones worden.
Organiseer uw thuiskantoor door een bureaula te kiezen en alles eruit te halen.
Doorzoek de inhoud, gooi dingen weg die niet langer nuttig zijn en verplaats alles wat misplaatst is terug naar zijn betere locatie. (De recepten zijn bijvoorbeeld waarschijnlijk het beste in de buurt van de keuken in plaats van aan uw bureau.)
Plaats vervolgens een plastic organizerlade (verkrijgbaar bij een kantoorartikelenwinkel) en plaats dingen weer in de lade, met behulp van de verschillende secties van de organizerlade om dingen gescheiden en gemakkelijk te vinden te houden.
5) Wis uw bureaublad voor een week.
Begin met het krijgen van een grote kartonnen doos (of twee). Neem nu alles van uw bureau af, behalve voor items die absoluut noodzakelijk zijn voor uw werk, zoals uw computer en telefoon. Plaats alles wat u van uw bureaublad verwijdert in de kartonnen doos (ken).
Zet de doos (sen) ergens toegankelijk maar uit de weg zodat je er niet over struikelt. Ga vervolgens naar het werk zoals u normaal zou doen. Terwijl je op je thuiskantoor werkt, als er iets is wat je nodig hebt dat niet op je bureau staat, vis het uit de doos en leg het op een logische plek op of rond je bureau. Als u bijvoorbeeld vindt dat u tekst verwerkt van een getypte kopie, haalt u uw bureau-kopieerdocument uit de doos en plaatst u deze weer op uw bureau.
Aan het einde van een week heb je alles wat je nodig hebt om efficiënt op je bureau of in de buurt te werken - en niets anders. Wat er nog over is in de doos, het hoort ergens anders, wordt correct opgeslagen als het een noodzakelijk stuk papier is of wordt weggegooid als het iets is dat je werkruimte gewoon overrompelt.
Uw thuiskantoororganisatie kan hier stoppen
Als je dat wilt. Dat wil zeggen, zoals beloofd, vijf kleine beheersbare dingen om uw thuiskantoor te organiseren. Neem je thuiskantoor verder als je wilt. Organiseer al uw bureauladen. Beheers uw archiveringssysteem . Doorloop de volledige make-up voor een thuiskantoor als je dat wilt.
Leer hoe u een documentbeheersysteem kunt maken .
Maar dat is voor later. Op dit moment is de organisatie die je hebt gedaan hopelijk gedaan wat het moest doen - zodat je meer gedaan krijgt als je aan het werk gaat op je thuiskantoor. Genieten!