Hoe maak je een nul-budget voor uw bedrijf

Zero-based budgeting klinkt als een van die ideeën die beginnende ondernemers introduceren in een gesprek wanneer ze indruk willen maken op captains of industry en angel investors. Maar het concept hoeft u niet af te schrikken of u de moeite te geven om het te gebruiken bij elk netwerkevenement. In plaats daarvan begrijpt u dat het een rudimentaire benadering is van bedrijfsbeheer die bedrijven op elke schaal gebruiken, van micro-ondernemingen tot multinationals, en het kan uw onderneming helpen groeien met duurzaamheid .

Wat is een nul-budget?

Uitgaand van een "nulbasis" (dwz zonder overgedragen balansen of kosten), wordt elke periode in de kalender van een bedrijf volledig begroot in verhouding tot de behoeften en kosten voor die periode. Of het nu een maand, een kwartaal of jaarlijks is, een periode kan elke tijdmeting zijn die het beste werkt voor uw bedrijf.

Aan het begin van een nieuwe periode zijn de financiële vereisten en gerechtvaardigde uitgaven de primaire inputs voor het budget van het bedrijf, ongeacht of het budget de vorige periode hoger of lager was. Wanneer de volgende periode begint, keert u terug naar het basisniveau en herhaalt u het proces.

Hoe werkt het?

Traditionele budgettering of op kosten gebaseerde budgettering houdt in dat de activiteiten van een bedrijf worden beheerd op basis van het budget uit voorgaande perioden. Als een bedrijf bijvoorbeeld verwacht dat de productie met 5 procent zal stijgen dankzij de landing van een nieuwe klant, voegen ze simpelweg 5 procent toe aan het budget van de voorgaande periode.

Cost-based budgeting veronderstelt dat alle eerdere uitgaven voor productie en operaties noodzakelijk zijn en gaat verder met het onderhouden van het budget voor die functies zonder verdere analyse.

Bij budgettering op nulbasis moet elke uitgave elke periode worden verantwoord, zodat terugkerende uitgaven worden beoordeeld en vervolgens goedgekeurd, aangepast of beëindigd op basis van noodzaak.

En nieuwe uitgaven worden met dezelfde aandacht geanalyseerd als bij traditionele budgettering, maar altijd met dien verstande dat de kosten moeten worden geoptimaliseerd voor efficiëntie en waarde.

Als u bijvoorbeeld een solopreneur bent die een creatief papierwarenbedrijf uit uw huis runt, kunt u besluiten om een ​​op nul gebaseerd budget toe te passen om de efficiëntie te verbeteren nadat u hebt besloten uw onderneming internationaal te nemen en naar het buitenland te verzenden. Een van de aspecten die dit kan beïnvloeden, zijn uw afdrukkosten. Na een uitgebreid overzicht realiseerde je je dat je de extra verzendkosten kon compenseren en de doorlooptijd kon verkorten door twee nieuwe printers te kopen en te profiteren van bulkinkoop voor printerinkt dankzij een nieuw partnerschap met een lokale leverancier. Elke periode, zou u alle uitgaven of uw uitgaven bekijken om te bepalen of de kosten gerechtvaardigd zijn in uw budget met een waardevol rendement op uw investering .

Hoe begin je?

De stappen voor het initiëren van een op nul gebaseerde budgetteringsmethode zijn eenvoudig:

1. Identificeer je doel. Wilt u de omzet met 10 procent verhogen? Wilt u de kosten met 2 procent verlagen? Je doel moet meetbaar en haalbaar zijn binnen het tijdsbestek dat je hebt geselecteerd.
2. Overweeg hoe u dit doel kunt bereiken. Wat heb je in je arsenaal dat kan worden gebruikt om de kosten, efficiëntie of middelen aan te passen om je doel te bereiken?

1. Bekijk uw opties vanaf stap 2. Zou het implementeren van één taak u helpen uw doel te bereiken? Of moet u verschillende acties uitvoeren? En zo ja, rol je ze individueel uit in de tijd of allemaal tegelijk?
2. Geef prioriteit aan uw nieuwe taak (en) en documenteer de noodzakelijke kosten voor implementatie.
3. Evalueer alle kosten en uitgaven die nodig zijn voor die komende periode in elk aspect van uw bedrijf (of de afdeling die u wilt aanpassen aan uw doel). Neem de noodzakelijke kosten op voor de nieuwe taak (en) die u in stap 4 hebt gedocumenteerd.
4. Als de evaluatie voldoet aan uw goedkeuring en alle uitgaven gerechtvaardigd zijn, voer dan implementatie uit en volg uw budget.
5. Onderzoek aan het einde van de periode uw metingen en bepaal of u uw doel hebt bereikt. Is de implementatie soepel verlopen? Als er fouten zijn gemaakt, wilt u dit aanpassen en verdergaan met het proces in de volgende periode? Of helemaal stoppen met de taak (en)?

1. Begin opnieuw bij stap 1 aan het begin van een nieuwe periode.

Waarom is het geschikt voor u?

Vanwege de gedetailleerde structuur kunnen op basis van zero-based budgeting nieuwe bedrijven gedurende een bepaalde periode nieuwe strategieën integreren zonder de angst om duurzaamheid te verliezen. Dit proces, dat vaak op rollende basis wordt opgezet, biedt ondernemers de mogelijkheid om diepgaand in hun implementatieplannen te duiken en budgettaire stijgingen van de carte blanche te vermijden die mogelijk gedurende langere tijd geen rendement op de investering opleveren.

Een ander pluspunt van deze bedrijfsbeheermethode is dat het de kosten voor dagelijkse activiteiten effectief kan verlagen. Resources worden alleen toegewezen wanneer ze nodig zijn, verminderen verspilling en overtolligheid en verhogen tegelijkertijd de communicatie tussen afdelingen die een betere coördinatie nodig hebben om binnen het budget te blijven.

Waarom is het misschien niet geschikt voor u?

Het klopt dat de methode kan leiden tot lagere bedrijfskosten voor grote bedrijven, maar dit betekent vaak dat niet-omzet producerende afdelingen een tekort kunnen hebben of te weinig geld ontvangen. Waar sommige delen van uw budget, zoals productie of verkoop, hun uitgaven gemakkelijk zullen rechtvaardigen, kunnen andere noodzakelijke functies zoals klantenservice of onderzoek en ontwikkeling een moeilijkere tijd hebben om hun uitgaven te rechtvaardigen dan het absolute minimum.

Een ander nadeel van zero-based budgeting is dat het tijdrovend kan zijn in vergelijking met op kosten gebaseerde budgettering of activity-based budgeting. Dit geldt met name voor grotere bedrijven, maar het klopt ook voor eigenaren van kleine bedrijven. Elk regelitem doorlopen elke periode die de noodzaak ervan rechtvaardigt, kan arbeidsintensief zijn en een inefficiënt gebruik van uw tijd.

Waar kan het je heen brengen?

Ongeacht de grootte van uw bedrijf, vereist een op nul gebaseerde budgettering dat u van dichterbij bekijkt wat waardevol is in uw proces. Hoewel tijdrovend, is het een methode, mits correct gebruikt, die kan leiden tot meer duurzaamheid en een evenwichtige groei.

Uiteindelijk zal elke ondernemer die ervoor kiest om op nul gebaseerde budgettering voor zijn activiteiten te gebruiken, zeker het belang leren kennen van het investeren van tijd en middelen om de efficiëntie en waarde van hun bedrijf te sturen.