Goed kantoorbeheer is goed voor uw voordeel
1. Breng kantoorbeheerroutines tot stand en houd u hieraan.
Routinetaken hebben routinematige procedures nodig als u georganiseerd wilt blijven en alles soepel wilt laten verlopen.
Stel routines in voor het verwerken van papierwerk en kantoorsystemen. Bijvoorbeeld, indien mogelijk, moet elk stuk papier dat in uw kantoor binnenkomt één keer worden behandeld, worden behandeld en opgeslagen - niet lukraak opgestapeld op een bureau. Evenzo moeten digitale communicatie, zoals e-mails, prioriteit krijgen en onmiddellijk worden gehandeld indien mogelijk of worden gemarkeerd voor toekomstige actie.
Kantoorsystemen, waaronder desktops, laptops, bestandsservers, multifunctionele printers en mobiele apparaten, hebben zowel administratie- als noodprocedures nodig. Wanneer het systeem crasht of een computergestuurd apparaat uitvalt, moet iedereen in uw kantoor weten wie moet bellen en wat niet te doen (zoals het probleem zelf proberen op te lossen). Leer de 3 stappen voor het beschermen van uw kritieke bedrijfsgegevens.
2. Stel duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden op.
Goed kantoorbeheer hangt af van mensen die weten wie verantwoordelijk is voor wat - het zijn mensen die verantwoordelijk zijn en dingen voor elkaar krijgen.
Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als de aankoop voor uw kleine bedrijfje gebeurde door wie dan ook? Zou u printerpapier kunnen vinden wanneer u het nodig had? Een persoon belasten met het bestellen van alle apparatuur en benodigdheden lost het probleem op en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Laat werknemers de aangewezen persoon een e-mail sturen naar benodigdheden, of plaats een handgeschreven lijst op een opvallende plek waar mensen kunnen toevoegen wat ze nodig hebben.
Hetzelfde geldt voor (computer) systeembeheer. U moet één persoon verantwoordelijk hebben voor de beveiliging van uw computersystemen en het bijhouden van zaken zoals accounts, wachtwoorden en software. Het gebruik van cloud-gebaseerde systemen voor kantoortoepassingen, boekhoudsoftware en gegevensopslag is een ideale oplossing voor kleine bedrijven, maar u moet wel een vertrouwd persoon hebben die is toegewezen om administratieve taken uit te voeren, zoals het toevoegen / verwijderen van gebruikers, het toewijzen van machtigingen, enzovoort.
3. Houd records bij en houd uw bedrijfsrecords bijgewerkt.
Het bijhouden van records klinkt als het gemakkelijkste onderdeel van goed kantoorbeheer - totdat u nadenkt over de noodzaak om die records zowel toegankelijk als bijgewerkt te houden. Maar de eerste regel om een goede officemanager te zijn, zal u helpen hier grip op te krijgen; maak bijwerken van records een kantoorroutine. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe klant of klant krijgt, duurt het slechts een moment om hem in uw contactendatabase in te voeren. Daarna duurt het nog een paar dagen voordat de record is bijgewerkt nadat u hem via de telefoon hebt gesproken.
(Houd er ook rekening mee dat de meeste rechtsgebieden Privacywetgeving hebben die de afhandeling van klantinformatie regelt.)
4. Maak een wandeling door je kantoor en ga zitten.
Is uw kantoor een voorbeeld van ruimtebeheer of wanbeheer van de ruimte?
Als u door het kantoor loopt, moet u dan om obstakels heen lopen of het risico lopen ergens over te struikelen?
Als je aan een bureau zit, kun je daar dan echt comfortabel werken? Zijn de zaken logisch ingedeeld, zodat de dingen die u het meest aan het bureau zou gebruiken het dichtst bij de hand zijn?
Er zijn tegenwoordig veel dingen gepropt in kantoren, van printerstanders tot archiefkasten . Voor goed kantoorbeheer moet u er zeker van zijn dat alle dingen op kantoor zijn geordend voor maximale efficiëntie en maximale veiligheid. De basisbeginselen van Small of Home Office Design biedt tips voor het veilig voldoen aan de behoeften van uw kantoorruimte op het gebied van stroom, verlichting en ventilatie.
5. Plan het saaie werk.
Het is te gemakkelijk om dingen uit te stellen die je niet leuk vindt en de meeste zakenmensen houden niet van taken zoals archiveren , verzenden en ontvangen of boekhouden - zelfs kantoormanagers.
Helaas functioneert een kantoor, zoals een keuken, niet goed zonder dat de klusjes worden gedaan.
Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent en niet in de positie bent om alles wat u als saai of onaangenaam werk beschouwt, aan iemand anders toe te wijzen, dwing uzelf dan om het regelmatig te bereiken door er wekelijks tijd voor in te plannen. Neem 's ochtends of' s middags een dag en geef het uit aan het maken van cold calls , het retourneren van niet-prioritaire e-mailvragen, het plaatsen van sociale media , het inhalen van de boekhouding of het bijwerken van de records.
6. Delegeren en uitbesteden.
In een perfecte wereld zou iedereen alleen doen waar hij of zij tijd voor had en het goed deed. Omdat de wereld niet perfect is, doen veel mensen dingen die ze niet de tijd of het talent hebben om goed te doen.
Delegeren en outsourcen kan niet alleen het office-management van uw kleine onderneming verbeteren, maar u ook bevrijden om u te concentreren op uw talenten en zo uw bedrijfsresultaten te verbeteren. Een parttime of virtuele assistent kan mogelijk veel van uw kantoor- of beheertaken uitvoeren. Zie Beslissen tot delegeren voor meer informatie over delegeren.
7. Maak bedrijfsplanning een prioriteit.
Veel eigenaren van kleine bedrijven brengen hun dagen door met acteren en reageren - en vragen zich vervolgens af waarom ze hun wielen lijken te laten draaien. Bedrijfsplanning is een belangrijk onderdeel van goed kantoorbeheer en moet deel uitmaken van uw normale kantoorbeheerroutine.
Succesvolle eigenaren van kleine bedrijven brengen wekelijks tijd door met bedrijfsplanning en velen gebruiken dagelijkse zakelijke planningssessies als een hulpmiddel voor het stellen van doelen en groei.
Deze bedrijfsplanningsgids is een prima introductie voor het opstarten van uw zakelijke planningsinspanningen; het bevat een bedrijfsplanningsraamwerk voor uw kleine onderneming en biedt middelen voor alles, van het schrijven van een visie tot het stellen van de bedrijfsdoelen .
Als u personeel hebt, betrek ze dan bij formele planning , zowel formeel als informeel.
Je zult genieten van het verschil
Laat chaos niet interfereren met zakendoen. Zodra u deze zeven principes van goed kantoorbeheer gaat toepassen, zult u versteld staan van het verschil dat goed kantoorbeheer maakt - en hoeveel u nog meer doet.
Zie ook:
Waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven