Bestandsbeheerstips voor digitale bestanden
Naast het lokaal opslaan van documenten op desktops, laptops of mobiele apparaten gebruiken steeds meer bedrijven de cloud voor standaard zakelijke applicaties en bestandsopslag. (Zie Waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven en 5 nadelen van cloud computing. )
Verdere complicatie van het opslagprobleem is de noodzaak voor veel bedrijven om documenten tussen werknemers te delen.
Binnen een kantoor wordt dit meestal bereikt door een bestandsserver of NAS-apparaat (Network Attached Storage Device) te gebruiken. Als gedeelde mobiele toegang vereist is, kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en worden gedeeld door toegangsrechten toe te wijzen. Het resultaat van dit alles kan een nachtmerrie van bestandsbeheer zijn met sommige van de documenten van een persoon opgeslagen in de cloud en sommige lokaal en zelfs afzonderlijke documenten die alleen op de ene of andere plaats zijn opgeslagen.
Organisatie is de sleutel tot elektronisch bestandsbeheer
Waar de documenten ook worden bewaard, het is belangrijk om ze georganiseerd en up-to-date te houden. Het doel van elektronisch bestandsbeheer is ervoor te zorgen dat u kunt vinden waarnaar u op zoek bent, zelfs als u er jaren na het ontstaan naar op zoek bent.
De meeste mensen uit het bedrijfsleven hebben zich ooit in de pijnlijke positie bevonden dat ze een klant hebben gebeld en niet in staat zijn om de relevante factuur of andere belangrijke klantendocumenten snel te vinden.
Even vervelend is om aan het einde van het jaar te zoeken naar documenten met betrekking tot bedrijfsrekeningen voor de accountant of, erger nog, de belastingambtenaar .
Een goede organisatie van digitale documenten is vooral belangrijk in een gedeelde omgeving - als een van uw werknemers afwezig is (tijdelijk of permanent!), Moet u documenten die door die persoon zijn gecreëerd of worden beheerd, eenvoudig kunnen vinden.
(Merk op dat mogelijk verlies van gegevensproblemen met ontevreden, vertrekkende werknemers een extra reden is om uw bedrijfsgegevens te beschermen. Zie 6 Regels voor zakelijke gegevensbescherming ).
Deze tips voor bestandsbeheer helpen u uw bestanden toegankelijk te houden:
1. Gebruik de standaard installatiemappen voor programmabestanden.
Gebruik de standaardbestandslocaties bij het installeren van applicatieprogramma's. Onder Windows bevinden programma-bestanden van conventies zich onder de map (Drive Letter:) -> Program Files. Applicaties elders installeren is verwarrend en onnodig.
2. Eén plaats voor alle documenten.
Plaats alle documenten onder een enkele "root" -map. Voor een enkele gebruiker in een Windows-omgeving is de map Mijn documenten de standaardlocatie.
Probeer in een omgeving voor bestandsuitwisseling hetzelfde te doen. Maak een enkele hoofdmap (bijvoorbeeld 'Gedeelde documenten') en sla alle documenten op in submappen in de hoofdmap. Met een enkele locatie voor alle elektronische documenten kunt u gemakkelijker dingen vinden en back-ups en archieven uitvoeren.
3. Maak mappen in een logische hiërarchie.
Dit zijn de laden van de archiefkast van uw computer, om zo te zeggen. Gebruik duidelijke taal om uw mappen een naam te geven; je wilt in de toekomst niet meer naar deze lijst met mappen kijken en je afvragen wat "TFK" of welke andere interessante afkorting je ook hebt bedacht.
4. Nest-mappen in mappen.
Maak naar behoefte andere mappen binnen deze hoofdmappen. Een map met de naam " Facturen " kan bijvoorbeeld mappen bevatten met de namen "2018", "2017" en "2016". Een map met de naam voor een klant kan de mappen "klantgegevens" en "correspondentie" bevatten. Het doel is om elk bestand in een map te hebben in plaats van een aantal wees-bestanden te hebben.
Maak echter geen complexe, diep gelaagde mapstructuren. Gebruik waar mogelijk beschrijvende bestandsnamen.
5. Volg de conventies voor bestandsbenamingen.
Sommige besturingssystemen (zoals Unix) staan geen spaties in bestands- of mapnamen toe, dus vermijd dit als uw computeromgeving gemengd is. Gebruik in plaats daarvan de onderstrepingstekens als een scheidingsteken (bijv. Doe_John_Proposal.doc.) Andere tekens zoals /? <> \: * | "^ zijn ook verboden onder bestands- of mapnamen onder Windows.
Gebruik beschrijvende bestandsnamen voor eenvoudige identificatie en opvraging, maar ga niet overboord - bestands- / padnamen hebben lengtebeperkingen die variëren tussen besturingssystemen. Onder Windows is de maximale volledige padlengte voor een bestand (bijvoorbeeld de stationsletter + mapnamen + bestandsnaam) 260 tekens. Gebruik waar mogelijk veelgebruikte afkortingen, zoals Jan voor januari of Corp voor Corporation.
6. Wees specifiek.
Geef elektronische bestanden logische, specifieke namen en voorzie indien mogelijk datums in bestandsnamen. Het doel bij het benoemen van bestanden is om te kunnen vertellen waar het bestand over gaat zonder het te openen en te bekijken. Dus als het document een brief aan een klant is die hem eraan herinnert dat de betaling achterstallig is, noem het dan "overdue_20180115"; in plaats van iets als "letter". Hoe weet je wie de brief is zonder het te openen?
Als u bestanden deelt via e-mail of draagbare apparaten, wilt u misschien dat de bestandsnaam meer specifieke informatie bevat, omdat de mapinformatie niet wordt opgenomen in het gedeelde bestand. Als uw document zich bijvoorbeeld in Mijn documenten \ Facturen \ 2017 \ Klanten \ Doe_John_20180416.doc bevindt en het bestand wordt gedeeld of per e-mail verzonden, ziet de ontvanger de Doe_John_20170416.doc en kan het mogelijk niet zien dat het bestand een klant is factuur zonder deze te openen.
7. Bestand terwijl u werkt.
De beste tijd om een document te archiveren is wanneer u het voor het eerst maakt. Maak er dus een gewoonte van om het dialoogvenster "Opslaan als" te gebruiken om uw document te archiveren en een naam te geven, zodat het op de juiste plaats wordt geplaatst.
8. Besteld uw bestanden voor uw gemak.
Als er mappen of bestanden zijn die u veel gebruikt, moet u ze naar de bovenkant van de bestandslijst dwingen door ze te hernoemen met een! of een AA aan het begin van de bestandsnaam.
9. Cull uw bestanden regelmatig.
Soms is wat oud is duidelijk, zoals in het voorbeeld van de map met de naam "Facturen" hierboven. Is dit niet het geval, houd dan uw mappen overzichtelijk door de oude bestanden te wissen.
Verwijder geen bedrijfsgerelateerde bestanden tenzij u er absoluut zeker van bent dat u het bestand nooit meer nodig zult hebben. Maak in plaats daarvan in uw hoofdverzameling van mappen onder uw hoofdmap een map met de naam "Oud" of "Inactief" en verplaats daarin oude bestanden wanneer u ze tegenkomt.
( Hoe lang moet u bedrijfsdocumenten bijhouden voor de CRA of IRS? Legt uit hoe lang u bedrijfsgegevens moet bijhouden om aan uw belastingverplichtingen te voldoen.)
10. Maak regelmatig een reservekopie van uw bestanden.
Of u nu uw bestanden kopieert naar een andere schijf of op tape, het is belangrijk om een regelmatig back-upregime in te stellen en te volgen. Zie de 3 stappen naar een succesvol back-upsysteem .
Goed bestandsbeheer maakt het vinden van wat u graag wilt
Het beheren van elektronische documenten moet deel uitmaken van een algemene documentbeheerstrategie voor uw bedrijf. Een goed documentbeheerplan moet alle aspecten van de afhandeling van documenten omvatten, inclusief opslag, terughalen, back-ups en beveiliging.
De zoekfunctie is geweldig, maar het komt nooit overeen met het gemak om rechtstreeks naar een map of bestand te kunnen gaan. Als u consequent deze tips voor het beheer van bestanden volgt, zelfs als u niet weet waar iets is, weet u waar het moet zijn - een enorm voordeel als het gaat om het vinden van wat u zoekt. Goede bestandsbeheermethoden besparen uw bedrijf tijd en geld .