Als het gaat om timemanagement , is het vaak een uitdaging om erachter te komen hoe je tijd productiever kunt gebruiken. Een goed beginpunt is e-mailbeheer; dit is een gebied dat voor veel eigenaren van kleine bedrijven bovenaan de lijst van tijdmoordenaars staat.
Omdat e-mail een doorlopende vorm van communicatie is en we hebben geen volledige controle over de inkomende stroom, moeten we werken aan het verbeteren van onze productiviteit in hoe we e-mail ontvangen, organiseren, beantwoorden en zelfs bedenken. De onderstaande tips helpen u bij het maken van een systeem voor het beheren van uw e-mail op een manier die de productiviteit ondersteunt in plaats van weg te eten.
1. Schakel meldingen uit.
E-mail heeft de neiging om op elk moment van de dag en de nacht binnen te komen, dus het is van vitaal belang dat u bepaalt hoe de stroom van inkomende berichten in uw dag past. Schakel nieuwe berichtmeldingen uit op uw computer en smartphone om te voorkomen dat uw schema voortdurend wordt onderbroken en onderbroken en controleer op e-mail wanneer dit u uitkomt.
2. Bepaal hoe je je inbox gebruikt.
Er zijn veel verschillende filosofieën als het gaat om het beheren van uw e-mailinbox. Je kunt je inbox gebruiken als een catchall, het beperken tot alleen berichten met een hoge prioriteit, of er een werktaallijst van maken.
De sleutel is om een doel voor je inbox te kiezen en eraan vast te houden.
3. Maak witte lijsten en zwarte lijsten met e-mail.
De meeste e-mailclients en e-mailproviders stellen gebruikers in staat om lijsten met veilige adressen te maken om ervoor te zorgen dat die berichten doorkomen, terwijl op de zwarte lijst wordt gezet of geblokkeerd, wat u als spamadressen beschouwt. Neem de tijd om deze lijsten regelmatig bij te werken om uw inkomende e-mail schoon te houden.
4. Stel een timer en batchproces in.
Sommige eigenaren van kleine bedrijven profiteren van het hebben van zakken tijd in hun tijd alleen voor e-mail. Als dit voor u werkt, reserveer dan gedurende de dag een bepaalde hoeveelheid tijd om op berichten te reageren, verplaats actie-items naar uw takenlijst, verwijder rommel en krijg een in een oogopslag idee van wat uw aandacht vervolgens nodig heeft.
5. Gebruik regels om het proces te automatiseren.
Om het e-mailbeheerproces nog verder te stroomlijnen, gebruikt u regels in uw e-mailclient die uw berichten sorteren, markeren, verplaatsen en ordenen. Hoewel het enige tijd zal duren om regels te maken die de manier waarop u e-mail gebruikt, ondersteunen, kunt u na het maken van deze e-mails een belangrijk deel van uw verwerkingstijd voor e-mail verminderen.
6. Krijg een voorsprong vanaf uw smartphone.
Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben smartphones, zodat ze contact kunnen houden en blijven werken, zelfs als ze niet op kantoor zijn. Als u vaak e-mail op uw mobiele apparaat controleert, kunt u een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen door berichten te lezen en te verwerken terwijl u mobiel bent. Zelfs als je er gewoon een gewoonte van maakt om junk en berichten te verwijderen die je niet hoeft op te slaan, kun je profiteren van een gestroomlijnde inbox als je weer op kantoor bent.
7. Als u het niet leest, kunt u zich afmelden!
E-mailnieuwsbrieven en andere e-mailmarketingberichten kunnen een geweldige manier zijn om verbonden te blijven met klanten, collega's, partners en andere bedrijven waarin u bent geïnteresseerd, maar deze berichten kunnen snel opstapelen.
Als u een bepaalde terugkerende mailing in verschillende uitgaven niet hebt gelezen, stop dan met uw abonnement. Het beperken van e-mailnieuwsbrieven en andere geautomatiseerde berichten tot alleen die berichten die u regelmatig leest, kan een eenvoudige manier zijn om de bulk in uw inbox te verminderen.
Voor nog meer tools die u helpen productiever te worden in uw kleine bedrijf, kunt u deze lijst van 101 productiviteits-apps verkennen.