Telefoonbeantwoordingstips om zaken te winnen
1) Beantwoord alle inkomende telefoontjes voor de derde keer overgaan.
2) Wees warm, enthousiast en professioneel wanneer u de telefoon opneemt .
Uw stem aan de telefoon is soms de enige indruk die uw beller krijgt van uw bedrijf.
3) Beantwoord bellers bij het beantwoorden van de telefoon beleefd en identificeer uzelf en uw organisatie onmiddellijk. Zeg bijvoorbeeld: "Goedemorgen, Cypress Technologies, Susan spreekt, hoe kan ik u helpen?" Niemand zou ooit moeten vragen of ze zo'n bedrijf hebben bereikt.
4) Maak duidelijk een uitspraak, houd uw stemvolume matig en spreek langzaam en duidelijk tijdens het beantwoorden van de telefoon zodat uw beller u gemakkelijk kan verstaan.
(My free Speak for Success online ecourse leert je hoe je professioneler kunt spreken.)
5) Beheer uw taal bij het beantwoorden van de telefoon. Gebruik geen straattaal of buzzwords . In plaats van bijvoorbeeld 'OK' of 'Geen probleem' te zeggen, zeg je 'Zeker', 'Heel goed' of 'Goed'. Als u iemand bent die vullers gebruikt wanneer u spreekt, zoals "uh huh", "um" of uitdrukkingen zoals "vind ik leuk" of "weet u", train uzelf dan zorgvuldig om deze niet te gebruiken wanneer u aan de telefoon spreekt .
( Lees meer over het spraakprobleem bij het gebruik van fillers en hoe het probleem op te lossen .)
6) Train je stem en woordenschat om positief te zijn bij het beantwoorden van je telefoon, zelfs op een "down" dag. Zeg bijvoorbeeld liever niet: "Ik weet het niet", maar zeg: "Laat me dat voor u ontdekken."
7) Neem telefoonberichten volledig en nauwkeurig.
Als u iets niet begrijpt of niet kunt spellen, zoals de achternaam van een persoon, vraagt u de beller het te herhalen of voor u te spellen. Zorg er vervolgens voor dat het bericht bij de beoogde ontvanger terechtkomt.
8) Beantwoord al uw telefoontjes binnen één werkdag. Ik kan dit niet genoeg benadrukken. Denk aan de vroege vogel? De eerste beller kan het contract , de verkoop , het probleem opgelost krijgen ... en de gunstige indruk van uw bedrijf versterken die u wilt verspreiden. Weinig dingen irriteren bellers die proberen uw bedrijf te bereiken, meer dan niet-geretourneerde oproepen.
9) Vraag de beller altijd of het in orde is om haar in de wacht te zetten tijdens het beantwoorden van de telefoon en laat mensen niet in de wacht staan. Bied bellers elke 30 tot 45 seconden in de wacht met voortgangsrapporten. Bied ze zo mogelijk keuzes, zoals "Die lijn is nog steeds bezet. Wilt u doorgaan of moet ik u terugbellen?"
10) Gebruik geen luidsprekertelefoon tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Luidsprekertelefoons geven de beller de indruk dat u zich niet volledig concentreert op zijn oproep en laat hem denken dat zijn oproep niet privé is. De enige keer dat u een luidsprekertelefoon gebruikt, is wanneer u meer dan één persoon nodig hebt om aan het einde van het gesprek deel te nemen. Vraag de beller of u hem op de luidsprekertelefoon mag zetten voordat u hem gaat gebruiken.
11) Als u voicemail of een antwoordapparaat gebruikt om oproepen te beantwoorden wanneer u dat niet kunt, zorg dan dat u een professioneel bericht hebt opgenomen, dat hetzelfde doet als tip # 3 en bellers alle relevante informatie geeft voordat het records registreert hun berichten. Werk zo nodig uw voicemailbericht bij. Als uw bedrijf bijvoorbeeld voor een vakantie wordt gesloten, werkt u uw voicemailbericht bij om dit te zeggen en om te zeggen wanneer uw bedrijf opnieuw wordt geopend.
12) Train alle anderen die de telefoon beantwoorden om op dezelfde manier te antwoorden, inclusief andere gezinsleden als u een thuisbedrijf hebt . Controleer hoe de telefoon van uw bedrijf wordt beantwoord door in te bellen en te zien of de telefoon op een professionele manier wordt beantwoord. Als ze de test niet doorstaan, ga dan met hen over deze "hoe de telefoon beantwoorden" -lijst om ervoor te zorgen dat iedereen bij uw bedrijf weet hoe te telefoongesprekken correct te beantwoorden.
Zie ook:
Time Management Tips voor inkomende telefoongesprekken
8 regels voor goede klantenservice
10 manieren om een positieve mondvoorraad te krijgen voor uw bedrijf
10 voordelige manieren om uw bedrijf te promoten