Beantwoord uw telefoon met een goede begroeting met zakelijke telefoonnummers.
Zeg bijvoorbeeld bij het beantwoorden van de telefoon iets als: "Cypress Technologies, Susan spreekt, hoe kan ik u helpen?" Hierdoor weet de beller niet alleen dat hij een bedrijf heeft bereikt, maar legt hij ook de verantwoordelijkheid voor het beantwoorden van de vraag, waardoor hij tijd bespaart bij verkennende vragen zoals "Is dit Cypress Technologies?" En nutteloze chit-chat.
Denk en prioriteer terwijl u spreekt.
Wordt de oproep nu of later het best afgehandeld? Veel van de telefoontjes die bedrijven ontvangen, zijn snelle vragen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord, zoals: 'Hoe laat bent u nog open?' Maar anderen houden meer complexe en tijdrovende antwoorden in. Als dat het geval is, vertel het de beller dan, en vraag wanneer het handig zou zijn om haar terug te bellen om het te bespreken.
Gebruik parafraseren en samenvatten om telefoongesprekken op het goede spoor te houden.
Als je iemand aan de telefoon hebt die lijkt te willen chatten of afdwalen, zeg dan iets als: "Dus wat ik je hoor zeggen is ..." of "Dus de belangrijkste punten zijn ..." of "Is (voeg samenvatting toe) een juiste samenvatting van wat u zei?" Het is moeilijk om spraakzaam te zijn met iemand die weigert te chatten.
Sluit elke oproep met een samenvatting van de actie waarvoor u en de beller overeenstemming hebben bereikt
Hoewel dit in de meeste gevallen slechts enkele seconden zal duren, kan dit u veel tijd besparen door fouten te voorkomen en de noodzaak om te controleren. Bijvoorbeeld, na een gesprek waarin je een ontmoeting met een klant hebt geregeld, zou je kunnen zeggen: "Goed.
Ik zal morgen om 10.00 uur bij u op kantoor komen (voeg locatie in) en we zullen samen de monsters bespreken. "
Houd een Message Pad bij de telefoons, zodat u de details van de Jot kunt opzoeken tijdens het gesprek.
Dit is niet alleen een goed tijdmanagement in die tijd, waardoor u gefocust kunt blijven op de oproep, maar u kunt later ook helpen met timemanagement als u de details van een bepaald gesprek moet vinden en / of bekijken.
Geef uw klanten en klanten de e-mailoptie
Veel van hen zullen e-mail gebruiken om contact met u op te nemen in plaats van te bellen als ze weten wat uw e-mailadres is. Zorg ervoor dat het e-mailadres van uw bedrijf prominent aanwezig is op uw visitekaartjes en op uw website als u er een heeft. Als u hun e-mailadressen hebt, stuur dan een e-mail naar uw huidige klanten en klanten, vermeld de e-mailoptie en presenteer deze als een manier om de communicatie te verbeteren.
Gebruik technologie om de tijd te beheren die u besteedt De telefoon beantwoorden
Uw bedrijf moet minimaal beschikken over een antwoordapparaat en voicemail. Stel deze in met geschikte bedrijfsscripts en gebruik ze om de telefoon voor u te beantwoorden wanneer u niet op kantoor bent of aan iets ononderbroken moet werken. Plan vervolgens een tijd om deze telefoonberichten elke dag te beantwoorden. Op het gebied van tijdbeheer wint u waardevolle tijd door telefoongesprekken samen te groeperen.
Als u een thuisbedrijf hebt, kunt u een afzonderlijke bedrijfstelefoon of -lijn aanschaffen
U hebt een tweede "zakelijke" telefoon nodig met een eigen "business-only" antwoordapparaat en / of voicemail. Dit is niet alleen professioneler, maar het bespaart u ook de tijd die het kost om door berichten te waden en te bepalen welke zaken zakelijk zijn.
Het is altijd het beste om een persoon de telefoon te laten beantwoorden
Het geautomatiseerde Interactive Voice Response (IVR) -systeem, dat een machine oppakt of nog erger maakt, is een echte afslag die u zaken zal kosten wanneer mensen niet de moeite nemen om berichten achter te laten of terug te bellen. Als het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken te veel tijd kost, overweeg dan om een receptioniste of een professionele antwoorddienst in te huren om de telefoon voor u te beantwoorden. De kosten om iemand anders het te laten doen, kunnen meer dan gecompenseerd worden door de toename van uw productiviteit en betere verkopen .
Bewaar een geschreven script van veelgestelde vragen Gepost door uw telefoon.
Het bespaart u en uw medewerkers tijd als ze niet hoeven te zoeken naar antwoorden of nadenken over hoe ze een bepaald verzoek moeten beantwoorden bij het beantwoorden van de telefoon.
Telefoon Tips Samenvatting
Vergeet niet dat de telefoon een zakelijk hulpmiddel moet zijn, en geen opdringerige tijdverspiller die uw werkdag regelt. Als u uw inkomende telefoongesprekken verwerkt volgens deze tijdmanagementtips, kunt u uw tijd beter beheren, uw productiviteit verbeteren en uw telefoon terugzetten op de juiste plaats. Zo kunt u uw bedrijf runnen in plaats van u te leiden.