Problemen, trends en het probleem van aanschaffraude
Individuele bedrijven stellen inkoopbeleid vast dat hun keuze van leveranciers, producten en de methoden en procedures bepaalt die zullen worden gebruikt om met hun leveranciers te communiceren. Bedrijven hebben bijvoorbeeld vaak procedures ingesteld voor het aanvragen en evalueren van voorstellen.
Problemen bij inkoop
- het identificeren van de behoeften van klanten en leveranciers;
- het kiezen en voorbereiden van hulpmiddelen en processen om met leveranciers te communiceren;
- het voorbereiden van offerteaanvragen en offerteaanvragen;
- beleid instellen voor het evalueren van voorstellen, offertes en leveranciers.
Trends in inkoop
Een van de meest recente voorbeelden van trends in inkoop is groene inkoop (ook bekend als eco-inkoop of duurzame inkoop). Steeds meer bedrijven creëren inkoopbeleid dat de nadruk legt op inkoop en inkoop van goederen en diensten die minder milieubelastend zijn dan vergelijkbare alternatieven.
Groen inkoopbeleid omvat het inkopen van goederen of diensten met een kleinere impact op het milieu door:
- minder afval;
- verlaging van de uitstoot van broeikasgassen;
- energie, water en grond sparen;
- gebruik van hernieuwbare energiebronnen;
- geen giftige stoffen bevatten of vervuiling uitstoten.
Openbare werken en overheidsdiensten Canada heeft informatie over groene inkoopprincipes en -bronnen, terwijl mijn artikel Het 100 mijl-dieet voor kleine bedrijven een gemakkelijke manier is voor kleine bedrijven om een groen inkoopbeleid in de praktijk te brengen.
Ethische sourcing is een vergelijkbare trend in inkoop die de laatste jaren veel aandacht heeft gekregen, omdat steeds meer producten worden geproduceerd of geproduceerd in derde wereldlanden die niet noodzakelijk ethische arbeidsnormen afdwingen. Blootgelegd door activisten, misbruik praktijken in de kledingindustrie in landen zoals Bangladesh, Indonesië, China en Vietnam zijn zeer schadelijk voor het imago van bedrijven zoals Nike en Walmart.
Als reactie hierop heeft Walmart een ethisch inkoopbeleid voor hun toeleveringsketens ingevoerd en in 1999 heeft Nike de Fair Labor Association (FLA) opgericht, een non-profitgroep die zich inzet voor het verbeteren van de normen voor werkgelegenheid voor werknemers overal ter wereld door te zorgen voor eerlijke arbeidsomstandigheden en veilige arbeidsomstandigheden.
Deelnemende bedrijven kunnen worden vermeld bij de FLA door naleving van de arbeidsnormen en -praktijken van de FLA af te dwingen. Nike voert nu audits uit van fabrieken en publiceert een rapport over maatschappelijk verantwoord ondernemen met informatie over zijn verplichtingen ten aanzien van duurzaamheid en eerlijke arbeidsomstandigheden.
Zoals toegepast op ethische sourcing, omvat fair labour de verwerving van goederen en diensten die worden gecreëerd in een omgeving waarin:
- de veiligheid van werknemers wordt gerespecteerd;
- werknemers krijgen een redelijk loon voor hun werk;
- werknemers werken redelijke uren en hebben gezondheidsvoordelen;
- er wordt geen kinderarbeid gebruikt.
Ethisch sourcingbeleid omvat doorgaans zowel groene inkooppraktijken als een beleid voor eerlijke arbeid.
Procurement Fraud
Door zijn aard leent het inkoopproces zich uitstekend voor witteboordencriminaliteit en de toename van outsourcing heeft het probleem verergerd. In feite is volgens de PwC Global Economic Crime Survey 2014 aanbestedingsfraude wereldwijd de op een na meest voorkomende economische misdaad.
In het rapport staat dat 29% van de organisaties last heeft van aanbestedingsfraude - Afrika had de hoogste gerapporteerde koers (43%) gevolgd door het Midden-Oosten (33%). Het leveren van producten en diensten aan andere bedrijven en de overheid kan een zeer lucratieve onderneming zijn en leveranciers proberen soms een voordeel te behalen ten opzichte van concurrenten door onethische middelen . De meest gerapporteerde sectoren voor fraude (te beginnen met de hoogste) waren:
- Staatsondernemingen
- Energie
- Hulpprogramma's en mijnbouw
- Engineering en constructie
- Transport en logistiek
Omkoping en manipulatie van biedingen zijn veel voorkomende vormen van aanbestedingsfraude bij de aanschaf van goederen en diensten, net als bij oplichting voor buitenstaanders. Een van de meest voorkomende is dat een bedrijf een valse 'look-alike'-factuur ontvangt voor producten die nooit zijn geleverd. De dader hoopt dat het bedrijf de factuur automatisch betaalt.
Bedrijven kunnen zichzelf beschermen tegen aanbestedingsfraude door:
- alleen aangewezen, vertrouwde personeel toestaan om bestellingen voor goederen en diensten te plaatsen;
- geen aanbiedingen accepteren van onbekende leveranciers;
- weigeren van artikelen die niet zijn besteld;
- en het bewaken van overmatige of herhaalde aankopen van defecte of slechte kwaliteit leveringen of diensten.
Ook bekend als: inkoopbeheer.
Voorbeelden: Martin besloot dat zijn inkoopbeleid de voorkeur zou geven aan lokale leveranciers .