Hoe u uw uitgaande telefoongesprekken productiever kunt maken en minder tijd kunt nemen
Maar wat als we gewoon konden bellen en praten met de mensen met wie we wilden praten, zeggen wat we wilden zeggen en verder gaan?
Stel je voor hoeveel productiever we zouden kunnen zijn en hoeveel tijd we zouden hebben om andere dingen te doen.
Welnu, dat kunnen we - en het enige dat nodig is, is een beetje voorbereiding vooraf.
Time Management Telephone Tips voor uitgaande gesprekken
- Of ze nu leveranciers , vaste klanten of aannemers zijn , velen van ons bellen herhaaldelijk dezelfde mensen. Houd uw contactgegevens up - to - date met tijdbesparende details, zodat u geen tijd verspilt aan het proberen om mensen te bereiken die niet beschikbaar zijn.
Als u bijvoorbeeld weet dat een bepaalde persoon die u wilt bereiken, elke dag tussen 13 en 14 uur lunchen, waarom zou u dan mijn tijd verspillen met proberen haar te bellen in deze periode? - Programmeer de nummers voor degene die u regelmatig belt naar uw telefoon. Ik sta versteld van mensen die dit niet doen, want de tijd die je spaart als je niet opzoekt naar cijfers en ze ponst, is even verbazingwekkend.
- Plan uw uitgaande gesprekken. Noteer, voordat u belt, het hoofddoel van de oproep en de belangrijkste punten die u wilt bespreken. Dit helpt u bij het punt te blijven wanneer u aan het bellen bent en ervoor te zorgen dat u alles bedekt wat u wilt bedekken, waardoor u tijd bespaart tijdens het telefoongesprek en u niet opnieuw hoeft te bellen omdat u iets bent vergeten.
- Als u iemand belt die is opgenomen in uw contactendatabase, moet u alle informatie over de persoon die u belt voordat u belt. Of u nu een desktopcomputer, een mobiel apparaat of een Rolodex gebruikt, dit is een geweldig geheugensteuntje tijdens het gesprek. En als u niet iets hoeft op te zoeken zoals de naam van de man van de klant, kunt u tijdens het gesprek notities maken, waardoor u nog meer tijd bespaart.
- Als u tijdens een gesprek notities wilt maken (of iets anders doet terwijl u aan het telefoneren bent), is een goede luidspreker of headset natuurlijk essentieel. Als u uw handen bevrijdt, kunt u veel tijd vrijmaken .
- Als u het antwoordapparaat of de voicemail van iemand wel bereikt, laat dan een volledig bericht achter met uw telefoonnummer twee keer en vermeld de reden waarom u belt . Bijvoorbeeld: "Dit is Susan Ward op (telefoonnummer) .Ik bel om de schatting voor uw project te bespreken.U kunt mij vanmiddag bereiken op (telefoonnummer)."
Als u uw nummer twee keer vermeldt, krijgt de ontvanger van het bericht een veel betere kans om het goed te krijgen en het op te schrijven zonder het bericht opnieuw af te spelen. - Geef niet toe aan telefonische dwang . Wanneer u iemand probeert te bereiken en u niet, is het verleidelijk om terug te bellen - misschien elk half uur! Maar als u een goede boodschap hebt doorgegeven, hoeft u uw tijd niet te verspillen met het achterlaten van herhaalde berichten (en het antwoordapparaat of de voicemail van de persoon in te vullen). Geef de persoon die u belt een redelijke tijd om terug te bellen, bijvoorbeeld tot de volgende werkdag.
- Plan uw telefoongesprekken en maak ze allemaal samen in een enkel blok van tijd, indien mogelijk. De meesten van ons zijn niet zo goed in multitasken en verliezen veel productiviteit wanneer we van de ene naar de andere taak heen en weer schakelen. Dus als je op een bepaalde dag een tiental oproepen moet doen, is het efficiënter om ze allemaal in één uur te maken dan om er een of twee te maken, en dan nog eens drie keer per uur een uur later en nog eens 45 minuten daarna.
- Boek uw uitgaande telefoongesprekken, indien mogelijk. Als het geen snel gesprek gaat worden, als je iemand voor het eerst belt, stel jezelf voor, vertel haar waarom je belt en vraag haar of het een geschikt moment is om te praten of dat ze liever een tijd boekt om het te bespreken . Stel dan in dat je haar op dat moment zult bellen. Dit kan je niet alleen tijd ter plaatse besparen, maar ook tijd besparen wanneer je de persoon terugbelt, omdat je allebei bereid bent om het probleem te bespreken waar je oorspronkelijk over hebt gebeld.
- Als het mogelijk is, maak uw uitgaande telefoongesprekken in "prime time". Onderzoek heeft aangetoond dat meer mensen 's morgens vroeg op kantoor zijn en tussen 8.00 en 11.00 uur bereikbaar zijn