Hoe een kilometers log bijhouden om voertuigkosten te claimen

by Susan Ward

U moet een logboek hebben om uw claims over autokosten te onderbouwen

Als u een of meer van uw voertuigen hebt gebruikt om het afgelopen jaar bedrijfsinkomsten te verdienen, kunt u de gerelateerde kosten als zakelijke kosten op uw inkomstenbelasting in de VS en Canada declareren met behulp van een mijlenlogboek. ( Welke autokosten kunt u aanspraak maken op de inkomstenbelasting? Welke uitgaven kunt u claimen en hoe u ze kunt claimen.) Maar zoals altijd, als u deze uitgaven wilt aftrekken, moet u uw claim met bewijsmateriaal in de vorm van een autobloeitijdenboek.

Hoe een kilometerslog bijhouden

Zowel de Internal Revenue Service (IRS) als de Canada Revenue Agency (CRA) stellen dat het bijhouden van een accuraat logboek van zakenreizen gedurende een heel jaar het beste bewijs is dat u kunt hebben om uw onkostenvergoedingen voor motorvoertuigen te ondersteunen.

De volgende informatie moet in het logboek worden vastgelegd telkens wanneer het voertuig voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt:

de datum,
het beginpunt,
de bestemming,
het doel van je reis;
het starten van het voertuig,
het voertuig dat de kilometerstand beëindigt,
de totale miles (of kilometers in Canada) gereden.

Voorbeeld Mileage Logboek

Kilometerstandslogboeken zijn meestal verkrijgbaar bij kantoorartikelenwinkels of u kunt de volgende sjabloon gebruiken die naar een Word-, Excel- of vergelijkbaar kantoordocument kan worden gekopieerd door de tekst te selecteren en kopiëren / plakken te gebruiken (gebruik Windows om de tekst te selecteren die moet worden geselecteerd met de muis en druk op CTRL-C om te kopiëren en CTRL-V om te plakken).

**Kilometerstand voertuig / kostenoverzicht jaar__________ Kilometerteller op 1 januari _____________**
Datum	Start mijlen	Kilometerstand einde	Kilometerstand Totaal	Zakelijk doel	Park $	Tolwegen $	andere $

Automatische kilometerregistratie

Het handmatig invoeren van reisinformatie in een logboek is vervelend, vooral als u veel zakenreizen maakt. Gelukkig zijn er verschillende kilometertrackingtoepassingen beschikbaar voor Apple- en Android-smartphones die gebruik maken van de GPS van de telefoon om elke mijl / kilometer gereden voor zakelijke doeleinden bij te houden.

Voor een klein maandelijks bedrag registreert de app uw zakenreisgegevens en stelt u in staat om een samenvatting van uw belastingaangifte te downloaden. Enkele van de meer populaire apps voor het bijhouden van kilometers zijn:

MileIQ (IOS en Android)
Kilometerstand kostenlog (alleen IOS)
TripLog (IOS en Android)

Bedrijfsgebruik versus persoonlijk

Zowel de IRS als de CRA zijn waakzaam over buitensporige claims voor zakelijk gebruik van persoonlijke voertuigen - het claimen van de meeste of alle kilometers van uw voertuig voor zakelijk gebruik is een zekere manier om extra controle van de belastingautoriteiten en een mogelijke controle te verkrijgen . (Zie 10 rode vlaggen waarmee uw Canadese kleine bedrijf wordt gecontroleerd .)

Wanneer u dus tijd nodig heeft om uw bedrijfsuitgaven voor uw auto te claimen, moet u weten hoeveel niet-zakelijke mijlen of kilometers u hebt gereden. De eenvoudigste manier om dit te doen, is berekenen hoeveel mijlen u in totaal hebt of kilometers. gereden in de loop van het jaar door het vergelijken van de kilometerstand van je voertuig aan het einde van het belastingjaar met wat het was aan het begin van het jaar.

Als u vervolgens uw gegevens voor het jaar hebt verzameld, moet u voor het berekenen van uw autokostenclaim alle mijlen / kilometers noteren waarvoor u in de loop van het jaar zakelijk gebruik hebt gemaakt.

Uw persoonlijk gebruik is dan de totale kilometerstand voor het jaar verminderd met de zakelijke kilometers.

Goed nieuws voor Canadese belastingbetalers - U kunt een vereenvoudigd CRA-mijlenlogboek als bewijs gebruiken

Het Canada Revenue Agency stelt kleine ondernemers nu in staat om hun logboekregistratie te verminderen en een driemaandelijks voorbeeldlogboek te gebruiken om het zakelijk gebruik voor het hele jaar te extrapoleren.

Om een vereenvoudigd logboek te gebruiken:

U moet al een heel jaar een kilometerlogboek hebben bijgehouden om het bedrijfsgebruik van een voertuig voor een basisjaar vast te stellen.
U moet dit logboek een volledig jaar hebben bewaard in 2009 of een later jaar.
Uw zakelijk gebruik van uw voertuig voor het jaar dat u het vereenvoudigde logboek gebruikt, moet binnen 10% van de resultaten van uw zakelijk gebruik van uw voertuig dat u hebt opgenomen voor het basisjaar, zijn.

De CRA zegt ook dat bedrijven zullen moeten aantonen dat het gebruik van het voertuig in het basisjaar nog steeds representatief is voor het normale gebruik.

Als al deze dingen waar zijn, kunt u een logboek slechts drie maanden bijhouden en vervolgens uw zakelijke gebruik van het voertuig berekenen door het bedrijfsgebruik in het basisjaar te vermenigvuldigen met de verhouding tussen de steekproefperiode en de referentieperiode. , door deze formule te gebruiken:

(Voorbeeld jaarperiode% ÷ Basisjaar periode%) × Basisjaar jaarlijks% = Berekend jaarlijks bedrijfsgebruik

Merk op dat u hiervoor moet weten welk percentage uw bedrijf gebruikt voor de specifieke periode van drie maanden in het jaar dat u als basisjaar gebruikt, zodat u het kunt vergelijken met uw nieuwe jaardeelperiode.

Dus als ik bijvoorbeeld een vereenvoudigde CRA-kilometerstand heb bijgehouden voor januari, februari en maart van het afgelopen belastingjaar, moet ik ook weten wat mijn percentage zakelijk gebruik van mijn voertuig in januari, februari en maart was tijdens mijn basisjaar toen ik het hele jaar door een kilometerlogboek bijhield.

Hier is een voorbeeld:

Stel dat ik een vereenvoudigd logboek heb bijgehouden voor de eerste drie maanden van het jaar en ontdek dat mijn zakelijke gebruik van voertuigpercentage 64% is.

Ik ga terug naar mijn volledige jaarlogboek voor het belastingjaar 2015, dat ik als mijn basisjaar heb gekozen, bekijk de records voor januari, februari en maart en ontdek dat mijn bedrijf gebruik maakt van het voertuigpercentage in die tijd was 68%. Mijn percentage van het gebruik van mijn voertuig voor zakelijke doeleinden voor dat hele basisjaar was 70%.

Vervolgens past u de formule toe om mijn drie maanden gegevens in mijn vereenvoudigde logboek te extrapoleren om het hele jaar te dekken:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Dus 65% is het jaarlijkse zakelijke gebruik van het voertuigpercentage dat ik beweer met behulp van mijn vereenvoudigde logboekgegevens - een cijfer dat acceptabel is voor de Canada Revenue Agency omdat het binnen de toegestane variatie van 10% valt.

Voor meer informatie over het claimen van zakelijke onkosten met betrekking tot het gebruik van uw voertuig om bedrijfsinkomsten te verdienen, zie Welke motorrijtuiguitgaven kunt u claimen op inkomstenbelasting in Canada?