Niet vroeg genoeg beginnen
Uitstel is uw vijand. Dit is een van de meest voorkomende fouten bij het plannen van afspraken die u wilt vermijden.
Als u het evenementplanningsproces niet vroegtijdig start, kan dit een groot aantal problemen veroorzaken. Zodra een datum is geselecteerd en u een algemene scope van uw evenement en het budget hebt, gaat u aan de slag. Hotels en andere locaties reserveren van tevoren, dus beveilig dit zo snel mogelijk. Als u dit niet doet, worden uw keuzes voor de locatie beperkt en blijft u helaas achter op elke locatie die beschikbaar is. Gastsprekers en live-entertainment nemen ook boekingen ver vóór de feitelijke datum van het evenement. Zodra je evenementdatum veilig is, doe je onderzoek en als je besluit om je uitvoerder naar keuze te kiezen, krijg je meteen een contract ondertekend.
Het organiseren van jezelf met een controlelijst voor evenementenplanning is een andere taak die onmiddellijk moet worden aangepakt. Door alle stappen in het procesplanningsproces in kaart te brengen, te bepalen wanneer ze moeten worden voltooid en een tijdschema voor elk te ontwikkelen, heeft u een waardevolle gids om u op weg te helpen en u op het goede spoor te houden.
Te laat starten is een van de meest voorkomende fouten bij het plannen van afspraken.
Niet controleren op concurrerende evenementen
Heb je ooit je evenement gepland om te leren - zodra het planningsproces is begonnen en de datum van het evenement is ingesteld - dat er nog een ander evenement op dezelfde dag is? Slechts één evenement trekt de menigte, dus neem je kansen niet en kruis je vingers dat de genodigden jouw evenement zullen kiezen.
Vermijd de situatie helemaal.
Doe uw due diligence en controleer op eventuele conflicten voordat het te laat is. Bekijk schema's voor industriële bijeenkomsten (zowel groot als klein), nabijheid van vakanties, grote sportevenementen en lokale bijeenkomsten die schade aanrichten voor diegenen die naar het evenement rijden. Zodra u een datum voor uw evenement hebt gekozen, kunt u uw gasten op de hoogte stellen. "Save the Date" -notificaties en "Aankomende Evenementen" -lijsten geven geïnteresseerden de mogelijkheid om uw evenement in hun agenda's te markeren.
Verkopers niet bevestigen
Een contract met een getekende leverancier is een juridisch bindende overeenkomst en geeft u iets schriftelijk om de leverancier verantwoordelijk te houden voor de diensten die zij moeten leveren. Het doet echter niets voor u op het moment van de gebeurtenis wanneer u zich realiseert dat de leverancier een no-show is. Dat evenementcontract in de hand zal geen eten serveren aan uw hongerige gasten of tafels en stoelen naar een lege balzaal brengen. Bevestig bij elke leverancier niet één keer, maar twee keer. Ja, twee keer . Bevestig de ontvangst van uw ondertekende contract op het moment dat u beiden instemt met de voorwaarden. Bevestig nogmaals vóór het evenement zelf. Dit is niet het gesprek dat u zult hebben over details over de bezorging of inrichting van voedsel; dit is een follow-up specifiek om ervoor te zorgen dat uw evenement nog steeds in hun agenda staat.
Gebeurtenisleveranciers boeken meerdere evenementen en het is erg gemakkelijk voor uw papierwerk om te verdwalen in de shuffle of door iemand anders in het bedrijf te zijn misvormd. Zorg er dus voor dat dit niet gebeurt door naar hen terug te circuleren om in te checken en te bevestigen dat uw evenement en de details met betrekking tot de datum, tijd en services die moeten worden verstrekt in feite op hun schema zijn. En houd dat leverancierscontract direct beschikbaar.
Geen "Plan B" hebben
Het hebben van een noodplan is een must voor elk evenement, maar specifiek voor evenementen die gepland zijn om buiten te worden gehouden. Weersomstandigheden zijn onvoorspelbaar en als een orkaan, zwaar windadvies of buitenissige hagelstormen uw evenement dreigen te annuleren, heeft u een reserveplan. Regendates, alternatieve evenementenlocaties en aangepaste activiteitenroosters zijn allemaal opties als je buitenevenement - of een deel ervan - binnenshuis verplaatst moet worden.
Naast het voorbereiden op weersonzekerheden kunnen ook andere ongewone omstandigheden van tevoren worden aangepakt. Stroomuitval kan worden verminderd door een generator op locatie te hebben. Overstromingsparkeren kan worden verplaatst naar een andere, vooraf ingestelde locatie. Problemen met de beschikbaarheid van hotelkamer kunnen worden opgelost door een paar extra kamers op reserve te houden binnen uw hotelblok . Overweeg de details van uw evenement en denk aan die gebieden die gevoeliger zijn voor problemen die zich voordoen. Door vooruit te plannen en alternatieve scenario's te ontwikkelen, kunt u een van de meest kostbare fouten in de planning van uw evenement vermijden.
Niet genoeg hulp inhuren
Als het gaat om het inhuren van personeel voor evenementen, is meer beter. Het kost je meer geld, maar het kan je evenement redden. Stel je voor: een back-up van auto's die wachten op een parkeerplaats, terwijl parkeerwachters in paniek proberen te blijven. Een rij gefrustreerde gasten die wachten om een drankje te bestellen, omdat de ene server moeite heeft om de vraag bij te houden. Registratie van evenementregistratie overweldigd door het grote aantal gasten dat net is gearriveerd, waardoor vermoeide reizigers veel te lang wachten om in te checken. U snapt het idee. Met extra personeel van het evenement bij de hand om te helpen tijdens drukke tijden, extra service te bieden aan gebieden in nood, problemen op te lossen die zich voordoen, of een gastvrije aanwezigheid te zijn voor aankomende gasten met vragen, kunt u uw evenement verbeteren van een goed evenement tot een fantastisch evenement.
Wanneer u personeel inhuurt , moet u op zoek naar medewerkers met ervaring in het soort evenement dat u plant. Huur alleen professionele, sterk aanbevolen stafleden. Leer hen over waar uw evenement over gaat, de gasten die zullen aanwezig zijn, uw verwachtingen en wie hun contactpunt is als zij een vraag of probleem hebben. Evenementmedewerkers - ook al worden ze geleverd door een externe leverancier - vertegenwoordigen u en uw evenementplanningsbedrijf. Een negatieve ontmoeting met het evenementpersoneel zal voortleven in het geheugen van zowel de gast als de klant en kan zelfs de meest goed geplande evenementen verzieken.