Belangrijke opmerking: de IRS maakt duidelijk dat als u een salarisadministratie of iemand anders gebruikt om uw salarisadministratie uit te voeren, inclusief rapporten en stortingen, dit u niet als werkgever ontlast van de verantwoordelijkheid om te zien dat belastingaangiften tijdig worden ingediend basis en dat alle belastingen correct en op tijd worden betaald.
Welke loonheffingen moet ik betalen?
Federale en staat loonheffingen omvatten:
- Federale en staat inkomstenbelastingen die moeten worden ingehouden van werknemersbeloning en worden betaald aan de IRS (federale inkomstenbelastingen) en staten (staat inkomstenbelastingen) zoals vereist door de wet.
- VAIS-belastingen ( socialezekerheids- en Medicare- belastingen) ingehouden op loon van werknemers en gematcht door werkgevers. VAIS-belastingen moeten worden betaald, hetzij half-wekelijkse of maandelijkse, afhankelijk van de grootte van uw loonlijst, en driemaandelijks gerapporteerd op formulier 941 .
- Federale werkloosheidsbelastingen die worden betaald op basis van de brutoloon van alle werknemers. Deze belastingen worden driemaandelijks of jaarlijks betaald en worden gerapporteerd op formulier 940.
- Staatsbelasting , verzameld, gerapporteerd en betaald volgens de staatswetten.
Overige loonbelastingverplichtingen, waaronder jaarlijkse loon- en belastingaangifte voor werknemers op formulier W-2 en contractmedewerkers op formulier 1099 .
The Trust Fund Recovery Penalty
De Trust Fund Recovery Penalty is een boete die wordt opgelegd aan bedrijven die geld verzamelen, verantwoording afleggen voor dat geld en dat geld betalen aan belastingentiteiten.
Omzetbelastingen zijn een TFRP-belasting, evenals loonheffingen. De TFRP kan worden opgelegd door de IRS voor:
- Opzettelijk falen om belasting te innen,
- Opzettelijk falen om rekening te houden met en belasting te betalen, of
- Opzettelijke poging om op enigerlei wijze belasting te ontduiken of te verslaan of de betaling daarvan.
Let op het gebruik van de term 'opzettelijk', die door de IRS wordt gedefinieerd als 'opzettelijk, opzettelijk, vrijwillig en weten, onderscheiden van toevallige.
"Willfulness" is de houding van een verantwoordelijk persoon die met vrije wil of keuze opzettelijk de wet negeert of duidelijk onverschillig staat tegenover de vereisten. "In sommige gevallen is een roekeloze veronachtzaming van de voor de hand liggende feiten voldoende om opzettelijkheid te tonen.
Persoonlijke aansprakelijkheid voor loonheffingen
U als verantwoordelijke partij voor uw bedrijf kan persoonlijk aansprakelijk worden gehouden voor opzettelijk verzuim om loon- en loonbelasting van werknemers in te houden of om ingehouden inkomstenbelastingen en andere loonheffingen te betalen aan federale en overheidsinstellingen.
Wat zijn de straffen?
Sancties zijn gecompliceerd; deze lijst is kort en algemeen. Zie IRS-publicatie 15: Belastinggids voor werkgevers voor meer informatie over boetes. Deze boetes zijn voor belastingen op formulier 941 (bronbelasting en VAIS-belastingen) maar kunnen ook op andere soortgelijke vormen van toepassing zijn.
Fouten bij het indienen van formulier 941 en vergelijkbare formulieren: 2% 1-5 dagen te laat, 5% 6-15 dagen te laat, 10% meer dan 16 dagen te laat of binnen 10 dagen na eerste kennisgeving van de IRS, maximaal 15%.
Trust Fund Recovery Penalty wegens niet-tijdige betaling van loonheffingen, opgelegd aan de verantwoordelijke partij. De IRS zegt: "Als inkomstenbelasting, sociale zekerheid of Medicare-belastingen die moeten worden ingehouden niet worden ingehouden of niet worden betaald, bent u [als een verantwoordelijke partij] mogelijk persoonlijk aansprakelijk voor de herstelboete van het trustfonds."
Vergeet niet dat de TFRP 100% is van de onbetaalde belasting (inkomen, sociale zekerheid en Medicare). Naast boeterente loopt rente op vanaf de vervaldatum.
Wat moet ik doen als ik laat stort? Hoe worden aanbetalingen toegepast?
Deposito's worden toegepast op de meest recente aansprakelijkheid. Laten we zeggen dat je elke maand een storting van $ 1500 moet doen. Je doet je storting van 15 maart niet, maar je stort op 15 april een storting van $ 2000 om bij te praten. $ 1500 wordt toegepast op 15 april en $ 500 tot 15 maart. Je krijgt mogelijk een boete voor de $ 1000 die niet is gestort op 15 maart.
Andere soorten loonlijstgerelateerde boetes
- Zelfs als u kunt aantonen dat uw nalaten om te betalen of belasting te rapporteren niet "opzettelijk" was, en u voorkomt dat u de Trust Fund Recovery Penalty moet betalen, kunt u nog steeds boetes krijgen wegens te late betalingen.
- U kunt ook worden gestraft voor onbetaalde loonheffingen als u werknemers als onafhankelijke contractanten hebt miskend in plaats van als werknemers .
- Het niet voorbereiden van W-2-formulieren voor werknemers en het verstrekken ervan tegen de deadline (eind januari, voor het voorgaande jaar), kan u een boete van $ 50 opleveren voor elke stelling die had moeten worden verzonden of die verkeerd was opgesteld.