Niet- opgeëiste vergoedingen zijn een speciaal soort niet-geclaimd eigendom . Als u op niet-opgeëiste loonstrookjes zit, bent u (de werkgever) wettelijk gebonden door de staatswet om niet-geïnde loonstroken terug te geven aan de staat waar de persoon voor het laatst heeft gewerkt.
U kunt een boete krijgen of worden bestraft als u de cheque niet retourneert, zelfs als de persoon niet kan worden gevonden.
Waarom moeten niet-opgeëiste loonstrookjes worden overgedragen aan de staat?
Het principe achter deze wet wordt " escheat " genoemd (het wordt uitgesproken alsof het eruit ziet, in twee lettergrepen: es-cheat.) Escheat betekent "overgave" en het is gebaseerd op een common law-doctrine die vereist dat niet-opgeëiste eigendom wordt teruggegeven (overgegeven) naar de staat, niet bewaard door de persoon die het heeft.
Wat zijn de regels voor het retourneren van loonstroken voor werknemers?
Escheat-wetten verschillen per staat, maar de meeste hebben de eis dat het bedrijf dat het salaris betaalt, zich moet inspannen om de ex-werknemer te vinden en het salaris (cheque) -bedrag binnen een bepaalde tijd (een limiet van één jaar van de de tijd dat het salaris is uitgegeven is gebruikelijk).
Hoe meld ik de ex-werknemer?
Stuur eerst een aangetekende brief naar het laatst bekende adres van de persoon (daarom bewaar je goede loonadministratie , toch?).
De tijd tussen notificatie en indiening verschilt per staat, maar is meestal niet langer dan 180 dagen (ongeveer 6 maanden). Dat wil zeggen, u moet de persoon op de hoogte stellen en vervolgens niet langer wachten dan de aangegeven tijd voordat u het salaris naar de staat omzet.
Het verzenden van een aangetekende brief betekent dat u een record hebt als de brief niet kan worden bezorgd; dit zal u helpen de staat te tonen waarop u uw due diligence hebt gedaan bij het zoeken naar de ex-werknemer.
Hoe verstuur ik niet-contante loonstroken?
Elke staat heeft een andere vereiste. In Iowa moet u bijvoorbeeld van juli tot september proberen ex-werknemers te vinden en uw rapport uiterlijk op 1 november in te dienen.
Hoe vind ik de Escheat-wetten voor mijn land?
Begin met het zoeken naar "escheat" en je staatnaam. Of u kunt op de website van uw nationale penningmeester, inkomstenafdeling of belastingkantoor informatie vinden. Bizfilings heeft een lijst met niet-geclaimde eigendomswetten per staat. Onthoud dat elke staat andere vereisten heeft.
Breng een procedure tot stand voor het omgaan met niet-opgeëiste loonstroken
- Stel een "te doen" -notitie in op uw loonkalender voor het einde van elk jaar en voer een rapport uit met de informatie voor elk salaris. Tag de loonstrookjes die niet zijn geïnd.
- Stuur vervolgens de gecertificeerde brieven uit.
- Tot slot, volg de vereisten van uw staat voor het retourneren van niet-opgeëiste vergoedingen voor die ex-werknemers die geen cheques hebben verzilverd.