7 tips voor een Well Run-vergadering
Zeg vaarwel tegen die saaie vergaderingen en leer hoe u effectieve vergaderingen kunt houden die werknemers betrokken en gemotiveerd laten.
7 tips voor effectieve vergaderingen
Bepaal de doelstelling van de bijeenkomst
Voordat u een vergaderwaarschuwing verzendt en deze in uw agenda plaatst, moet u uzelf afvragen waarom u een vergadering wilt houden en het doel wilt bepalen. Is het een ontmoeting om werknemers op de hoogte te brengen van een verandering in management? Neem je een beslissing over een project? Is het een brainstormsessie voor een nieuwe bedrijfsstrategie? Zorg ervoor dat het verzamelen van medewerkers in een ruimte voor persoonlijke discussie en interactie noodzakelijk is voor uw doel; als het doel van de vergadering een statusupdate is, kan het verzenden van een groeps-e-mail een beter gebruik van ieders tijd zijn.
Communiceer het doel van de bijeenkomst
Wanneer u anderen uitnodigt voor uw vergadering, wees dan duidelijk over het doel van de vergadering. Dit zal u niet alleen gefocust houden, maar ook werknemers in staat stellen om de vergadering bij te wonen, voorbereid met documenten of met gedachten over de zaak die voor u ligt.
Communicatie is essentieel voor een effectieve vergadering.
Wees selectief over deelnemers
Niemand waardeert het bijwonen van een vergadering die geen verband houdt met hen of hun werk. Bepaal wie er echt moet zijn en waarom. Wiens inbreng heb je nodig? Welke collega's moeten meedoen en zullen waarschijnlijk vragen hierover hebben?
Als iemand op uw lijst staat, hoeft u alleen maar te worden geïnformeerd over wat er is besproken, doe ze een plezier en haal ze van de lijst. Ze kunnen eenvoudig worden bijgewerkt met een vervolgmail. Tijd is waardevol en geen enkele werkgever wil een negatieve invloed hebben op de productiviteit door werknemers te laten zitten bij vergaderingen die onnodig zijn.
U moet een vergaderagenda maken
Een vergadering houden zonder een vaste vergaderagenda is vergelijkbaar met klimmen in een zeilboot en hopen dat de wind je brengt waar je naartoe wilt. Je zult - letterlijk - verloren zijn op zee. Uw agenda voor vergaderingen zal u naar uw eindbestemming leiden. Voeg onderwerpen toe die moeten worden besproken en die elk item behandelen als anderen deelnemen. E-mail de agenda van tevoren naar de deelnemers zodat iedereen weet wat te verwachten en komt voorbereid.
Blijf bij uw plan
Zelfs de best geplande vergadering zal mis gaan als de discussie ontspoort en af gaat op tangentiële onderwerpen. Dit is de reden waarom de meeste vergaderingen hun doel niet bereiken - ze blijven niet op schema. Stel aan het begin van uw vergadering basisregels en een specifieke toewijzingstijd voor elk item op uw agenda vast, evenals de algehele vergadering. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw komst vandaag. De tijd van iedereen is waardevol en het is mijn doel om deze vergadering tot minder dan een uur te houden.
Laten we ons houden aan de items die bij de hand zijn en de discussie over andere onderwerpen reserveren voor een later tijdstip. "Versterk iedereen die de discussie monopoliseert of onderwerpen introduceert, niet op de agenda.
Houd ze betrokken
Visuele hulpmiddelen gaan een lange weg in het houden van iedereen gericht op de vergadering en niet op hun telefoon of de klok. Plaats de agenda op een smartboard vooraan in de kamer. Project visuals op een groot scherm met behulp van een computer; alles om hun ogen voorop te houden.
Vat de vergadering samen
Ooit een vergadering verlaten en een heel andere afhaalmaaltijd hebben dan je collega? Zorg ervoor dat dit niet gebeurt tijdens uw vergadering door binnen 24 uur een e-mail te sturen naar een follow-up. Voeg een samenvatting toe, markeer belangrijke onderwerpen die zijn geadresseerd, toegewezen taken en geef deadlines aan. Als u dit tijdig verzendt, zorgt u ervoor dat aanwezigen de verkeerde kant opgaan.