De aftrek van het thuiskantoor wordt berekend op basis van het percentage van het werkgebied in het totale gebied van het huis. De mogelijkheid om uitgaven voor thuiskantoor in mindering te brengen verschilt naargelang de belastingbetaler een zelfstandige of een werknemer is.
In beide gevallen moet het thuiskantoor regelmatig en uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Zelfstandigen kunnen hun uitgaven aan hun thuiskantoor aftrekken van hun inkomsten uit zelfstandige activiteiten, waardoor hun inkomstenbelasting en zelfstandige belasting wordt verlaagd.
Medewerkers die thuis werken, kunnen de aftrek voor hun thuiskantoor gebruiken als ze vanuit huis werken voor het gemak van hun werkgever. Medewerkers trekken hun thuiskantoor af als een deel van de aftrek voor personeelsbeloningen, wat mogelijk inkomstenbelastingen kan verlagen.
Subsidiabiliteitscriteria voor de aftrek van het thuiskantoor
Om in aanmerking te komen voor aftrek van de kosten van thuiswerk, moet een persoon een deel van zijn of haar verblijf uitsluitend op regelmatige basis gebruiken op een van de volgende manieren:
- als de belangrijkste handelsplaats voor elk handels- of bedrijfsadres,
- als een bedrijfszetel die wordt gebruikt door patiënten, cliënten of klanten bij het ontmoeten of afhandelen van de individuele belastingbetaler in de normale uitoefening van zijn of haar beroep of bedrijf, of
- in het geval van een afzonderlijke structuur die niet aan de woning is verbonden, wordt de ruimte gebruikt in verband met de handel of het bedrijf van de persoon. (Internal Revenue Code, sectie 280A (c).)
Bovendien hebben werknemers een vierde criterium: het exclusieve zakelijke gebruik van het thuiskantoor moet voor het gemak van de werkgever zijn (Internal Revenue Code, sectie 280A (c)) en niet "louter passend en nuttig" (publicatie 587).
Thuiswerken kan geschikt en nuttig zijn voor de werknemer, maar werken vanuit huis moet voor het gemak van de werkgever zijn om fiscaal aftrekbaar te zijn.
"Telewerkers die thuis moeten werken, voldoen aan de comforttest van de werkgever", constateert de redactie van JK Lasser's Your Income Tax (pagina's 410-411, editie 2013), "maar als een werknemer thuiswerk vraagt en de werkgever een lokaal kantoor heeft beschikbare ruimte, zal de IRS waarschijnlijk, behoudens ongebruikelijke feiten, beweren dat het kantoor aan huis voor het gemak van de werknemer is en niet voor het gemak van de werkgever.De IRS heeft geen specifieke richtlijnen voor telewerkers verstrekt. '
Wat exclusief gebruik betekent
Exclusief gebruik betekent dat het thuiskantoor alleen wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden en niet voor persoonlijke doeleinden. In publicatie 587 legt de IRS uit:
"Om in aanmerking te komen voor de exclusieve gebruikstest, moet u een specifiek gedeelte van uw huis alleen voor uw beroep of bedrijf gebruiken.Het gebied dat voor zaken wordt gebruikt, kan een ruimte of een andere, afzonderlijk identificeerbare ruimte zijn.De ruimte hoeft niet te worden afgebakend door een permanente partitie.
"U voldoet niet aan de vereisten van de exclusieve gebruikstest als u het betreffende gebied gebruikt voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden."
Er zijn twee uitzonderingen op de exclusieve gebruikstest:
1. Een deel van het huis wordt gebruikt voor de opslag van inventaris of productmonsters
Als een persoon een deel van zijn woning gebruikt om inventaris of productvoorbeelden op te slaan, kan het opslaggebied worden meegenomen in de berekening van de thuiskantooraftrek zonder dat die ruimte voldoet aan de exclusieve gebruikstest. Om het opslaggebied af te trekken, moet de persoon aan alle volgende vijf tests voldoen:
- "U verkoopt producten in de groothandel of de detailhandel als uw handels- of bedrijfsactiviteit.
- "U bewaart de inventaris- of productmonsters bij u thuis voor gebruik in uw handels- of zakelijke doeleinden.
- "Uw huis is de enige vaste locatie van uw bedrijf of bedrijf.
- "Je gebruikt de opslagruimte op een regelmatige basis.
- "De ruimte die u gebruikt, is een afzonderlijk identificeerbare ruimte die geschikt is voor opslag." (Publicatie 587, IRS.gov)
Deze regel lijkt vooral nuttig voor mensen die goederen verkopen op een veiling of consignatie, op rommelmarkten of straatfeesten, en andere detailhandelaren of groothandels die geen aparte winkel of magazijn hebben voor het opslaan van inventaris. De IRS legt uit in Fact Sheet 2007-23:
"[Verkoop- en zendingsexporteurs mogen hun aftrek berekenen voor de uitgaven die toewijsbaar zijn aan de ruimte in de woning die regelmatig wordt gebruikt (hoeft niet exclusief te zijn) om inventaris en / of productmonsters op te slaan als de woning de enige vaste locatie van de handels- of groothandelsveiling of consignatieactiviteiten. "
De IRS biedt het volgende voorbeeld van deze uitzondering op de test voor exclusief gebruik in publicatie 587:
"Uw huis is de enige vaste locatie van uw bedrijf voor de verkoop van monteursgereedschap in de detailhandel. U gebruikt regelmatig de helft van uw kelderruimte voor het opslaan van inventaris en productmonsters. U gebruikt het gebied soms voor persoonlijke doeleinden. aftrekbaar, hoewel u dit deel van uw kelder niet uitsluitend voor zaken gebruikt. "
2. Een deel van het huis wordt gebruikt als een kinderdagverblijf
Als een persoon een dagopvang buitenshuis uitvoert, kan het gebied dat wordt gebruikt voor kinderopvang ook na het werk worden gebruikt voor persoonlijk gebruik. Om aan deze situatie tegemoet te komen, mogen kinderopvangaanbieders hun uitgaven voor thuiskantoor aftrekken, zelfs als het gebied niet uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
In publicatie 587 legt de IRS uit:
"Als u op regelmatige basis ruimte in huis gebruikt voor het verzorgen van kinderopvang, kunt u mogelijk een aftrek voor dat deel van uw woning aanvragen, zelfs als u dezelfde ruimte gebruikt voor niet-zakelijke doeleinden. Om in aanmerking te komen voor deze uitzondering op het exclusieve gebruik regel moet u aan beide volgende vereisten voldoen.
- "Je moet in de handel zijn of zaken doen met het bieden van kinderopvang voor kinderen, personen van 65 jaar of ouder, of personen die fysiek of mentaal niet in staat zijn om voor zichzelf te zorgen.
- "U moet een aanvraag hebben ingediend voor, zijn ingewilligd voor, of zijn vrijgesteld van het hebben van een vergunning, certificering, registratie of goedkeuring als een dagcentrum of als een opvanghuis voor gezinnen of groepen volgens de nationale wetgeving. werd afgewezen of uw licentie of andere machtiging werd ingetrokken. " (Zie ook, Internal Revenue Code, sectie 280A (c) (4).)
Kinderopvang dienstverleners berekenen hun bedrijfsgebruik percentage voor de aftrek van het thuiskantoor op formulier 8829, regels 4 tot en met 7.
Wat regelmatig gebruik betekent
Regelmatig gebruik houdt in dat het thuiskantoorgebied consistent wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden, in plaats van sporadisch of af en toe.
"Om in aanmerking te komen voor de reguliere gebruikstoets, moet u regelmatig een specifiek gedeelte van uw woning gebruiken voor zakelijk gebruik. Incidenteel of occasioneel zakelijk gebruik is geen normaal gebruik. U moet rekening houden met alle feiten en omstandigheden om te bepalen of uw gebruik op een regelmatige basis. " (Publicatie 587, IRS.gov)
De Home Office Aftrek voor Zelfstandigen
Voor zelfstandigen verlaagt de aftrek van het thuiskantoor het netto-inkomen uit bedrijfsuitoefening afhankelijk van de inkomstenbelasting en de belasting op zelfstandigen. Zo helpt de aftrek van de thuiskantoor om zowel de inkomstenbelasting als de belasting voor zelfstandigen te verlagen.
De Home Office-aftrek voor werknemers
Voor werknemers wordt de aftrek voor thuiswerkgelegenheid genomen als onderdeel van de diverse gespecificeerde aftrek voor bedrijfskosten van werknemers . De totale diverse inhoudingen (inclusief eventuele kosten van thuiswerk) worden verminderd met 2% van het aangepaste bruto-inkomen van een persoon. Het restant, na te zijn verlaagd met 2% van AGI, is wat is opgenomen als een gespecificeerde aftrek. Diverse aftrekkingen worden echter aangepast door de alternatieve minimum belasting (AMT). Medewerkers die onder AMT vallen, zullen dus merken dat ze weinig of geen voordeel hebben van het in mindering brengen van hun thuiskantoor en andere werkgerelateerde uitgaven.
Werknemers die thuis werken, kunnen overwegen om een vergoeding van hun werkgever te vragen voor het zakelijke gedeelte van hun woning. Zolang de werkgever de werknemer terugbetaalt voor thuiskantooruitgaven onder een verantwoordingsplan , ontvangt de werknemer een belastingvrije terugbetaling van de kosten van hun thuiskantoor en neemt de werkgever een aftrek voor de kosten van thuiswerk. In deze situatie zou de werknemer de uitgaven aan thuiskantoren niet aftrekken van zijn belastingaangifte, omdat de kosten al zijn vergoed. Vergoedingen vermijden aldus de 2% van de gecorrigeerde bruto-inkomensbeperking op de aftrek van het thuiskantoor en vermijden de AMT-aanpassing.
Voorbeeld. Teresa is een externe verkoper en haar werkgever biedt haar geen kantoorruimte. Teresa moet vanuit huis werken wanneer zij niet op reis is om klanten te ontmoeten. Teresa gebruikt 12% van haar huis als een kantoor, dat ze regelmatig gebruikt (vijf dagen per week, wanneer ze niet reizen) en uitsluitend (de kamer wordt niet gebruikt voor persoonlijke activiteiten). De lonen van Teresa zijn $ 50.000 en ze heeft geen ander inkomen en geen aanpassingen aan het inkomen. De huur van Teresa is $ 2.000 per maand en ze heeft geen andere thuiskantoorkosten. Laten we eens kijken hoe de aftrek van hun thuiskantoor wordt berekend en wat de belastingeffecten zouden zijn.
Thuiskantooraftrek: 12% x $ 24.000 jaarlijkse huur = $ 2,880.
Als werknemer zou Teresa dit aftrekken als een verschillende gespecificeerde aftrek van haar schema A. Relevante regels van haar Form 1040 en Schedule A zouden er als volgt uitzien:
Lijn | Beschrijving | Bedrag |
1040 Lijn 7 | loon | 50.000 |
1040 Lijn 37 | Bijgesteld bruto inkomen | 50.000 |
Sch. A Lijn 21 | Niet-vergoede personeelsuitgaven | 2880 |
Sch. A Lijn 26 | Minder 2% van het gecorrigeerde bruto inkomen | -1.000 |
Sch. A Lijn 27 | Aftrekbaar deel van diverse aftrekkingen | 1880 |
Laten we nu eens kijken wat de belastingeffecten voor Teresa zouden zijn. Ten eerste moeten we analyseren of het voordelig is voor Teresa om de standaardaftrek te specificeren of te nemen. Op basis van de gepresenteerde informatie weten we het niet. Is het totaal van alle gespecificeerde inhoudingen van Teresa, inclusief het aftrekbare deel van haar aftrekposten, hoger dan haar standaardaftrek voor het jaar? Of moet ze specificeren? Als dit het geval is, levert specificatie betere belastingresultaten op dan de standaardaftrek.
Wat zou de belastingimpact zijn als ze specificeert? Op basis van wat we weten over haar financiën bevindt Teresa zich waarschijnlijk in de belastingschijf van 25% (aan de hand van de belastingtarieven voor 2014). Teresa's thuiskantooraftrek van $ 1.880 (na de 2% van de AGI-drempel) zou haar federale inkomstenbelasting verlagen met 1.880 x 25% = $ 470.
Als alternatief kan Teresa terugbetaling vragen aan haar werkgever. Als haar werkgever Teresa $ 2,880 zou terugbetalen voor zakelijk gebruik van haar huis, zou die $ 2,880 belastingvrij zijn voor Teresa. Ze zou niet in aanmerking komen om dezelfde uitgaven aan het thuiskantoor opnieuw af te trekken als een verschillende gespecificeerde aftrek. In dit specifieke voorbeeld kon Teresa ofwel de aftrek van het thuiskantoor innen en haar federale inkomstenbelasting met $ 470 verlagen, anders zou ze $ 2880 aan belastingvrije vergoedingen van haar werkgever kunnen ontvangen.
Welke kosten kunnen worden opgenomen in de aftrek voor thuiswerk
Thuiskantoorkosten zijn gegroepeerd in directe en indirecte uitgaven. Een directe uitgave is een kost die uitsluitend betrekking heeft op het thuiskantoor en kan volledig worden afgetrokken. "Directe uitgaven komen alleen ten goede aan het zakelijke gedeelte van uw huis, zoals schilderwerk of reparaties aan het specifieke gebied of ruimten die voor zaken worden gebruikt" (Instructies voor formulier 8829).
Indirecte uitgaven zijn uitgaven die van toepassing zijn op het gehele onroerend goed. "Indirecte kosten zijn voor het up-to-date houden van uw hele huis, ze komen ten goede aan zowel de zakelijke als persoonlijke delen van uw woning" (Instructies voor formulier 8829). Indirecte uitgaven zoals huur, verzekering en nutsvoorzieningen zijn aftrekbaar op basis van het bedrijfsgebruikspercentage van het thuiskantoor.
Uitgaven gerelateerd aan een thuiskantoor zijn onder meer:
- Huur
- nutsbedrijven
- Inboedelverzekering
- Reparaties en onderhoud
- Ongevallen verliezen
- Hypotheekrente
- Eigendom belasting
- waardevermindering
Bedrijfsgebruikspercentage voor de aftrek van het thuiskantoor
Het bedrag van de kosten van thuiswerk dat kan worden afgetrokken, wordt bepaald door uit te zoeken welk percentage de thuiskantoorruimte wordt vergeleken met het hele huis of appartement. Dit percentage wordt gebruikt om te bepalen hoeveel van uw indirecte kosten kunnen worden afgetrokken. De IRS adviseert:
"Om het bedrijfspercentage te vinden, vergelijkt u de grootte van het deel van uw woning dat u voor uw bedrijf gebruikt, en gebruikt u het resulterende percentage om het zakelijke deel van de kosten voor het gebruik van uw hele huis te berekenen.
"U kunt elke redelijke methode gebruiken om het bedrijfspercentage te bepalen. Dit zijn twee veelgebruikte methoden om het percentage te bepalen.
- "Verdeel het gebied (lengte vermenigvuldigd met de breedte) dat voor het bedrijfsleven wordt gebruikt, door het totale gebied van uw huis.
- "Als de kamers in uw huis ongeveer even groot zijn, kunt u het aantal gebruikte kamers delen door het totale aantal kamers in uw huis" (publicatie 587).
Stel bijvoorbeeld dat Tom zijn tweede slaapkamer regelmatig en uitsluitend als kantoor gebruikt, en die kamer meet 10 voet bij 15 voet (150 vierkante voet). Het hele huis van Tom is 1.250 vierkante voet. Tom's bedrijfsgebruikspercentage is 150 gedeeld door 1250, wat gelijk is aan 12%. Als Tom voldoet aan de bovenstaande kwalificaties, zou Tom in staat zijn om 12% van de indirecte thuiswerkgerelateerde uitgaven (zoals huur, huurdersverzekering en hulpprogramma's) af te trekken. Bovendien kon Tom 100% van alle directe aan het thuiskantoor gerelateerde uitgaven aftrekken (zoals het repareren van de gipsplaat in het kantoor aan huis of het opnieuw schilderen van het kantoorgebied).
Beperking van de aftrek van het thuiskantoor
De aftrek voor thuiswerk is beperkt tot het voorlopige netto-inkomen van een persoon uit de handel of het bedrijf waarmee het thuiskantoor is verbonden. Voorlopige netto-inkomsten zijn de bruto inkomsten uit de handel of het bedrijf minus aftrekbare kosten, andere dan de aftrek voor thuiswerk. Aftrekposten voor thuiskantoren boven deze limiet worden overgedragen naar het volgende belastingjaar. Met andere woorden, het thuiskantoor kan het netto-inkomen van een bedrijf maximaal terugbrengen tot nul, maar niet minder dan nul. De aftrek van het thuiskantoor kan niet worden gebruikt om een verlies te veroorzaken of om een verlies te vergroten.
Specifieker:
"Als uw bruto inkomen uit het zakelijke gebruik van uw woning gelijk is aan of groter is dan uw totale bedrijfskosten (inclusief afschrijving), kunt u al uw zakelijke uitgaven in verband met het gebruik van uw woning aftrekken.
"Als uw bruto inkomen uit zakelijk gebruik van uw huis lager is dan uw totale bedrijfskosten, is uw aftrek voor bepaalde uitgaven voor zakelijk gebruik van uw woning beperkt.
"Uw aftrek van niet-aftrekbare onkosten, zoals verzekeringen, nutsvoorzieningen en afschrijvingen (met als laatste afschrijving) die aan het bedrijf kunnen worden toegerekend, is beperkt tot het bruto-inkomen uit het zakelijk gebruik van uw woning minus de som van het volgende.
- "Het zakelijke deel van de uitgaven die u kunt aftrekken, zelfs als u uw woning niet hebt gebruikt voor zakelijke doeleinden (zoals hypotheekrente, onroerendezaakbelastingen en ongevallenverlies en diefstal die zijn toegestaan als gespecificeerde aftrekken op schema A (formulier 1040)). ..
- "De bedrijfskosten die betrekking hebben op de bedrijfsactiviteit in huis (bijvoorbeeld bedrijfstelefoon, benodigdheden en afschrijving op apparatuur), maar niet op het gebruik van het huis zelf" (publicatie 587).
De aftrek van het thuiskantoor berekenen
Om de aftrek van het thuiskantoor te berekenen, moet u weten wat uw kosten zijn voor het thuiskantoor, of die uitgaven direct of indirect verband houden met het thuiskantoor, het bedrijfsgebruikspercentage van het thuiskantoor en de beperking op het maximumaantal bedrag van de aftrek voor thuiswerk.
Als de ruimte slechts een deel van het jaar als thuiskantoor wordt gebruikt, zorg er dan voor dat u alleen uitgaven gebruikt gedurende de periode dat de ruimte werd gebruikt als thuiskantoor bij het berekenen van uw aftrek.
Huiseigenaren zullen hun inhoudingen tussen schema A en de aftrek voor het thuiskantoor moeten proreren. Dit is van toepassing op aftrekbare kosten voor hypotheekrente, onroerende voorheffing en ongevallenverliezen. Raadpleeg de instructies voor formulier 8829, regels 9, 10 en 11 van de IRS voor meer informatie.
- Zelfstandigen die Schema C indienen, berekenen de aftrek voor hun thuiskantoor en eventuele beperking van de aftrek met formulier 8829 (pdf).
- Zelfstandige boeren, zzp'ers en werknemers berekenen de aftrek voor hun thuiskantoor en eventuele beperking van de aftrek met behulp van het 'Werkblad om de aftrek voor zakelijk gebruik van uw huis te berekenen' in publicatie 587 (pdf).
Vereenvoudigde methode voor het berekenen van de aftrek van het thuiskantoor
Vanaf het jaar 2013 staat de IRS het gebruik toe van een vereenvoudigde methode voor het berekenen van de aftrek voor thuiskantoren. Volgens de vereenvoudigde methode wordt de aftrek voor het thuiskantoor berekend op $ 5 per vierkante voet vermenigvuldigd met het oppervlak van het thuiskantoor, maximaal 300 vierkante voet. De vereenvoudigde methode is beperkt tot "$ 1.500 per jaar op basis van $ 5 per vierkante voet voor maximaal 300 vierkante voet", zei de IRS (IR-2013-5).
Record houden
Documenten met betrekking tot de aftrek van het thuiskantoor moeten samen met uw kopie van de aangifte worden bewaard. Relevante documentatie kan zijn:
- Metingen van de thuiskantoorruimte en de totale oppervlakte van de woning;
- Bewijs van betaling van huur, nutsvoorzieningen, reparaties, verzekeringen en andere uitgaven die worden gedeclareerd als onderdeel van de aftrek voor thuiswerkgelegenheid;
- Documenten waaruit blijkt dat het thuiskantoor is voor het gemak van de werkgever (voor werknemers);
- Documenten waaruit blijkt dat het thuiskantoorgebied regelmatig en uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.