Stappen om de kosten te beheersen en de bedrijfsresultaten te beschermen
Als u een werkgever bent en werknemers heeft die kosten maken tijdens het zakendoen, is een uitstekende manier om die uitgaven en controlekosten te bekijken met zakelijke creditcards voor werknemers. Correct gebruikt, zakelijke creditcards kunnen u helpen om veel van uw zakelijke doelen te bereiken. Helaas kunnen ze ook het ongedaan maken van zowel u als uw medewerkers blijken te zijn, aangezien zij de weg vrijmaken voor een bedrijfsvrije herfst of op zijn minst een paar treden op de ladder.
Wat is een zakelijke creditcard?
Zakelijke creditcards zijn een groep regelingen die afzonderlijk en verschillend zijn van persoonlijke en kleine zakelijke kredieten. Een bedrijf kan zijn werknemers bedrijfskredietkaarten verstrekken om goedgekeurde, bedrijfsgerelateerde uitgaven, meestal van reissom, in rekening te brengen. Een zakelijke creditcard wordt normaal gesproken uitgegeven op naam van het bedrijf en met de naam van de werknemer erop. In tegenstelling tot persoonlijke en kleine zakelijke creditcards , worden bedrijfscreditcards uitgegeven door slechts een paar organisaties. Ze worden ook rechtstreeks uitgegeven tussen de onderneming en de emittent.
De regels kennen
Ongeacht waar een zakelijke creditcard vandaan komt, moet worden aanvaard met een volledig begrip van hoe het werkt. Dit geldt niet alleen voor de persoon die de kaart gebruikt, maar ook voor het bedrijf. Dit voorkomt veel misverstanden die iedereen kunnen kosten. De eerste hiervan is wie verantwoordelijk is voor de betaling.
Sommige kaarten dragen de bepaling dat, ondanks dat het een zakelijke creditcard is, de werknemer ervoor moet zorgen dat de betaling wordt gedaan. Voor anderen is het bedrijf waar een medewerker voor werkt verantwoordelijk voor de betaling.
Regels in werking stellen
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van zakelijke creditcards is het feit dat ze werkgevers in staat stellen om de uitgaven van hun werknemers beter in de gaten te houden, met name wanneer ze niet op kantoor zijn om te reizen.
Elk bedrijf dat een zakelijke creditcard uitgeeft, moet ervoor zorgen dat zijn beleid ten aanzien van procedures, bestedingslimieten en beperkingen wordt begrepen en gevolgd door werknemers. Bepaalde kosten, zoals vliegtickets en autoverhuur, kunnen bijvoorbeeld op de creditcard worden geplaatst, terwijl die kosten, zoals brandstof en tol, uit de zak van een medewerker moeten komen.
Medewerkers moeten ook begrijpen dat zelfs als er specifieke kosten worden goedgekeurd, er nog steeds limieten aan hen kunnen worden opgelegd. Regels zoals deze kunnen breed penseel of volgens bepaalde categorieën handelaars worden toegepast. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een bepaalde bestedingslimiet voor maaltijden goedkeuren, vooral wanneer klanten worden vermaakt, maar als dezelfde vertegenwoordiger besluit dat hij bloemen naar een klant wil sturen, is dat misschien niet toegestaan. Eerdere beperkingen van de uitgaven voor een kaart kunnen dat soort uitgaven beperken.
Valkuilen vermijden
Wanneer een zakelijke creditcard wordt uitgegeven, moet de medewerker weten hoe deze kaart kan worden gebruikt. Sommige bedrijven bieden zelfs trainingen aan over het gebruik van zakelijke creditcards, zodat de achtergrondinformatie over het gebruik ervan voor iedereen dezelfde is en niemand kan zeggen dat ze niet op de hoogte waren van het uitgeven van regels.
Een primair gevaar voor zakelijke creditcards is wanneer werknemers persoonlijk en zakelijk gebruik combineren . Vanzelfsprekend mogen persoonlijke kosten nooit worden verrekend met een zakelijke creditcard. Gelukkig, met de juiste bedieningselementen op die kaart, kunnen dit soort uitgavenproblemen worden gecontroleerd en geëlimineerd. In de meeste gevallen doen deze problemen zich voor wanneer een medewerker het gedoe van het tegelijkertijd maken van twee verschillende transacties wil overslaan, denkend: "Ik kan het bedrijf later terugbetalen." Aan de andere kant vindt deze afrekening in veel gevallen nooit plaats en wordt de werknemer op ramkoers gebracht met het management van het bedrijf.
Een liberale toepassing van gezond verstand
Als er een voordeel is bij het gebruik van zakelijke creditcards , is het het vermogen van bedrijven om werknemers ervan bewust te maken dat ze in de gaten worden gehouden.
Dit zou echter geen punt van zorg moeten zijn. Het moet werknemers opmerken dat hun uitgaven in naam van het bedrijf belangrijk zijn en dat ze gezond verstand moeten gebruiken in de manier waarop ze de kas van het bedrijf besteden. Al het andere heeft alleen een negatieve invloed op de bedrijfsresultaten, ook voor de werknemers.