Als uw bedrijf een verantwoordingsplan heeft, is de vergoeding van bepaalde zakelijke uitgaven niet belastbaar voor de werknemer. Als het terugbetalingsplan van uw bedrijf niet voldoet aan de IRS-vereisten voor een verantwoordingsplan, zijn deze terugbetalingen belastbaar voor de werknemer en moeten de federale inkomstenbelastingen en loonheffingen op deze betalingen worden ingehouden.
Daarnaast moet u als werkgever deze betalingen melden op het W -2-formulier van de werknemer.
Verantwoordingsplannen kunnen een vergoeding omvatten voor een aantal verschillende personeelskosten, waaronder:
- Reiskosten van werknemers, inclusief maaltijden en entertainment,
- Aankoop van gereedschap en uitrusting, en
- Kosten thuiskantoor kantoor.
Het verantwoordingsplan moet ook een procedure bevatten waarbij werknemers worden verplicht overtollige vergoedingen (die de toegestane bedragen overschrijden) aan de werkgever terug te betalen. Als een werkgever een verantwoordingsplan opstelt en onderhoudt, hoeven reiskosten van werknemers niet als belastbaar inkomen te worden behandeld.
Toegestane planvereisten
Om door de IRS als een "verantwoordingsplan" te worden beschouwd, moet uw overeenkomst ALLE volgende elementen bevatten:
- De kosten moeten een zakelijke relatie hebben ; dat wil zeggen, ze moeten betaald of gemaakt zijn tijdens het uitvoeren van diensten als een werknemer.
- De werknemer moet binnen een redelijke termijn voldoende verantwoording afleggen aan de werkgever voor deze uitgaven. U moet van werknemers eisen dat ze u gedetailleerde informatie verstrekken over deze uitgaven, inclusief datum, tijd, plaats, bedrag en zakelijke doeleinden voor de kosten.
- U moet van de werknemer eisen dat hij overtollige vergoedingen retourneert binnen een redelijke en specifieke periode, afhankelijk van de omstandigheden
Als niet aan alle drie deze vereisten wordt voldaan, wordt het plan bepaald door de IRS om niet aansprakelijk te worden gesteld en zijn alle kosten die door uw bedrijf aan de werknemer worden terugbetaald belastbaar voor de werknemer.
Excess vergoedingen
Excess vergoeding is een vergoeding die hoger is dan toegestane bedragen. Als de werknemer niet binnen een redelijke termijn overtollige vergoedingen terugstort, zijn deze overtollige bedragen belastbaar voor de werknemer. De meest voorkomende omstandigheid is een geval waarin u een werknemer een voorschot geeft voordat zij naar een reis vertrekt en haar uitgaven tijdens de reis minder zijn dan het voorgeschoten bedrag.
Een redelijke termijn voor het retourneren van overtollige vergoedingen wordt bepaald door de IRS, bijvoorbeeld:
- Een voorschot ontvangen binnen 30 dagen na het tijdstip van de uitgave
- De medewerker verstrekt een adequate rekening van de uitgaven binnen 60 dagen nadat deze zijn betaald of opgelopen.
- De werknemer retourneert het teveel betaalde binnen 120 dagen nadat het is betaald of gemaakt.
- De werknemer krijgt een verklaring (ten minste per kwartaal) waarin wordt gevraagd om teruggave of afdoende boekhoudkundige verwerking van openstaande voorschotten, en de medewerker voldoet binnen 120 dagen na ontvangst van de verklaring.
Een verantwoordbaar plan indienen bij de IRS
Nee, er is geen vereiste dat u een geschreven plan indient bij de IRS. Maar u moet kunnen aantonen dat u uw vereisten hebt gedefinieerd voor het vergoeden van werknemers voor onkosten. U hebt iets schriftelijk nodig om de IRS te laten zien dat u begrijpt wat een verantwoordelijk plan is en dat u uw bedrijf naar de vereisten uitvoert.
Ten eerste moet u deze vereisten schriftelijk opnemen, als onderdeel van uw personeelsbeleid en procedureshandleiding.
Ten tweede moet u alle transacties met werknemers documenteren voor hun onkostenvergoedingen, en een administratie bijhouden om aan te tonen dat aan alle vereisten van het verantwoordingsplan is voldaan.
Verantwoordingsplan-effect en bedrijfsbelastingen
Of deze uitgaven binnen een verantwoordingsplan worden gedaan, heeft geen directe invloed op uw vermogen om deze uitgaven af te trekken van uw belastingaangifte. Maar u moet nog steeds voldoende documentatie overleggen om aan te tonen dat deze uitgaven bedrijfsgerelateerd waren.
Voor reisvergoedingen kunt u bijvoorbeeld de kosten op de betreffende regel van uw belastingaangifte aftrekken. Gebruik bijvoorbeeld voor maaltijden en entertainmentuitgaven lijn 24b van Schedule C (voor eenmanszaken of LLC's met één lid.)