Reizen in de VS en internationaal
Wat wordt beschouwd als zakenreizen
Zakenreizen worden door de IRS gedefinieerd als reizen van uw belastinghuis dat "aanzienlijk langer is dan het dagelijkse werk" en dat betekent dat u moet slapen of uitrusten terwijl u niet thuis bent. Je moet ook weg van huis slapen om deze kosten te kunnen aftrekken. De reis moet ook "tijdelijk" zijn (duurt minder dan een jaar). Uw belastinghuis is uw vaste bedrijfsadres, niet uw gezinswoning (tenzij u een thuisbedrijf hebt); het is de plek waar je naartoe reist, voor zakelijke doeleinden.
Een aftrek voor zakelijk reizen met persoonlijke items
Om kosten voor zakenreizen binnen de VS af te trekken, moet de reis "volledig" zakelijk gerelateerd zijn. Als u een incidentele persoonlijke reis had tijdens de reis - bijvoorbeeld bij een bezoek aan het gezin of een uitstapje maakte - zijn de kosten met betrekking tot de persoonlijke activiteiten (gasafstanden naar iemands huis of hotel op een persoonlijke locatie) geen aftrekbare zakelijke kosten.
Als de reis voornamelijk persoonlijk is, zoals een vakantie, kunt u geen zakelijke uitgaven aftrekken, tenzij u kunt aantonen dat deze uitgaven rechtstreeks verband houden met uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld op vakantie gaat en 's ochtends een klant bezoekt, kunt u de kosten van het bezoek aftrekken, maar niet de kosten om van uw belastinghuis naar de locatie van de klant te gaan.
Zakelijke en persoonlijke uitstapjes Gedeeltelijk in de VS en gedeeltelijk buiten de VS.
Als u een reis maakt om zakelijke en persoonlijke redenen die zich gedeeltelijk in de VS en gedeeltelijk buiten de VS bevindt, volgt u de IRS-richtlijnen voor de locatie van de reis. Als u bijvoorbeeld drie dagen binnen de VS doorbrengt, zijn de in het land geldende regels (hierboven beschreven) van toepassing en als u vervolgens nog drie dagen in Canada doorbrengt, zijn de regels voor buitenlanders van toepassing.
Zakelijk reizen buiten de VS.
Als u buiten de VS reist en u de hele tijd aan zakelijke activiteiten doorbrengt, kunt u al uw reiskosten als zakelijke uitgaven aftrekken. Als u zakelijke en persoonlijke activiteiten combineert als onderdeel van een internationale reis, moet u uw tijd verdelen tussen bedrijfsactiviteiten en persoonlijke activiteiten. De IRS heeft zeer specifieke regels en formules voor het toewijzen van tijd tussen zakelijke en persoonlijke dagen. Zie IRS-publicatie 463 (link hieronder) voor meer informatie.
Aftrek van reiskosten en enkele uitzonderingen
Zelfs als u niet al uw tijd aan zakelijke activiteiten besteedt, kunnen uw zakelijke uitgaven aftrekbaar zijn als ze voldoen aan ten minste een van de vier uitzonderingen:
- Als u geen "substantiële controle" had over de regelingen voor de reis. Als u bijvoorbeeld op vrijdag en maandag tijdens een weekend buiten de VS moet verblijven voor zakelijke bijeenkomsten, kunt u niet zo goed teruggaan naar uw belastinghuis, alleen voor het weekend.
- Als u langer dan een week buiten de VS reist, kan uw reis als volledig voor het bedrijfsleven worden beschouwd, zelfs als u zakelijke en persoonlijke activiteiten combineert.
- Als u minder dan 25% van uw tijd besteedt aan persoonlijke activiteiten tijdens de reis
- Uw reis kan volledig voor het bedrijfsleven worden beschouwd als u kunt vaststellen dat vakantie geen belangrijke overweging was, zelfs als u controle had over de reisarrangementen.
Om percentages te bepalen, deelt u het totale aantal dagen van de reis met het aantal persoonlijke dagen.
Meer over de IRS-voorschriften voor zakenreizen
De IRS-voorschriften zijn veel gecompliceerder dan in dit artikel wordt beschreven. Zie IRS-publicatie 463 voor meer informatie over inhoudingen voor zakenreizen. Zie dit artikel met antwoorden op veelgestelde vragen over de aftrek van bedrijfskosten voor meer informatie over zakelijke reiskosten .
Disclaimer Dit artikel is slechts een algemene discussie over dit onderwerp en is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Neem contact op met uw belastingkantoor voordat u aftrekposten neemt.