Creditcardbetalingen aan uw bedrijf worden gerapporteerd aan de IRS
De wet
Internal Revenue Code, sectie 6050W (c) (2) vereist dat banken en handelaren jaarlijkse brutobetalingen moeten rapporteren die verwerkt zijn met creditcards en / of debetkaarten aan de IRS, evenals aan de handelaars die ze hebben ontvangen. Creditcardbetalingen worden gerapporteerd met behulp van formulier 1099-K. Kopieën van het formulier worden zowel naar het bedrijf als naar de IRS verzonden.
Gegevens over creditcardbetalingen en betalingsrapporten voor verkopers
Banken en andere afwikkelingsdiensten moeten brutojaarlijkse ontvangsten rapporteren voor elke handelaar. De inkomstenrapportage is van toepassing op 'elke transactie waarbij een betaalkaart als betaling wordt geaccepteerd', volgens de IRS. Banken en andere financiële dienstverleners moeten het totale bruto bedrag van creditcard- en bankpasbetalingen voor het jaar voor elke handelaar rapporteren.
Uitzondering voor De Minimis Payments
In IRS-termen betekent "de minimis" over het algemeen dat een evenement belastingneutraal is. De de minimis-betalingsregel voor het melden van creditcardbetalingen bepaalt dat banken en betalingsafwikkelingsdiensten onder bepaalde omstandigheden formulier 1099-K niet hoeven uit te geven.
Deze informatieretour is niet vereist als:
- De totale betalingstransacties van een verkoper voor het jaar bedragen niet meer dan $ 20.000, en
- Het totale aantal transacties van de verkoper is niet groter dan 200.
Tips voor creditcard-rapportage
Kleine bedrijven moeten hun boekhoudkundige en boekhoudkundige praktijken regelmatig herzien en bijwerken om ervoor te zorgen dat zij de door de banken ingediende informatiereturna kunnen afstemmen wanneer zij kopieën ontvangen.
Eventuele discrepanties in de rapportage moeten worden opgelost, zodat nauwkeurige belastingaangiften kunnen worden ingediend bij de IRS.
Verdere details met betrekking tot creditcard- en merchant account-rapportage worden uiteengezet in de voorschriften uitgegeven door de Internal Revenue Service in REG-139255-08 . Onder andere de IRS-gegevens die verantwoordelijk zijn voor de rapportage, hoe de brutobedragen worden berekend en waarin wordt gesteld dat betalingskantoren van bedrijven kunnen worden verplicht geld achter te houden voor back-up-inhouding.
De IRS heeft ook instructies vrijgegeven voor formulier 1099-K . Bedrijfseigenaren en accountants zouden dit formulier moeten beoordelen om vertrouwd te raken met het formaat.
Houd chargebacks bij
De wet vereist dat banken bruto- of totaalontvangsten moeten rapporteren, maar verkopers hebben vaak terugvorderingen waarbij de kaartaanbieder een transactie omdraait als gevolg van fraude of vanwege een geschil. Verkopers kunnen restituties uitgeven of ze kunnen pinpassen hebben waarbij de klant geld terug krijgt. Banken en andere betalingsverkeerdiensten rapporteren alleen bruto maandelijkse en jaarlijkse betalingen. Kosten, chargebacks, terugbetalingen en andere soortgelijke items worden niet gesaldeerd met brutobedragen voor IRS-rapportagedoeleinden, en dit kan leiden tot hogere baten die worden gerapporteerd dan daadwerkelijk zijn ontvangen.
Bedrijven moeten beschikken over grondige boekhoudprocedures om deze transacties afzonderlijk bij te houden. Met andere woorden, als u gewend bent om alleen een netto storting van een verkopersaccount te registreren, zou het verstandig zijn om die nettobedragen te scheiden in bruto ontvangsten en de bijbehorende vergoedingen en terugbetalingen, zodat uw interne financiële verslagen gemakkelijker kunnen worden verzoend met Formulier 1099-K.
Betaalkaartrapportering Vereist Merchant Identification
Verkopers moeten hun betalingsverwerker voorzien van de volledige wettelijke naam van hun bedrijf, hun adressen en identificatienummers van belastingbetalers, zodat financiële instellingen creditcard- en bankpasbewijzen kunnen aangeven. Voor de meeste bedrijven is het identificatienummer van de belastingplichtige het identificatienummer van hun werkgever of EIN. Betalingsverwerkers kunnen bedrijven vragen hen Formulieren W-9 te verstrekken, zodat zij deze informatie kunnen verkrijgen.
Mogelijke back-up-inhoudingproblemen
Verkopers die hun identificatienummers van belastingbetalers niet verstrekken, kunnen worden onderworpen aan een bronbelasting op hun betalingen met een percentage van 28 procent. Handelaren moeten hun kaart betalingsdienstaanbieder voorzien van hun namen, adressen en EIN's om back-up achterhouden te voorkomen, omdat het een bedrijf in financiële moeilijkheden kan laten. Ondernemers die worstelen met belastingschulden, moeten samenwerken met een belastingdeskundige om een terugbetalingsstrategie te ontwikkelen die elke inhouding op hun kaartbetalingen verhindert.