Uw kantooromgeving op kantoor functioneel en efficiënt maken
Werken vanuit huis biedt vele voordelen - van de flexibiliteit van het instellen van uw eigen schema tot het besparen van tijd en gasgeld door uw dagelijkse woon-werkverkeer praktisch te elimineren. Succesvol zijn in een thuiskantoor vereist echter het creëren van een kantoorruimte die efficiëntie bevordert in een niet-traditionele werkomgeving. Overweeg de volgende tips om een professionele werkruimte voor uw nieuwe bedrijf te definiëren.
01 - Maak een lijst met uw kritische kantoorbehoeften
02 - Kies een toepassingsgebied voor uw thuiskantoor
Zodra u uw lijst met kritieke behoeften hebt gemaakt, heeft u een beter idee van hoeveel ruimte u werkelijk nodig heeft voor een kantoor. Met dat in gedachten kunt u nu een speciaal gedeelte van uw huis kiezen voor kantoorruimte. Idealiter zou het kantoor in een rustige omgeving moeten zijn met een zekere mate van privacy. Dit is vooral belangrijk als u het huis deelt met een partner, kinderen of zelfs een kamergenoot. Een logeerkamer met een deur kan bijvoorbeeld het beste zijn omdat deze kan helpen bij het filteren van geluid van de rest van het huis. Of, als u klanten in uw thuiskantoor zult ontmoeten, kan het efficiënter zijn om een kamer bij de hoofdingang van het huis te kiezen.
03 - Creatief: werkruimte- en opslagvereisten in evenwicht brengen
Vaak heeft een kantoor aan huis een beperkte ruimte en kan het krap zijn, zelfs met alleen een stoel en een bureau in de kamer. Het onderhouden van een professioneel kantoor is echter afhankelijk van een goede organisatie. Dat betekent een ruimte plannen die voldoende ruimte heeft voor zowel opslag (bestanden, benodigdheden, enz.) Als een ruim gebied om uit te spreiden en te werken. Misschien moet je creatief worden. Bouw bijvoorbeeld uw eigen bureau dat archiefkasten gebruikt als basis met hout of een laminaat aanrecht voor de bovenkant. Mogelijk moet u ook bestanden in een andere ruimte opslaan. Houd er rekening mee dat de algemene vuistregel is dat bestanden of benodigdheden die u vaak gebruikt, gemakkelijk toegankelijk moeten zijn. Nogmaals, het doel is om een georganiseerde kantoorruimte te creëren die aan al uw basisbehoeften voldoet.
04 - Fleur uw thuiskantoor op met een goede verlichting
Kies waar mogelijk een ruimte voor uw kantoor die veel daglicht binnenlaat. Dit biedt een goede basis voor een heldere werkruimte die vervolgens kan worden verbeterd met meer directe verlichting. Als uw kantoor weinig of geen buitenverlichting binnenlaat, wordt de toegangsverlichting nog belangrijker. Begin met algemene, bovenlichten die het grootste deel van het werkgebied vullen. Overweeg vervolgens om taakverlichting of bureaulampen en staande lampen toe te voegen die geconcentreerde verlichting kunnen geven aan uw specifieke werkgebied. Tot slot, ongeacht het type verlichting dat beschikbaar is, moet u ervoor zorgen dat uw computerscherm zo is geplaatst dat er geen verblinding optreedt. Het doel is om gebalanceerde verlichting te creëren die vermoeidheid van de ogen minimaliseert.
05 - Gebruik een speciale telefoon voor uw thuiswerk
Een van de vele voordelen van werken vanuit huis is dat er minder overhead is. De initiële besparingen van het delen van een telefoonlijn met uw huis en bedrijf kunnen u uiteindelijk echter wel kosten. Een huistelefoon is minder professioneel en stelt klanten mogelijk in staat de legitimiteit van het bedrijf in vraag te stellen. Een van de meest voorkomende valkuilen bij het gebruik van een thuistelefoon is het delen van voicemail met een bericht van familie en bedrijf. Het verwart klanten. Op dezelfde manier riskeert u dat een kind of een ander gezinslid de telefoon opneemt, waardoor u de indruk wekt dat u geen echte onderneming hebt. Het is het beste om een speciale telefoonlijn te gebruiken voor uw thuiskantoor. Dit kan natuurlijk ook het gebruik van een mobiele telefoon of een VoIP-telefoon (op internet) omvatten.
06 - Investeer in de juiste thuiskantoorapparatuur
Aan de slag in uw thuiskantoor met behulp van de juiste apparatuur is essentieel en telefoons zijn niet de enige apparaten die u moet hebben. Helaas kan het verleidelijk zijn om te bezuinigen op belangrijke apparatuur en uitspraken te doen over onnodige items, zoals kantoorinrichting. Er moet geld worden uitgegeven aan een goed bureau met de juiste werkruimte, een comfortabele stoel die ondersteuning biedt, computers met efficiënt geheugen en prestaties, een snelle internetverbinding en andere gespecialiseerde apparatuur, hulpmiddelen of software die van essentieel belang is voor prestaties in jouw expertisegebied.
07 - Scheid de professional van de persoon
Wanneer u vanuit huis werkt, is het belangrijk om te voorkomen dat uw persoonlijke leven overslaat in uw zakelijke leven (en vice versa). Het opzetten van een zakelijke bankrekening is de eerste stap om te voorkomen dat persoonlijke uitgaven worden gecombineerd met uw zakelijke uitgaven. Om verder verwarring te verminderen, probeert u persoonlijke cheques, records en zelfs e-mail op te slaan in een andere ruimte dan uw kantoor. Het volledig segmenteren van deze twee delen van je leven kan ook helpen in de belastingtijd. Fiscale aftrekposten met betrekking tot thuiskantoren worden steeds kritischer bekeken, en hoe meer u kunt aantonen dat het kantoor een volledig apart en speciaal gebied is, des te beter het voldoet aan de IRS-definities van een thuiskantoor .
08 - Gebruik Formele Processen en Procedures in uw thuiskantoor
Het is niet nodig om een formeel werknemershandboek te schrijven of een lijst met kantoorregels te publiceren, maar het is handig om een formeel systeem van bewerkingen voor uw thuiskantoor op te stellen. Dit omvat alles van het standaardiseren van het bijhouden van gegevens en het betalen van facturen tot het loggen van tijd met klanten en kilometers voor zakenreizen. Door een paar formele procedures voor standaard bedrijfsfuncties in te stellen, zorgt u ervoor dat uw kantoor georganiseerd blijft en dat die informatie beschikbaar is waar en wanneer u dit het meest nodig hebt.
09 - Stel kantooruren in
Flexibiliteit is een belangrijk voordeel van werken voor jezelf in een thuiskantoor. Toch vereist het nog steeds dat je behoorlijk veel tijd besteedt. Door een typisch schema voor werken op kantoor op te stellen, kunt u gefocust blijven. Misschien nog belangrijker is dat het bijhouden van standaard kantooruren (voor het grootste deel) ook helpt uw klanten te weten wanneer u beschikbaar en bereikbaar bent. Je mag immers veel van je creatieve werk in het holst van de nacht doen, maar je klanten houden meer dan waarschijnlijk meer traditionele uren aan en hebben binnen die tijd toegang tot je nodig. Het instellen van kantooruren kan ook helpen om afleiding en onaangekondigde oproepen of bezoekjes van goedbedoelende vrienden en familie te minimaliseren.
10 - Houd tijd: hang een klok in uw thuiskantoor
Zodra uw kantooruren zijn ingesteld, vergeet dan niet een klok aan een muur te hangen of op uw bureau te plaatsen - overal waar deze duidelijk zichtbaar is. Hoewel dit belachelijk (of voor de hand liggend) lijkt, is de waarheid dat wanneer je vanuit huis werkt, je gemakkelijk de tijd vergeet. Voor je het weet, heb je een dag van 14 uur gewerkt, voor de derde dag op rij. Hoewel je werk thuis is, komt er toch een moment waarop je het hebt om het een dag te noemen en je deur naar kantoor sluit.