Het antwoord is nee. Het document dat bewijst dat een goed doel belastingvrijstelling heeft gekregen, is de IRS-Bepalingsbrief.
Elke 501 (c) (3) organisatie ontving dit document toen hun belastingvrije status werd toegekend. De brief moet veilig worden bewaard, zodat deze kan worden gedeeld met iedereen die vraagt om deze te bekijken. Ook zullen financiers, zoals stichtingen of overheidsinstanties, een kopie van de Bepalingsbrief aanvragen voordat ze instemmen met een subsidie.
Het is niet ongebruikelijk, vooral voor kleine non-profitorganisaties, om hun IRS-bepalingbrief te misplaatsen. Dat maakt het moeilijk voor donoren die willen weten of hun donatie vrijgesteld is van belasting en voor mensen zoals nieuwe bestuursleden die moeten weten dat de organisatie die ze hebben ingestemd om te dienen een bonafide liefdadigheidsinstelling is.
Een liefdadigheidsinstelling die zijn vaststellende brief heeft vergeten of misplaatst, kan proberen zijn vrijgestelde status te bewijzen door te zeggen: "We hebben een EIN." Helaas zal dat niet werken.
Als de determinatiebrief niet kan worden gevonden, is er een oplossing. De organisatie kan een nieuwe krijgen van de IRS. Er is een formulier voor e-mail of fax en u moet uw EIN kennen. Dit zijn de instructies.
Dus, als het EIN geen bewijs van belastingvrijstelling is, wat is het dan?
Alle bedrijven (inclusief non-profitorganisaties) hebben een Employer Identification Number (of EIN ) nodig.
Een EIN werkt net als individuele burgerservicenummers. De EIN is op deze manier opgemaakt: 12-3456789.
Het wordt uitgegeven door de IRS en kan worden gebruikt voor alle legale activiteiten van uw organisatie, zoals het openen van een bankrekening, het inhuren van werknemers, het aanvragen van bedrijfslicenties en het indienen van belastingformulieren.
Er zijn andere namen voor het EIN, zoals federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN) en het federale belastingidentificatienummer (TIN).
Als u wilt voorkomen dat u een persoonlijk burgerservicenummer moet gebruiken terwijl u begint met het opstarten van uw non-profitorganisatie, moet u een EIN aanvragen zodra u de gegevens van uw organisatie heeft ingesteld.
U heeft misschien een EIN nodig voordat u zich aanmeldt voor opname in uw land en voordat u een belastingvrije status aanvraagt bij de IRS.
Het is net zo belangrijk om uw EIN te beschermen als om een persoonlijk burgerservicenummer te beschermen. Dus bewaak het zorgvuldig.
Hoe een EIN aan te vragen
De persoon die de EIN aanvraagt, moet een "verantwoordelijk en naar behoren gemachtigd lid of functionaris van de vrijgestelde organisatie" zijn. Uw geautoriseerde agent of oprichter kan ook namens u het EIN aanvragen.
Die persoon gebruikt zijn of haar persoonlijke burgerservicenummer voor de toepassing. Zodra het EIN is ingesteld, is er echter geen persoonlijk burgerservicenummer nodig.
De persoon die het EIN aanvraagt, moet naast zijn of haar sofinummer de wettelijke naam van uw organisatie hebben en zowel het postadres als het fysieke adres van uw organisatie.
Er zijn drie manieren om de EIN te verkrijgen, en ze zijn allemaal eenvoudig:
- Bel 1-800-829-4933 (gratis) om de toepassing te maken, of
- Download IRS Form SS-4 van de IRS-website. Vul het formulier in en fax of stuur het in, of
- Solliciteer online en laat de bevestigingsbrief naar u e-mailen. Het is de voorkeursmethode en de snelste.
Raadpleeg de IRS-instructies (PDF) om er zeker van te zijn dat u begrijpt hoe u de EIN aanvraagt. Of lees op zijn minst deze korte uitleg specifiek voor non-profitorganisaties.
Het is ook een goed idee om de SS-4 af te drukken en in te vullen voordat u het online formulier aanpakt. Als u dit niet doet, kan het online formulier een time-out krijgen voordat u klaar bent.
Zodra u de EIN heeft, kunt u deze gebruiken voor alle documenten voor uw non-profitorganisatie, van het aanvragen van een bankrekening bij het indienen van uw jaarlijkse belastingformulier (ook wel de 990 genoemd) .
Val niet voor oplichterij
Er zijn veel advertenties online voor diensten die u willen helpen bij het aanvragen van uw EIN, tegen aanzienlijke kosten! Dit zijn oplichting. U hebt geen specialist nodig om uw EIN te krijgen.
Werk direct samen met de IRS door de bovenstaande tips te volgen en u zult het goed doen. Bovendien laadt de IRS niets op.