Beslis of je echt een ontmoeting nodig hebt
Bepaal eerst of het plannen van een vergadering echt nodig is.
Vaak beschouwen we een formele vergadering als de beste manier om informatie te delen of een onderwerp te bespreken. Maar als uw nieuws kan worden geleverd via e-mail of conferentiegesprek of als u slechts een paar mensen op uw kantoor gedurende 15 minuten verzamelt, sla dan de formele vergadering over.
Nodig de mensen die er echt behoefte aan hebben alleen uit
Ooit uitgenodigd voor een vergadering en je je - halverwege - afgevraagd waarom je daar bent? Verspil geen tijd van mensen door ze uit te nodigen voor een vergadering die ze niet hoeven bij te wonen. Dat zal geen effectieve vergadering zijn. Moet iemand van de boekhouding aanwezig zijn op de vergadering om budgetvragen te beantwoorden? Nodig vervolgens een persoon uit de boekhouding uit die geschikt is voor die taak.
Als een collega of supervisor moet worden geïnformeerd over wat er tijdens een vergadering is besproken, hoeft u ze niet uit te nodigen voor de vergadering. Bereid eenvoudig een samenvattingsoverzicht voor en stuur het daarna naar hen toe. Zij zullen de tijdwinst waarderen en u hebt de zekerheid dat - omdat u de informatie schriftelijk hebt geschreven - zij volledig op de hoogte zijn van de discussies.
Stuur herinneringen over vergaderingen
Het leven is druk en agenda's worden snel volgeboekt met geplande activiteiten. Stuur een herinnering voor een vervolgvergadering twee dagen vóór uw vergadering. Hiermee worden de mensen die hebben gereageerd bevestigd dat ze aanwezig zijn en kunt u ook van tevoren weten of schema's zijn gewijzigd en belangrijke deelnemers de geplande vergadertijd niet kunnen maken.
Heb een agenda
Om effectieve vergaderingen te plannen, moet u eerst plannen wat er zal worden besproken. Wat is het doel van de bijeenkomst? Wat probeer je te bereiken? Ontwikkel een vergaderagenda van tevoren en deel deze uit aan de aanwezigen. Geef de starttijd aan en voeg een korte lijst toe met onderwerpen die moeten worden behandeld. Veranker uw eigen vergadering niet met een lange, overdreven gedetailleerde agenda. Vermeld op naam personen die verantwoordelijk zijn voor rapportage over een bepaald gebied.
Wees duidelijk over verwachtingen
Wanneer u voor het eerst een kennisgeving van de vergadering verstuurt, wees dan duidelijk over het doel en uw verwachtingen. Gaat de vergadering draaien rond een presentatie en moeten deelnemers bereid zijn aantekeningen te maken? Of is dit een brainstormsessie waarbij van deelnemers wordt verwacht dat ze met ideeën en suggesties komen?
In sommige bedrijfsculturen verzamelen werknemers zich om alleen te luisteren en gaan dan terug naar hun werkruimtes. In andere bedrijven doen werknemers vrij mee. In de hedendaagse collaboratieve werkplekken zijn interactie en het delen van ideeën niet alleen welkom op vergaderingen; het is vaak het doel van de vergadering zelf.
Start op tijd
Als u de persoon bent die meestal op tijd voor vergaderingen verschijnt, begrijpt u hoe frustrerend het is als de vergadering 15 minuten niet van de grond komt wanneer mensen de kamer binnen druppelen.
Wat onvermijdelijk gebeurt, is dat iedereen weet dat deze vergaderingen nooit op tijd beginnen, dus iedereen komt laat opdagen. Neem de leiding over uw vergadering. Begin meteen met de opgegeven starttijd. Sluit de deur en begin. Die achterblijvers zullen snel het bericht krijgen dat ze te laat komen en ze mogen die fout maar één keer maken.
Hou het kort en simpel
De meeste vergaderingen zijn gepland voor een uur wanneer - in veel gevallen - 30 minuten of zelfs 45 minuten zullen volstaan. Wanneer te veel tijd wordt toegewezen, is de gebruikelijke uitkomst dat tijd wordt verspild. Mensen blijven hangen nadat de vergadering voorbij is of te lang doorbrengen met een bepaald agendapunt. Houd vergaderingen kort en to the point.
Blijf op de hoogte
Een agenda alleen zal uw vergadering niet efficiënt uitvoeren. Blijf op de hoogte van de agenda en houd discussies uit de buurt van dwaalwegen.
Richt eventuele niet-topicvragen en verklaar dat dit een onderwerp is voor een andere vergadering, dat deze privé wordt behandeld of iets dergelijks. Niemand houdt van een op hol geslagen vergadering waarbij het doel van de vergadering op de achtergrond van andere gesprekken lag.
Neem kleinere vergaderingen buiten de conferentieruimte
Zitten in dezelfde vertrouwde conferentieruimte rond dezelfde vertrouwde tafel is precies dat - bekend. Om medewerkers aan te moedigen om te communiceren, creatief te denken en levendige discussies te hebben, kunt u overwegen de vergadering buiten de standaard vergaderruimte te houden.
Overweeg om aan een tafel buiten te vergaderen als locatie en het weer dit toestaan. Probeer te verzamelen in een gemeenschappelijke ruimte met banken en kleine tafels in plaats van een grote vergadertafel en draaistoelen.
Wees niet bang om een andere aanpak te kiezen
Als de aanpak van de vergadering niet werkt, wees dan niet bang om van cursus te veranderen. Als een brainstormsessie bijvoorbeeld een stille kamer oplevert met heel weinig dialoog, van richting veranderen. Wees flexibel en let op hoe de algemene vergadering vordert.
Gebruik technologie
Plan om technologie te gebruiken om deelnemers betrokken te houden. In de digitale wereld van vandaag zijn de meeste mensen gewend aan het zien van afbeeldingen of video's om de woorden die ze horen te ondersteunen. Doe een beroep op die mentaliteit en neem audiovisuele informatie in bij het plannen van uw vergadering.
Computers geprojecteerd op grote schermen en Smart Board-presentaties die interactie aanmoedigen, zijn een welkome afwisseling van de standaard lange PowerPoint-presentaties.
Stuur een vergaderingoverzicht
Stuur binnen een dag na de vergadering een korte samenvatting van wat er is besproken. Verspreid dit via e-mail aan alle aanwezigen, degenen die de vergadering niet konden bijwonen en degenen die moeten worden geïnformeerd. Voeg ook alle actie-items toe, met vermelding van wie verantwoordelijk is voor elk item en de vervaldatum.