Flexibel zijn
Sluit jezelf niet op specifieke data. Wees bereid om aankomsten en / of vertrekken naar lagere bezettingsdagen of -perioden te verplaatsen om een beter tarief te produceren.
Doe je onderzoek
Als er tijdens uw datums een ander groot evenement plaatsvindt, is de kamerinventaris waarschijnlijk laag en wordt er een premie berekend.
Denk vooruit
Start contractbesprekingen zo ver van tevoren als je kunt. Het is een marktplanner (voorlopig) en hotels willen graag toekomstige zaken blokkeren. Maar houd hotelprognoses goed in de gaten. Naarmate de bedrijfsniveaus stabiliseren en stijgen, zullen ook de kamerprijzen stijgen. Zorg er ook voor dat u de flexibiliteit hebt om langetermijncontracten aan te passen om rekening te houden met nieuwe trends op het gebied van opkomst / reservering.
Of leef in het moment
Kortetermijnboekingen kunnen ook aanzienlijke besparingen opleveren. In deze economie bieden sommige hotels kortingen aan planners die bereid zijn evenementen binnen een kort tijdsbestek te organiseren.
Het gemakkelijk maken
Wees duidelijk over je waarde en wat je wilt in ruil. Verstrek een gedetailleerde RFP (Request for Proposal) met vermelding van wat u nodig hebt (accommodaties, vergaderruimte en prijsklasse), wat u wilt (concessies) en wat uw tijdlijn is voor een antwoord.
Laat ze weten wie je bent
Ga er niet van uit dat hotels het weten. Geef details over uw bedrijf en uw deelnemers om te laten zien waarom u (en zij) de moeite waard zijn, met name kamer- en bestedingsgegevens van voorgaande jaren.
Consistentie telt
Al jaren een trouwe klant? Wees niet bang om hotels te herinneren aan uw huidige (en toekomstige) toewijding.
Maar laat je door die toewijding niet van winkelen houden om er zeker van te zijn dat je de beste prijs voor je geld krijgt.
Zoek concessies
Het hotel zal niet afwijken van het tarief? Misschien kunnen ze op andere manieren helpen. Vraag naar extraatjes zoals kamerupgrades, lagere resortkosten, gratis fitnessruimte of WiFi-toegang of zelfs gratis recepties. Je zult niet weten wat je zou krijgen als je het nooit zou vragen. Wees echter voorzichtig bij het vragen om meer dan wat logisch is voor de omvang van je groep en laat concessie ruzie niet in de weg zitten van een anderszins goede relatie.
Let op de kleine lettertjes
Attritieclausules, boetetarieven, beëindigings- of annuleringsbeleid - zorg ervoor dat u de kleine lettertjes zorgvuldig doorneemt. Kunnen boetes worden kwijtgescholden, uitgesteld of onderhandeld? Kunnen kamers zonder boete worden doorverkocht?
Wees proactief
Vraag het recht op een audit aan, zodat u de gastenlijst van het hotel kunt vergelijken met uw lijst met aanwezigen. Krijgt u credits voor te late registranten, vroegtijdig vertrek of deelnemers die buiten het blok boeken? Het is misschien zelfs mogelijk om een tegoed te krijgen voor congresbezoekers die "gelopen" zijn naar andere hotels (wanneer gasten naar andere eigendommen worden gestuurd vanwege oververkoop door het gasthotel) of voor no-shows.