Zorg ervoor dat u respect voor klanten en andere bellers overbrengt
Voicemail is een standaard onderdeel geworden van elk telefoonsysteem van zakelijke kwaliteit . Niet alleen zal het weten hoe je een professioneel voicemail-telefoonbericht achterlaat positief uitpakken voor je bedrijf, het is ook belangrijk voor je professionele imago .
Elke medewerker die de telefoon gebruikt als onderdeel van zijn werk, moet weten hoe hij een professioneel telefoonbericht kan achterlaten. Hier zijn een paar tips voor nieuwe of onervaren werknemers om het soort professionele, hoffelijke telefoonberichten achter te laten die worden geretourneerd.
01 - Denk eerst
02 - Introduceer jezelf
Begin elk voicemailbericht door uzelf voor te stellen, zodat de ontvanger weet wie er meteen belt. Het moet uw volledige naam en bedrijfsnaam bevatten. Voorbeeld: "Dit is Jane Doe die bedrijf X voor Suzy Jones belt over uw account." Zorg ervoor dat je weet hoe je de naam moet uitspreken van de persoon die je belt, je wilt ze niet beledigen voordat je met hen hebt gesproken.
03 - Spreek langzaam
Spreek langzaam genoeg zodat de persoon die het bericht ontvangt, elk woord kan horen. Het is erg frustrerend wanneer je een bericht alleen ophaalt om te ontdekken dat de andere persoon te snel spreekt om begrepen te worden. Zorg ervoor dat als u een terugbelnummer achterlaat, u dit twee keer herhaalt, zodat de persoon het terug kan noteren.
04 - Spreek duidelijk
Spreek rechtstreeks in het mondstuk van uw telefoon op een duidelijke en voldoende gemoduleerde toon. Houd de telefoon niet tussen uw wang en schouder, zodat het mondstuk zich bij uw nek bevindt; dat is prima terwijl je aan het bellen bent of terwijl de telefoon aan de andere kant rinkelt, maar niet wanneer je eenmaal verbonden bent.
05 - Houd het kort
U hoeft niet elk detail in uw voicemailbericht achter te laten. De meeste zakelijke telefoonsystemen hebben een tijdslimiet van één tot twee minuten voor berichten voordat het gesprek wordt beëindigd. Laat een korte samenvatting achter van de reden voor uw oproep en sluit af met een verzoek om terug te bellen.
06 - Beëindig het professioneel
Net als een professionele zakelijke brief, eindigend met het geven van uw contactgegevens. Als u de persoon niet kent of misschien moeite hebt om u te plaatsen, herhaal dan uw naam en bedrijf samen met de beste manier om u te bereiken. Als u al een goede werkrelatie hebt, kunt u mogelijk uw naam niet herhalen, maar moet u ze altijd het beste nummer geven om u terug te bellen en op welke tijden u beschikbaar bent.
07 - Dropped Call?
Als u denkt dat uw voicemailbericht door het voicemailsysteem is weggehaald voordat u klaar was, probeert u de oproep opnieuw en begint u door de persoon te vertellen dat u denkt dat uw vorige bericht mogelijk is verwijderd. Probeer het kort te houden; je wilt niet overkomen als een plaag. Geef gewoon je naam opnieuw op en laat je nummer achter, met een begroeting als: "Ik wilde alleen zeker weten dat je mijn bericht kreeg, het klonk alsof we de verbinding hadden verbroken. Bedankt!"
08 - Oefen en test jezelf
Als u niet zeker weet of zich nerveus voelt om zakelijke berichten achter te laten, oefent u met een vriend of collega. Laat ze een voorbeeld van een voicemailbericht achter en vraag hen om kritiek: spreek je te snel, of ben je anders moeilijk te begrijpen? Het kan zelfs de moeite waard zijn om een voicemail achter te laten om te luisteren naar hoe je klinkt.