Zakelijke etiquette van telefoontechnieken
7 in de wacht Do's
- Wreek de beller vriendelijk op of gebruik de standaardgroet van uw bedrijf (dwz "Bedankt voor het bellen, dit is Jim Bucki, hoe kan ik u helpen?").
- Wacht een pauze in het gesprek om ze te vertellen dat u ze in de wachtrij wilt plaatsen.
- Leg de reden uit om ze in de wacht te zetten.
- Zeg ze dat je zo snel mogelijk terug zult bellen.
- Verontschuldig zich voor het ongemak of bedank de beller voor het vasthouden wanneer u terugkeert naar de beller.
- Neem het telefoonnummer van de persoon en bel hem terug als je meer dan 60 seconden verwijderd bent. vanaf de telefoon of u moet ze weer in de wacht zetten.
- Gebruik de naam van de beller regelmatig om een persoonlijke verbinding met de beller toe te voegen.
5 wachtstand niet
- Onderbreek de oproep niet om ze in de wacht te zetten.
- Laat ze niet langer dan een minuut in de wacht staan.
- Zet ze niet meerdere keren in één keer in de wacht.
- Laat ze je niet terugbellen; je belt ze terug.
- Wees niet onbeschoft, hoe gek een klant ook is.
2 voorbeeld lead-ins om een beller in de wacht te zetten
- 'Meneer Smith, kunt u alstublieft vasthouden terwijl ik uw dossier ophaal?' {pauze voor antwoord} "Bedankt, ik ben zo terug." {beller in de wacht} "Dank u dat u Mr. Smith hebt vastgehouden, ik kan u nu helpen ..."
- 'Mevrouw Jones, ik zal controleren of meneer Johnson beschikbaar is om uw telefoontje te beantwoorden. Kunt u alstublieft een minuutje wachten?' {pauze voor antwoord} "Bedankt, ik ben zo terug." {Beller in de wacht} 'Het spijt me voor het ongemak, meneer Johnson is momenteel niet beschikbaar. Mag ik dat hij u terugbelt?'
Moet u de oproep beëindigen?
Nadat u de telefoon hebt opgenomen, zijn er verschillende redenen waarom u een professioneel telefoongesprek moet beëindigen.
De meest voorkomende is de "langdradige prater" die uw tijd verbruikt. Een andere reden, maar minder gebruikelijk, is de beller die beledigende, dreigende of vulgaire taal gebruikt. In dit geval moet u het beleid en de procedures van uw bedrijf raadplegen over hoe u met deze situatie om moet gaan, om juridische consequenties te vermijden. Leer hoe u een telefoongesprek professioneel kunt beëindigen, hier.