Dit is je kans om een goede indruk achter te laten als het gesprek is afgelopen
Er zijn verschillende redenen waarom u mogelijk een professioneel telefoongesprek moet beëindigen. Misschien heb je een deadline of moet je doorgaan naar de volgende oproep of ben je misschien in de rij met een spraakzaam persoon en de oproep verloopt niet. Wat je reden ook is, het is altijd belangrijk om het gesprek beleefd te beëindigen en de persoon aan de andere kant een goede indruk te geven van jou en je bedrijf.
Zet deze zakelijke telefoonetiquettetips aan het werk om ervoor te zorgen dat u altijd uw best doet om uw bellers tevreden te houden.
01 - 1. Denk eerst
02 - 2. Wees altijd professioneel
Kies wat je zegt voorzichtig; nogmaals, je wilt niet dat de beller het gevoel krijgt dat hij de penseelstreek krijgt. Wees niet neerbuigend in uw woorden of uw toon. Maar probeer tegelijkertijd te voorkomen dat je uitspraken doet of vragen stelt die het gesprek zullen verlengen. Wees assertief, maar vermijd onbeleefd of onbeleefd te zijn.
03 - 3. Stel een tijdslimiet in
Onderdeel van elk succesvol bedrijf is het opbouwen van relaties met uw klanten en het is leuk om te horen over hun vakantie of hun kleinkinderen. Dit soort persoonlijke aandacht voor detail is vooral belangrijk als u in de verkoop bent. Dit is een manier om ervoor te zorgen dat je die balans vindt tussen beleefde chit-chat en tijdverlies: als je zeker weet dat het zakelijke gedeelte van het gesprek is beëindigd, kijk je naar de klok of de oproeptimer op je telefoon. Geef de beller nog eens drie of vier minuten de tijd om alles af te ronden voordat je dingen gaat opruimen.
04 - 4. Grijp de pauze
Wacht tot de beller in hun gesprek pauzeert en spring meteen in met een aangenaam telefoontje. duidelijk maken dat u de oproep tot een einde brengt. Bijvoorbeeld:
- "Nou gefeliciteerd met het nieuwe huis, ik ga me inpakken zodat ik dit volgende telefoongesprek kan aannemen, maar laat me alsjeblieft weten of er nog iets is dat je nodig hebt." Je hebt mijn nummer. "
- 'Het was leuk om met je te praten, maar ik moet het afronden. Kunnen we een tijdstip instellen voor ons volgende gesprek?'
- "Ik luister altijd graag naar je, is er nog iets anders dat je nodig hebt voordat ik je laat gaan?"
05 - 5. Bied alternatieven aan
Mogelijk hebt u andere methoden dan de telefoon die mensen kunnen gebruiken om contact met u op te nemen. Deze kunnen e-mail, sms, webchat of zelfs je secretaresse of assistent zijn. Als uw telefoongesprek beter kan worden bediend door een van deze alternatieve vormen van communicatie, draait u het gesprek.
Als een e-mail bijvoorbeeld een eenvoudigere manier zou zijn om dezelfde informatie te ontvangen, vraag dan of ze de beller kunnen opvolgen in uw inbox:
"Ik laat je nu gaan, maar hier is mijn e-mailadres als je iets anders nodig hebt."
Je kunt ze ook laten weten hoe ze contact kunnen opnemen met je assistent of de persoon die aanvullende problemen of problemen kan oplossen. Beter nog, aanbod om ze rechtstreeks naar die persoon over te dragen.
06 - 6. Gebruik technologie
Als u nummerweergave hebt, noteert u de telefoonnummers van de beledigende beller in een lijst en houdt u deze bij de telefoon. Als u ziet dat ze bellen, laat u deze doorschakelen naar de voicemail en stuurt u de oproep terug via e-mail.