De zakelijke etiquette van voicemail-groeten
Voicemail-begroetingen zijn eenvoudige dingen, en in een bedrijf kunnen ze onbelangrijk lijken. Een voicemail-begroeting krijgt echter veel speelruimte bij klanten en relaties. Denk er bijvoorbeeld aan hoe vaak u niet kunt bellen omdat u zich op een andere lijn bevindt, weg van uw bureau of niet op kantoor. Bedenk eens hoe vaak u een voicemail heeft gehoord bij het aanroepen van collega's, collega's en andere zakelijke contacten.
Voicemail-begroetingen hebben een toon gezet voor hoe bellers u en uw bedrijf zullen zien en zijn subtiele en eenvoudige manieren om positieve zakelijke relaties te bevorderen. Opgewekte berichten die kort en krachtig zijn, zijn het beste. En haast je niet door je bericht. Wees efficiënt maar ontspannen en neem je tijd.
01 - Een korte, vrolijke groet
02 - Uw naam
Geef je volledige naam duidelijk weer en spreek elke lettergreep uit, zodat de beller weet dat hij de persoon heeft bereikt die hij verwachtte en dus wil hij je naam opschrijven als hij dat wil. Als je een lange naam hebt, vertraag dan zodat je beller het kan horen.
03 - Uw bedrijfsnaam en / of afdelingsnaam
Als u uw bedrijfsnaam en uw afdeling opgeeft, weet de beller dat ze de juiste plaats hebben bereikt, vooral als ze een reeks automatische assistent-aanwijzingen of een telefoonlijst van medewerkers of afdelingen hebben doorlopen. Dit is vooral belangrijk voor externe voicemail-begroetingen . Het kan worden overgeslagen voor interne oproepen.
04 - Verklaring dat u de oproep niet kunt aannemen
Een korte verklaring (sommige mensen willen graag een verontschuldiging in de verklaring) dat u hun oproep niet kunt aannemen, is standaard en beweegt de beller snel door naar informatie over wanneer u kunt terugkeren en de uiterst belangrijke pieptoon.
05 - Uitnodiging om een bericht achter te laten
Nodig de beller uit om een gedetailleerd bericht achter te laten.
06 - Wanneer u hun oproep zult beantwoorden
Als uw beleid is om oproepen aan het einde van de dag te beantwoorden, vertel dit dan aan uw beller. Als er geen beleid is, bied de beller dan een schatting van wanneer u zijn oproep terugstuurt. Als u een week niet thuis bent, laat hen dat ook weten.
07 - Geef een contactpersoon voor directe hulp
Niemand vindt het leuk om gevangen te zitten in 'voicemailgevangenis', wachtend op een antwoord zonder andere opties. Als er iemand is waarmee de beller contact kan opnemen voor onmiddellijke hulp, geef dan aanwijzingen over hoe u contact kunt opnemen met die persoon.
08 - Houd de begroetingslengte kort
Houd het kort: maximaal 20 tot 25 seconden. Mensen zijn druk bezig en houden er niet van om tijd te verspillen.
09 - Vermijd te veel informatie te geven
Geef uw bellers alleen de informatie die ze nodig hebben om een bericht achter te laten of contact met u op te nemen.