De zakelijke etiquette van geautomatiseerde begeleiders
De snelste en gemakkelijkste manier om de automatische attendant-functie van uw telefoonsysteem te programmeren en op te nemen, is door een script in een tekstverwerkingsprogramma te schrijven. Selecteer een persoon om het script op te nemen dat een vriendelijke stem heeft, zonder stotteren of aarzelen kan spreken en elk woord en naam duidelijk kan uitspreken en uitspreken.
Geautomatiseerde begeleidingsgroet
Het eerste deel van het script is de begroeting. Het is uw kans om uw bedrijf aan uw bellers te presenteren en hen mondeling bij uw bedrijf te verwelkomen.
Geautomatiseerde attendant groet Do's
- Begin met een waardering voor hun oproep of bedrijf
- Houd de begroeting kort, zodat terugkerende bellers niet worden vertraagd telkens wanneer ze bellen
- Gebruik uw slogan, bedrijfsslogan en website-naam, of beide als u ze heeft.
Geautomatiseerde attendant-begroetingen niet
- Gebruik niet meer dan twee of drie zinnen om uw bellers te begroeten
- Promoot uw website niet als deze niets waardevols te bieden heeft aan uw klanten
- Maak geen slogan of slogan alleen maar om de begroeting te vullen.
Geautomatiseerde Attendant-opties
Het belangrijkste onderdeel van de automatische telefoniste presenteert de opties die uw bellers moeten selecteren om bij de persoon te komen waarmee ze moeten spreken. Er zijn twee soorten bellers: (1) mensen die niet vertrouwd zijn met uw bedrijf en begeleiding nodig hebben en (2) bellers die precies weten met wie ze moeten praten en hun extensie kennen.
Geautomatiseerde Attendant-opties Do's
- Gebruik opties die algemeen worden geaccepteerd. Bijvoorbeeld: "Druk op nul voor de receptioniste", "Druk op de hekje-toets om terug te keren naar het vorige menu."
- Bel uw bellers zo snel mogelijk wanneer ze de extensie van hun feest kunnen bellen als ze dit al weten.
- Laat uw bellers vooraf weten of uw menu-opties recentelijk zijn gewijzigd. Verwijder deze kennisgeving na drie weken.
- Plaats eerst de meest voorkomende opties.
- Geef de optiebeschrijving voordat u het optienummer geeft. Bijvoorbeeld: "Voor klantenondersteuning, druk op '5'."
- Controleer de documentatie van uw systeem voor gereserveerde menuoptienummers. (bijv. alle extensies beginnen met het nummer "8" en daarom kan "8" niet als menu-optie worden gebruikt).
Geautomatiseerde Attendant-opties Don'ts
- Zeg niet "Please" voordat u elke optie presenteert (bijv. "Druk op 1 om ... Druk op 2 om ... Druk op 3 om ..." enz.)
- Presenteer niet meer dan zes opties tegelijk. Als u meer dan zes opties hebt, maakt u een menustructuur met meerdere niveaus. Bijvoorbeeld: "Voor verkoop- en service-opties, druk op 5."
- Ga er niet van uit dat iedereen een goede telefoon heeft. Als een menu-optie niet binnen drie seconden na het einde van de begroeting is geselecteerd, verbindt u de beller met de receptionist.
Sample Automated Attendant Scripts
- Bedankt dat je The Operations Tech Company hebt gebeld, waar 'technologie en business samenkomen'. Als u de extensie van uw feest kent, kunt u deze op elk gewenst moment bellen. Kies anders uit een van de volgende opties. Druk voor klantenservice op '1'. Voor technische ondersteuning, druk op '2'. Druk voor onze normale openingstijden op '3'. Druk voor boekhouden op '4'. Druk voor het kopen op '5'. Om een locatie bij u in de buurt te zoeken, drukt u op '6'. Druk anders op '0' voor de receptionist of blijf aan de lijn en iemand zal u binnenkort helpen.
- Welkom bij The Operations Tech Company. Als u uw accountstatus wilt controleren, bezoekt u ons op internet. Als u de extensie van de persoon kent, kunt u deze op elk gewenst moment bellen. Druk voor de bedrijfsdirectory op '1'. Als u de extensie van de persoon kent, kunt u deze op elk gewenst moment bellen. Druk voor de bedrijfsdirectory op '1'. Voor technische ondersteuning, druk op '2'. Druk voor klantenservice op '3'. Druk voor verkoop en marketing op '4'. Als u met de receptionist wilt praten, drukt u op '0' of blijft u aan de lijn en helpt een van onze vriendelijke medewerkers u. Bedankt dat je The Operations Tech Company hebt gebeld, waar 'technologie en business samenkomen'.
Na sluitingstijd, Weekend en feestdag Afsluiten Geautomatiseerde begeleidingsgroet
Als uw bedrijf na een bepaalde tijd of in het weekend wordt gesloten en er niemand is om uw bellers te antwoorden of te helpen, maakt u een automatische begroeting na beltijd. Vertel uw bellers op voorhand dat het bedrijf gesloten is en vraag hen om aan het einde terug te bellen. Vermeld ook uw normale openingstijden.
Voorbeeld Automated Attendant After Hours / Weekend Script
- Bedankt voor het bellen met The Operations Tech Company. We zijn momenteel gesloten. Wij zijn geopend van maandag t / m vrijdag van 09.00 tot 22.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 12.00 uur, Central Standard Time. Als u de extensie van uw feest kent, kunt u deze op elk gewenst moment bellen. Anders kunt u tijdens onze normale openingstijden terug bellen, zodat we u mogelijk kunnen helpen. Bedankt dat je The Operations Tech Company hebt gebeld, waar 'technologie en business samenkomen'. Vaarwel.
- Bedankt voor het bellen met The Operations Tech Company. We zijn momenteel gesloten. Als dit een noodsituatie is, belt u onze antwoordservice op 585-555-1234. Als u de extensie van uw feest kent, kunt u deze op elk gewenst moment bellen. Als u een account bij ons hebt, kunt u uw status 24 uur per dag 7 dagen per week controleren op www.operationstech.about.com. Onze normale openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 12.00 uur, Central Standard Time. Anders kunt u tijdens onze normale openingstijden terug bellen, zodat we u mogelijk kunnen helpen. Bedankt dat je The Operations Tech Company hebt gebeld, waar 'technologie en business samenkomen'. Als u dit bericht wilt herhalen, drukt u op de hekje-toets. {3 seconden pauze} Tot ziens.
Seizoensgeautomatiseerde begeleidingsgroeten
Als u de seizoensspecialiteiten van uw bedrijf wilt promoten of alleen al uw bellers een speciale seizoensgroet wilt geven, kunt u uw begroeting met automatische begroeting wellicht voor een beperkte tijd vooraf invoeren. Gebruik dit spaarzaam en alleen als het de geest van uw bedrijf weerspiegelt. Bijvoorbeeld, een seizoensgebonden vakantiegroet die uw bellers plezier en welvaart wil in het nieuwe jaar, zou nauwelijks geschikt zijn voor een incassobureau.
- U hebt The Operations Tech Company bereikt. Van "onze familie" tot "uw familie", we wensen u een vrolijk kerstseizoen en een succesvol nieuwjaar toe. Als u de extensie van uw feest kent, kunt u ...
- Bedankt voor het bellen met The Operations Tech Company. Vraag uw klantenservice over onze kortingen op 4 juli op alle vervangende services. Als u de extensie van uw feest kent, kunt u ...
Rehearsing and Testing
Voordat u uw geautomatiseerde begeleidingsscript opneemt, moet u de persoon die u hebt geselecteerd om het te lezen, het meerdere keren vóór u laten repeteren. Gebruik dit om uitspraak en aankondiging te verfijnen. Nadat de nieuwe begroeting is opgenomen, belt u uw telefoonsysteem onmiddellijk om de opname op fouten te controleren en zorgt u ervoor dat alle aangekondigde opties werken zoals bedoeld.