De telefoonsystemen van bedrijfsklassen die hier worden besproken, zijn bedoeld voor kantoren met tien personen of meer.
Welke functies je nodig hebt
De functies die waarde toevoegen aan uw bedrijf en uw bedrijf verbinden met de wereld, zullen de totale kosten van het telefoonsysteem verhogen.
De verkoper van een telefoonsysteem zal proberen u alle toeters en bellen te verkopen (dat is hun werk), maar u moet naar elke functie kijken en beslissen of deze waarde toevoegt aan uw bedrijf of u geld bespaart.
Basis kenmerken
Hier zijn enkele van de meer algemene functies die beschikbaar zijn op een zakelijk telefoonsysteem. Elk merk is anders, dus vraag de verkoper om een volledige lijst met opties.
Auto-assistent vervangt meestal de plaats van een receptionist door bellers een lijst met opties voor te stellen om hun oproep te routeren (bijv. "Druk op 3 om iemand te spreken in de verkoop"). Het kan bellers ook toestaan rechtstreeks de extensie van een feest te bellen.
- Conferencing-functies maken het mogelijk om twee of meer extensies te verbinden om te delen in een gesprek. Meestal is de standaardinstelling twee. Als je meer dan twee nodig hebt, vraag je wat het maximale aantal deelnemers is. Sommige systemen staan alleen interne conferences toe voor interne extensies. Als je externe conferentiegesprekken nodig hebt, vraag daar dan ook naar.
- Met Automated Directory kunnen bellers de extensie van een medewerker opzoeken door de eerste paar letters van hun naam in te voeren.
- Met Voicemail kunnen berichten worden achtergelaten voor werknemers die niet beschikbaar zijn of aan de telefoon. Sommige systemen kunnen voicemailberichten doorsturen naar de e-mail van een medewerker en verschillende voicemailapparatuur van derden laten communiceren met hun apparatuur. Afhankelijk van de prijs, kan dit u geld besparen.
- Oproep in wacht is de mogelijkheid om een gesprek in de wacht te zetten terwijl de gebruiker andere zaken behandelt. Meestal meegeleverd met het systeem.
- Doorschakelen biedt de gebruiker de mogelijkheid om alle oproepen tijdelijk naar een andere extensie of naar voicemail door te sturen.
- Snelkiezen slaat vaak gebruikte telefoonnummers op en stelt de gebruiker in staat om het te bellen met een druk op de knop of twee. Het is een handige tijdbesparing voor vaak gebelde nummers.
- Opnieuw kiezen zorgt ervoor dat het laatst gebelde nummer opnieuw kan worden gekozen met een druk op de knop.
- Via paging kan een gebruiker via een omroepinstallatie spreken om een medewerker te bellen of mededelingen te doen.
- Muziek in de wacht geeft uw bellers iets om naar te luisteren terwijl ze in de wacht staan. Het kunnen muziek zijn of vooraf opgenomen berichten die reclame maken voor uw bedrijf.
- Back-up Stroom levert een alternatieve stroombron gedurende 10 tot 60 minuten in het geval van een stroomstoring.
Geavanceerde functies
Geavanceerde functies zullen aanzienlijke kosten aan het totale systeem toevoegen en zullen een continue kostenpost toevoegen gedurende de levensduur van het systeem. Dit kan echter worden gecompenseerd door verminderde klantenservice en tijdswinst die ze met zich meebrengen.
- Remote Location- functie maakt eenvoudige verbindingen mogelijk naar externe medewerkers of kleine externe kantoren door gewoon een interne extensie te kiezen.
- Find Me / Follow Me staat gebruikers toe om hun telefoon op aanvraag door te sturen naar een andere telefoon, mobiele telefoon, telefoon thuis, secretaresse, etc.
- Dankzij Computer Telephone Integration (CTI) kan het telefoonsysteem communiceren met een computersysteem. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid voor een gebruiker om op een telefoonnummer op het scherm te klikken en het telefoonsysteem automatisch het nummer te laten bellen (het verkleinen van verkeerde nummers en tijdwinst); of het doorgeven van het telefoonnummer van een klant aan een computer wanneer deze belt om het account van de klant op te roepen en op het scherm weer te geven voor de medewerker voordat de telefoon wordt beantwoord. Deze optie is erg prijzig.
Hoe groot het systeem zou moeten zijn
De volgende vraag die u moet beantwoorden, is waar u de telefoons wilt hebben. In de volgende lijst ziet u op welke plaatsen u een telefoonextensie wilt vinden:
- receptionist
- Elk kantoor
- Fax apparaat
- Creditcard-terminals, gegevenspoorten
- Vergaderruimte
- Winkel / magazijn vloer
- Openbare ruimtes (wachtkamer, gangen, toegangswegen, enz.)
Vervolgens moet u bepalen hoeveel gelijktijdige telefoontjes het kantoor binnenkomen en verlaten. De som van alle inkomende en uitgaande oproepen op een bepaald moment is het aantal lijnen (of trunks) dat u nodig hebt.
Gemeenschappelijke configuraties zijn 3, 8, 12, 16, 24 of 48 regels. Grotere systemen hebben uitbreidingsslots, zodat u op een later tijdstip meer regels kunt toevoegen. Vergeet niet om rekening te houden met toekomstige groei (25% is niet ongebruikelijk). Belangrijk: als u dit onderschat, krijgen bellers een bezetsignaal als alle lijnen in gebruik zijn.
Een verkoper van een telefoonsysteem vinden
Het vinden van een dealer is niet moeilijk. Ten eerste kunt u op internet zoeken naar 'Telefoonapparatuur en benodigdheden' om een dealer bij u in de buurt te vinden.
Beurzen voor beurzen voor bedrijven en kantoren zijn ook goede plaatsen om te beginnen. U kunt niet alleen de verkoop ontmoeten en mensen ondersteunen, maar u kunt ook een systeem uitproberen.
Eindelijk, de beste manier is om rond te vragen. Vraag mensen die je kent die een bedrijf hebben met een kantoor. U kunt ook hun beoordeling krijgen van de kwaliteit van de apparatuur en het niveau van de geleverde service.
De totale kosten berekenen
De totale kosten van het systeem zullen bestaan uit de volgende componenten:
- Base Unit / System is de eenheid die de volledige telefooninfrastructuur bestuurt. De kosten zijn afhankelijk van het aantal functies dat u heeft, het aantal telefoontoestellen dat het kan verwerken en het aantal lijnen dat van het telefoonbedrijf afkomstig is.
Handsets / bureausets zijn de eenheden die op de bureaus zitten of aan de muur zijn bevestigd. Ze zijn er in verschillende stijlen, mogelijkheden en prijzen. Prijzen kunnen variëren van $ 70 tot $ 1.000. Voorbeelden zijn: Basic (goedkoopste), Mid-level, Executive / High-End, Receptionist Sets (duurste) en conferentietafeleenheden. Andere opties zijn handsfree headsets en draadloze verbindingen. De meeste handsets zijn eigendom en werken alleen met een basissysteem van die fabrikant. Als u een bestaand telefoonsysteem vervangt, kunnen de kosten van alle nieuwe handsets (als u van merk verandert) een upgrade naar het eerstvolgende hogere model de enige betaalbare oplossing die u heeft.
- Bedrading is de bloedvaten van de organisatie en mag niet worden gemarginaliseerd. Als u een kantoor bouwt, installeert u extra bedrading en stopcontacten in een gebied waarvan u denkt dat u in de toekomst een telefoon nodig heeft. De kosten zullen een fractie van de kosten zijn als u later terug moet gaan en gaten in de plafonds en wanden moet slaan. Als u het in een gebouw met bestaande bedrading installeert, laat u de dealer de bedrading controleren op compatibiliteit voordat u het contract ondertekent.
- Installatie en initiële configuratie zullen het meest tijdrovende deel van het project zijn. Telefoniesystemen werken niet direct uit de doos en moeten hoogstwaarschijnlijk worden geïnstalleerd en initieel worden geconfigureerd door een getrainde technicus. Zorg dat dit onderdeel is van het contract om zo snel mogelijk aan de slag te gaan. Andere opties die kunnen worden onderhandeld, zijn onderhoud, toekomstige wijzigingen en training voor uw werknemers.
Het maken van de definitieve beslissing
De uiteindelijke beslissing rust op uw schouders. Telefoonsysteem Verkopers kunnen agressief zijn, maar vergeet niet dat u "de klant" bent en dat u de leiding heeft. Om de beste prijs te krijgen voor het systeem dat u wilt, levert u uw vereisten aan verschillende bedrijven en laat u ze bieden op het project. Zorg ervoor dat u een gedetailleerd voorstel krijgt dat alle hierboven beschreven gebieden omvat.
U krijgt geen appels-tot-appels vergelijking terug, dus vraag de kosten van de functies afzonderlijk te vermelden (of gedetailleerd, of ze zijn inbegrepen als een pakket met functies). Hiermee kunt u vaststellen wat de prijsverschillen veroorzaakt. Als je nog steeds niet zeker bent van een duidelijke leider, vraag dan om een demo te zien op de site van een bestaande klant. Ten slotte vergelijkt u de voorstellen en kiest u degene die aan uw behoeften voldoet, groei mogelijk maakt en, wat nog belangrijker is, dat u zich het prettigst voelt.