Meer informatie over de belangrijkste informatie die is gevonden in het brondocument
Waarom brondocumenten belangrijk zijn
Het brondocument is essentieel voor het boekhoud- en boekhoudproces , aangezien het het bewijs is dat er een financiële transactie heeft plaatsgevonden.
Als een bedrijf wordt gecontroleerd, maken brondocumenten een back-up van de boekhoudjournalen en het grootboek als een onbetwistbaar controletraject.
Het bijhouden van een brondocument voor een bedrijf is net als het bijhouden van ontvangsten voor fiscaal aftrekbare artikelen voor uw persoonlijke belastingen. Als uw belastingen worden gecontroleerd, leveren ze het bewijs dat u die aankopen hebt gedaan. Hetzelfde geldt voor uw bedrijf, maar in het bedrijfsleven houdt u geen inkomsten in voor fiscaal aftrekbare uitgaven. U bewaart originele documenten voor elke financiële transactie.
Welke brondocumenten bieden
Een brondocument beschrijft alle basisfeiten van de transactie, zoals het bedrag van de transactie, aan wie de transactie werd gedaan, het doel van de transactie en de transactiedatum.
Hier zijn enkele voorbeelden van algemene brondocumenten:
- een geannuleerde cheque
- factuur
- kassabon
- computergegenereerde ontvangst
- creditnota voor een terugbetaling van de klant
- werknemer tijd kaart
- stortingsbewijs
- bestelling
Brondocumenten behandelen
Het brondocument moet zo snel mogelijk na de transactie in het juiste boekhoudingsjournaal worden vastgelegd. Na de opname moeten alle brondocumenten worden opgeborgen in een systeem, waar ze kunnen worden opgehaald als en wanneer ze nodig zijn.
In bepaalde gevallen kan het zelfs belangrijk zijn om de chain of custody te verstrekken om te kunnen vaststellen dat het betreffende brondocument onder uw controle blijft.
Brondocumenten versus fotokopieën
In de meeste gevallen zijn fotokopieën van brondocumenten wettelijk aanvaardbaar. De Internal Revenue Service heeft bijvoorbeeld fotokopieën van kwitanties sinds 1997 geaccepteerd, mits deze leesbaar zijn, alle informatie bevatten die aanwezig is in het origineel en, binnen de limieten van het scanproces, die informatie presenteren in een formaat dat identiek is aan de origineel.
Een materiaalkwitantie die de gekochte objecten en de betaalde prijs specificeerde, maar die werd gescand zonder de naam van de leverancier, komt niet in aanmerking. Een document dat alle informatie op de originele bon bevat, maar dat opnieuw is getypt in Word- of Excel-indeling, komt ook niet in aanmerking.
De IRS-standaard - compleet, leesbaar en een nauwkeurige weergave van het origineel - is dezelfde standaard die in veel bedrijven en overheidsinstellingen wordt gebruikt. Andere instellingen voegen echter aan deze algemene vereisten toe.
De universiteit van Washington accepteert bijvoorbeeld alleen als vervanging voor de originele kopieën van documenten gescand met een minimale dichtheid van 300 dots per inch (dpi) en gepresenteerd in PDF- of TIFF-indeling; het accepteert geen JPEG-fotokopieën.
Als u van plan bent om boekhoudkundige of juridische documenten te scannen om opslag te vergemakkelijken, neem dan contact op met de relevante instelling om er zeker van te zijn dat ze de documenten accepteren in het formaat dat u van plan bent te gebruiken.