Het grootboek is het financiële overzicht van uw onderneming
Het grootboek is een compleet overzicht van alle financiële transacties die zijn uitgevoerd tijdens de levensduur van uw bedrijf, niet alleen het laatste jaar of de vorige maand.
Waarom heeft uw bedrijf een grootboek nodig?
Het grootboek dient verschillende functies in de financiële bedrijfsvoering van uw bedrijf. Zie het als een verzamelbak. Het bevat alle financiële informatie die u gebruikt om uw winst- en verliesrekening en balansrapporten te maken. Het wordt gebruikt om financiële overzichten voor te bereiden, om onevenwichtigheden te onderzoeken en voor interne en externe audits. Het omvat boekhoudingen van activa, passiva , eigen vermogen , inkomsten en uitgaven.
Lenders zullen altijd om verschillende financiële gegevens vragen als uw bedrijf een lening aanvraagt. Uw grootboek kan u helpen bij het vinden en lokaliseren van alle informatie die u nodig hebt.
Het grootboek versus het algemene dagboek
Verwar het grootboek niet met uw algemene dagboek. Dit laatste is slechts een chronologisch overzicht van transacties, terwijl het grootboek wordt georganiseerd door rekeningen en na elke boeking het rekeningsaldo kan weergeven.
Bedrijven voeren doorgaans dagelijks een groot deel van hun financiële transactiegegevens in verschillende boekhoudingsjournalen in. Wanneer een financiële transactie plaatsvindt en een brondocument wordt gegenereerd, wordt de transactie vervolgens in het algemene dagboek ingevoerd.
Transacties worden in chronologische volgorde weergegeven. De datum, het bedrag, de betrokken accounts en de richting waarin de accounts worden beïnvloed, worden allemaal genoteerd.
U moet ervoor zorgen dat de debiteringen en tegoeden in evenwicht blijven als u elke transactie noteert.
Speciale tijdschriften
Uw bedrijf heeft mogelijk ook een breed scala aan speciale tijdschriften. Enkele van de meest voorkomende hiervan zijn verkoopjournalen , kasontvangstbladen en uitkeringsjournalen voor contante betalingen . Het aantal en de soorten speciale tijdschriften die een bedrijf bijhoudt, is een persoonlijke beslissing. Deze journaals worden normaal gesproken gegenereerd terwijl u uw financiële transacties invoert in de computer als uw bedrijf een geautomatiseerd boekhoudsysteem gebruikt.
Het grootboek toont alle samenvattende informatie voor financiële transacties voor uw bedrijf uit het algemene tijdschrift en deze speciale tijdschriften.
Hoe journaalboekingen werken
Het grootboek wordt opgebouwd door de journaalboekingen van de financiële transacties van een bedrijf over te dragen van de boekhoudjournalen naar het grootboek. Elke financiële transactie heeft een brondocument, zoals een factuur of een geannuleerde cheque, evenals een journaalboeking die normaal wordt gevonden in het algemene dagboek, uw speciale journaals of beide.
De rol van uw rekeningschema
Grootboekrekeningen zijn gebaseerd op het rekeningschema voor uw kleine onderneming. Deze grafiek toont de hoofdrekeningen die worden weergegeven in uw financiële overzichten .
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw bedrijf, kan uw grafiek letterlijk uit honderden rekeningen bestaan, waaronder die voor vlottende activa, vaste activa , kortlopende schulden, langlopende schulden, rekeningen van eigen vermogen , verkoopopbrengsten, onkostenrekeningen, winsten, en verliezen.
Een eenvoudig voorbeeld van een grootboekingang
Laten we aannemen dat je net je deuren hebt geopend voor het ontwerpen van websites voor bedrijven. Uw operatie vereist dat u een behoorlijk uitgebreid computersysteem onderhoudt dat u $ 10.000 terugzet.
Voer de datum van de transactie in de eerste kolom links van uw grootboek in en noteer de journaalboeking voor het computersysteem in de volgende kolom. De derde en vierde kolom zijn bestemd voor debetbedragen en creditbedragen.
Onthoud dat debet- en creditbedragen op het eerste gezicht contra-intuïtief lijken.
Activa, die een voordeel zijn, hebben een debetsaldo, dus u zou de $ 10.000-waarde als een debetbedrag invoeren. Als u andere activa, zoals contant geld, hebt uitgeput om $ 10.000 te verzinnen, of als u een lening hebt toegevoegd om het systeem aan te schaffen, zijn deze transacties credits. U zou daarom de overeenkomstige nummers in de vierde kolom invoeren.
Microsoft Business Systems biedt een veel uitgebreider overzicht voor meerdere kolommen om transacties bij te houden. Je bent absoluut niet beperkt tot vier.
Een laatste woord over grootboekposten
Transacties moeten worden ingevoerd in de juiste journalen, vervolgens worden samengevat en eenmaal per maand in het grootboek worden opgenomen. Er zou voor elk account een aparte pagina moeten zijn.