Bedrijfseigenaren beheren vaak hun eigen boekhouding om vele redenen, zoals angst voor het delegeren van gevoelige financiële informatie, volledige controle willen hebben en de personeelskosten laag houden. Deze redenen, hoewel zeker geldig voor startups en kleinere operaties, worden steeds onpraktisch naarmate uw bedrijf groeit. Sommige eigenaren delegeren boekhoudkundige taken aan vertrouwde familieleden of personeel, maar de meest succesvolle en slimme ondernemers leren snel dat boekhouding en financiën de levensader van het bedrijfsleven zijn en verdienen professioneel management van bekwame financiële specialisten.
De drie belangrijkste financieel manager posities in de meeste bedrijven zijn boekhouder of accountant, controller en Chief Financial Officer of CFO.
Als eigenaar van een bedrijf kunt u de taken van deze functies zelf uitvoeren of delegeren aan een personeelslid of een betrouwbare partner, maar naarmate het bedrijf ouder wordt, ontdekken de meeste eigenaren dat professionals in de werving betrouwbare kostenvoordelen opleveren terwijl eigenaren zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten. zakelijke kwesties. De resultaten van het inhuren van accounting professionals omvatten - maar zijn niet beperkt tot - de volgende zakelijke voordelen:
- Het vinden van kostenbesparingen in het productieproces, leveranciersrelaties, kantooractiviteiten en personeelsbeheer
- Geld besparen op belastingen
- Beheer van een steeds groter wordende hoeveelheid intern papierwerk en externe rapporten
- Het ontwerpen van een financieel vangnet door risico's te mitigeren met verzekeringsdekking, voorraadbeheer, diversificatie en beoordeling van fiscale dreigingen
- Uitbreidingen plannen
- Omgaan met payroll
- Stroomlijnen van activiteiten en maximaliseren van winst
- Vermijden van boetes, boetes, lagere kredietratings en rentelasten die het gevolg zijn van ontbrekende deadlines, onnauwkeurige berekening van de salarisadministratie, het vergeten van facturen betalen en tijdgevoelige zakelijke kansen missen
In feite besparen de meeste bedrijven geld door professionele financiële medewerkers aan te werven om hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren.
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, uw branche en andere factoren, heeft u misschien een deeltijdse boekhouder nodig of een volledig financieel personeel nodig dat een controller en CFO omvat. Bepalen welke financiële staf uw bedrijf echt nodig heeft, is een complexe beslissing die van vele factoren afhankelijk is. Uw behoeften zullen vrijwel zeker veranderen in de loop van de tijd en als uw bedrijf succesvol groeit, kunt u al deze functies doorlopen. In de volgende secties wordt gedetailleerd beschreven wat elke professional doet en wordt uitgelegd wanneer uw bedrijf mogelijk een of meer van deze financiële specialisten nodig heeft:
Essentiële boekhoudfuncties
De meeste boekhouders werken reactief op wat er al financieel is gedaan in het bedrijf met weinig of geen invloed op de bedrijfsstrategie. Boekhouders werken op transactiebasis en nemen zelden beslissingen over toekomstige zakelijke transacties. Een getalenteerde boekhouder kan uw opties uitleggen, records en rapporten up-to-date houden, verschillen in de boeken identificeren en kostenbesparende ideeën aanbevelen, maar hun primaire taak is het bedrijf en de financiële transacties te kronieken en rapporten samen te stellen uit deze informatie. Enkele van de typische dagelijkse taken van een boekhouder van een bedrijf omvatten:
- Registratie van verkopen, uitgaven, crediteuren en debiteuren
- Monitoring van de kosten van leveringen, kantoorkosten, huur, nutsvoorzieningen en andere vaste en variabele kosten
- Beheer van loonadministratie , belastingheffing, omzetbelastingrekeningen, loonbeslag en verzekeringsaftrek
- Ervoor zorgen dat essentiële formulieren en papierwerk worden voltooid en veilig worden opgeslagen
- Dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse rapporten voorbereiden voor management, overheidsinstellingen, aandeelhouders, werknemers en belanghebbenden
- Rekeningen op tijd betalen
- Onderzoek naar alternatieve leveranciers en het maken van kostenvergelijkingen
- Identificatie van probleemgebieden zoals afval, wanbeheer, fraude en diefstal
- Tracking materialen, benodigdheden, inventaris en human resources
- Het voorbereiden van belastingen en dagelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse belastingaanslagen voor de stad, staat, IRS, werkloosheidsagentschappen en verzekeringsmaatschappijen
- Beheer van bedrijfs- en werknemersverzekeringen en gezondheidsplannen
- Bedrijfsrecords beschermen
- Schattingen krijgen en service zoeken en betalen en mensen repareren
- Compliantieproblemen controleren
- Interne klantenkredietkwesties en bedrijfskredieten extern behandelen met externe leveranciers en geldschieters
Weten wanneer een boekhouder moet worden aangenomen
De meeste bedrijfseigenaren - vooral die met een ondernemende geest - gedijen op het runnen van elk aspect van hun bedrijven, en de boekhouding is eenvoudiger geworden met alle intuïtieve software die beschikbaar is. Het is heel goed mogelijk voor bedrijfseigenaars om de boeken bij te houden, maar het is niet altijd een goed idee als het bedrijf groeit. Wanneer het papierwerk uw tijdsbesteding, werkplezier of efficiëntie in gevaar brengt, wordt het tijd om een boekhouder in te huren. Het is misschien niet nodig om een voltijdwerker in dienst te nemen en kunt zelfs alle of een deel van de boekhoudkundige werkzaamheden, zoals de loonlijst, uitbesteden. Het inhuren van een boekhouder is logisch als een van de volgende zaken van toepassing is op u en uw bedrijf:
- U begrijpt de boekhouding niet echt, maar vertrouwt erop dat de software u alles vertelt wat u moet weten.
- U bent niet bekend met de belastingcode en belastingontwijkingsstrategieën.
- Uw bedrijf ervaart een snelle groei in een korte tijd.
- Beleggers, geldschieters of aandeelhouders willen professioneel voorbereide rapporten.
- U besteedt meer tijd aan het boeken dan aan het genereren van omzet of nieuwe zaken.
- U bent van plan uit te breiden naar een andere regio, branche of productlijn.
- U wilt activa kopen, verkopen of verhandelen.
- U bent op de hoogte gebracht dat uw boeken worden gecontroleerd.
Het inhuren van een boekhouder hoeft geen pijnlijk proces te zijn, omdat u kunt beginnen met het uitbesteden van het werk aan een professioneel accountantskantoor. Dat is een bijzonder effectieve strategie als u niet bekend bent met boekhouding, een boekhouder inhuurt of accountants of sollicitanten voor financiële banen.
Wanneer te overwegen om een controller te huren
Controllers, die soms controllers worden genoemd, houden toezicht op boekhouders, belastingbeheerders, credit managers en andere boekhoudmedewerkers, terwijl ze rechtstreeks rapporteren aan de CFO, CEO of bedrijfseigenaar. In kleinere bedrijven is een controller mogelijk de enige Certified Public Accountant in het bedrijf of houdt hij toezicht op een team van accountants. Veel van deze professionals beheren hun taken met hulp van een klerk, boekhouder of administratief medewerker.
Een controller is de belangrijkste rekenplichtige van het bedrijf en draagt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van jaarrekeningen, bedrijfsplannen, budgetten, belastingen, compliancecertificeringen en speciale projecten, zoals het plannen van bedrijfsstrategieën op korte en lange termijn, bedrijfsovernames, verkoop van activa, bedrijfsfusies en het beveiligen van financiering of investeerders. Beschouwd als een financieel manager op gemiddeld niveau, voeren controllers gewoonlijk de volgende taken uit:
- Beheer financieel personeel.
- Onderteken cheques en draag fiduciaire verantwoordelijkheid voor bedrijfsoperaties.
- Meld u aan voor financieel gerelateerde rapporten en documenten.
- Stel financieel beleid en procedures van het bedrijf op.
- Maak rapporten voor interne beoordeling.
- Omgaan met verzekerings- en risicobeheerbeleid.
- Bescherm bedrijfsactiva.
- Budgetten voorbereiden, controleren en bijwerken.
- Speerpuntvoorbereidingen voor openbare aanbiedingen.
- Adviseur eigenaren en leidinggevenden op financiële markten, trends en beste praktijken.
- Ontwikkel proactieve belastingstrategieën.
- Kies en beheer boekhoudsoftware.
- Streef collecties na.
- Omgaan met personeelszaken, zoals het bijhouden van personeelsdossiers.
- Leid personeel op over employee benefits en zakelijke verantwoordelijkheden.
Tekens die uw bedrijf aangeven, hebben een controller nodig
Hoe groter uw bedrijf groeit, hoe groter de kans dat u meer nodig hebt dan alleen een boekhouder. Als u aandeelhouders of een raad van bestuur hebt die bestaat uit mensen die geen vrienden zijn, nauwe relaties en familie die u hebt benoemd, is het inhuren van een controller een degelijke bedrijfspraktijk die uw bedrijf en bezittingen beschermt. Over het algemeen concentreert een controller zich op de boekhouding, terwijl een CFO zich richt op strategische financiering.
Naarmate de stakeholders van het bedrijf uitbreiden, biedt een controller tactische managementrapportage en personeelstoezicht op accountingaangelegenheden, terwijl de CFO de financiële planning afhandelt en de verantwoordelijkheid draagt voor de controller en het accountingteam. De meeste kleine bedrijven kunnen zich geen fulltime controller veroorloven, maar naarmate het bedrijf groeit, kunt u het zich niet veroorloven om zonder controller te werken, zelfs als hij of zij parttime of op adviesbasis werkt.
Wanneer een Chief Financial Officer inhuren
CFO's werken strikte limieten door deel te nemen aan alle zakelijke beslissingen en te pleiten voor de beste financiële belangen van de organisatie. Zoals elke doorgewinterde ondernemer of ondernemer weet, zijn strikte financiële beoordelingen slechts een van de bedrijfsdoelen van een succesvol bedrijf. Initiatieven die een hoge winst opleveren, kunnen het bedrijf gemakkelijk verzwakken met klanten die niet graag hoge prijzen betalen voor inferieure producten of loyale klanten die meer waarde hechten aan de bedrijfsdoelen, principes, milieuverplichtingen of exploitatietechnieken.
De beste CFO's beoordelen niet alleen de kosten van het zakendoen, maar ook de risico's en bedreigingen die een onderneming zou kunnen genereren. Als hooggeplaatste bedrijfsfunctionarissen werken CFO's samen met eigenaars, raden van bestuur, senior management en andere belangrijke belanghebbenden en spelen ze een cruciale rol bij onderzoek en ontwikkeling, bedrijfstoezicht, naleving van wet- en regelgeving en dagelijkse bedrijfsvoering. Andere taken van CFO omvatten:
- Een bedrijf leiden door fusies, overnames, openbare aanbiedingen en veranderingen in bedrijfsstructuur en bedrijfsvoering
- Beheer van grote bedrijfsuitbreidingen naar nieuwe markten
- Pleiten voor solide financiële praktijken bij complexe besluitvorming
- Managing assets en financiële relaties met meerdere stakeholders
- Stroomlijnen van operaties
- Beoordeling en beheer van financiële risico's
- Planning van financiële doelstellingen voor de korte en lange termijn
- Interpretatie van marktgegevens van meerdere financiële indicatoren en bedrijfstrends
- De redenen begrijpen waarom zakelijke markten presteren zoals ze doen
- Bepalen hoe bedrijfsmiddelen worden geïnvesteerd
- Voorspellen van markttendensen en hoe het bedrijf hierop kan inspelen
Elk onderdeel van het bedrijf is sterk afhankelijk van de gecombineerde taken van de CFO: toezicht op de controllership, treasury management en planning en prognoses over kritieke financiële aangelegenheden.
Geleidelijk veeleisender behoeften op het gebied van financieel beheer
Kleine tot middelgrote bedrijven hebben evoluerende behoeften aan boekhouding en boekhouding naarmate hun activiteiten groeien. Eigenaars of aangewezen teamleden beheren vaak de boekhouding voor kleine en startende bedrijven met behulp van boekhoudsoftware. Uiteindelijk, echter, bepalen de meeste bedrijven dat het inhuren van professionele boekhouders - ofwel volledig of in deeltijd en in-house of uitbesteed - personeel vrijmaakt voor kerntaakplekken en een grotere nauwkeurigheid, betere naleving en beter overzicht bevordert. De juiste boekhouder zorgt ervoor dat rapporten tijdig worden ingediend en helpt bedrijven bij het identificeren van kostenbesparende strategieën, fraude, diefstal en verspilling.
Naarmate uw bedrijf groeit en de eisen aan uw tijd zich vermenigvuldigen, zult u merken dat u een financieel personeel nodig hebt dat onder toezicht staat van een controller of een CFO om de steeds geavanceerdere financiën van het bedrijf te beheren. Uw opties omvatten het inhuren van fulltime, in-house personeel of het uitbesteden van boekhoudkundige en financiële taken aan een ervaren professionele accountantsdienst. Beide opties zijn evenwaardige manieren om de financiële slagkracht van uw bedrijf te versterken, maar veel kleine en middelgrote bedrijven profiteren van de voordelen van het inhuren van adviseurs om de hoge kosten van het in dienst nemen van fulltime professionals te vermijden.