Hoe de juiste boekhoudmethode te kiezen.
Het kiezen van de juiste boekhoudmethode voor uw bedrijf is een belangrijke beslissing die uiteindelijk alles regisseert, van financiële rapportage tot belastingaangifte.
In de vroege stadia van een klein bedrijf is de kasbasisberekening vaak de "go-to" -methode voor het bijhouden van de boeken, terwijl complexere of grotere bedrijven met $ 1 miljoen of meer aan jaarlijkse inkomsten de baten-lastbasis gebruiken.
De redenen voor een bepaalde keuze kunnen echter variëren, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en behoeften.
Het kiezen van de juiste methode voor uw bedrijf vereist enige aandacht, vooral omdat de IRS verwacht dat u één methode kiest en eraan vasthoudt.
Wat is Cash Basis Accounting?
De methode voor het berekenen van de kasbasis is het systeem dat door de meeste mensen wordt gebruikt voor hun persoonlijke financiën, zoals het bijhouden van het saldo in hun betaalrekeningen. Kasbasisboekhouding registreert inkomsten en uitgaven op het moment dat de transactie plaatsvindt.
Met een persoonlijke betaalrekening worden stortingen (inkomsten) aan het saldo toegevoegd wanneer geld wordt ontvangen, terwijl cheques (kosten) worden afgetrokken wanneer ze worden geschreven. Kasstroomboekhouding voor een bedrijf werkt op een vergelijkbare manier.
De verkopen worden geregistreerd wanneer de betaling wordt ontvangen en de uitgaven worden geregistreerd wanneer ze worden betaald, en dit allemaal zonder rekening te houden met het tijdstip waarop de services worden geleverd of de kosten worden gemaakt. Simpel gezegd is de kasbasisberekening gebaseerd op wanneer het geld van eigenaar verandert.
Wat is Accrual Basis Accounting?
Boekhouding op transactiebasis is bedoeld om inkomsten en uitgaven te evenaren terwijl ze zijn gemaakt of geleverd, ongeacht wanneer de betaling is gedaan of ontvangen.
Dit is opmerkelijk anders omdat het kosten en inkomsten met elkaar in verband brengt om een grotere mate van winstgevendheid en bedrijfswinst te bieden.
Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Uw klant plaatst een bestelling voor $ 1.000 en u verzendt het product, zodat hij 30 dagen de tijd heeft om de bestelling te betalen. U zou de verkopen in de huidige periode registreren, met de compenserende boeking in het debiteurengedeelte op de balans. Wanneer u de betaling van de klant ontvangt, hoeft u de verkoop niet vast te leggen; in plaats daarvan zouden de posten contant zijn en debiteuren ontvangen.
- U krijgt op 30 juni een energierekening voor juni-hulpprogramma's, maar u bent niet van plan deze te betalen tot 10 juli. Voordat u uw boeken voor juni sluit, zou u de verplichting opbouwen door een boeking te boeken voor kosten van nutsvoorzieningen en crediteringen. In juli zou u de rekening in betaalde rekeningen als betaald markeren.
- U vernieuwt een jaarlijkse softwarelicentie voor $ 1.200 in de maand januari. In plaats van voor januari een uitgave van $ 1.200 op te nemen, wordt de uitgave over het hele jaar gespreid tegen $ 100 per maand.
De voors en tegens van elke methode
De contantwijze van de boekhouding is de eenvoudigste methode en de methode die het meest bekend is bij de meerderheid van de mensen, in het bijzonder bij eigenaren van kleine bedrijven. Het geeft je ook het beste beeld van hoeveel geld je echt ter beschikking hebt om je bedrijf te runnen.
Het kan echter een vertekend beeld geven van uw winst en verlies, aangezien uitgaven en inkomsten vaak worden erkend in verschillende perioden.
Stel dat u op 25 juni $ 2000 uitgeeft om producten te kopen om de bestelling van een klant te vullen. Uw klant haalt zijn bestelling op 1 juli op en betaalt u $ 3.000. In het onwaarschijnlijke geval dat u voor geen enkele maand andere transacties had, zou uw winst- en verliesrekening in juni een verlies van $ 2.000 hebben en in juli een winst van $ 3.000.
De boekhoudmethode op transactiebasis biedt een betere oplossing voor het afstemmen van inkomsten en uitgaven op de juiste periode. Dit geeft u een duidelijkere beoordeling van uw werkelijke winst of verlies. De methode Accrual heeft echter de neiging uw zicht te belemmeren op hoeveel operationele cash u daadwerkelijk beschikbaar hebt, dus u moet wellicht uw cashflowoverzicht vaak herzien om een beter beeld te krijgen.
De accrual-methode is ook ingewikkelder en tijdverslindender om uit te voeren, soms vereist dit de ondersteuning van boekhoudkundige professionals om uit te voeren en te analyseren.
Kan ik een methode kiezen?
Over het algemeen kunt u ervoor kiezen om de contant- of boekhoudmethode van de boekhouding te gebruiken, maar overweeg de IRS-regels voor wie de methode van de transactie moet gebruiken:
- Bedrijven die opereren als een C-bedrijf met bruto ontvangsten die gemiddeld meer dan $ 5 miljoen per jaar voor de meest recente drie jaar bedragen.
- U kunt niet voldoen aan de IRS-definitie van een tax shelter .
- Als u een voorraad bijhoudt, moet u de methode Accrual gebruiken om uw voorraadaankopen en verkopen vast te leggen, maar u kunt een hybride methode gebruiken waarmee u andere uitgaven en inkomsten, zoals huur- of rente-inkomsten, op kasbasis kunt vastleggen.
De beste methode voor uw bedrijf
Uw keuze voor een boekhoudmethode hangt af van een aantal factoren, zoals de grootte van uw bedrijf, uw comfortniveau met boekhoudprocedures en de aard van uw bedrijf. Als u een eenling-operatie voor een persoon bent, zullen uw behoeften niet hetzelfde zijn als een gevestigde fabriekszorg met 100 werknemers.
Houd er echter rekening mee dat als u een voorraad bijhoudt, u de transactie-methode moet gebruiken om een deel van uw boekingen te registreren en wanneer uw bedrijf de bruto ontvangstlimiet overschrijdt, zal de IRS u waarschijnlijk dwingen volledig te converteren naar periodetoerekening . Misschien vindt u het gemakkelijker om vanaf het begin in de opbouwmethode te duiken in plaats van een "hybride" -methode te gebruiken of in de toekomst radicale veranderingen te ondergaan.