Zet een back-upplan op zijn plaats
Idealiter zou u altijd een back-upplan moeten hebben in het geval van plotselinge ziektes of andere noodsituaties, maar als een sleutelmedewerker zinvol is bij een vertrek of opzegt, moet u onmiddellijk een plan bedenken om iemand anders zijn taken te laten afhandelen.
Hooggeplaatste managers en potentiële substituten moeten elk aspect van zijn rol begrijpen.
Een groot deel van een opvolgingsplan is documentatie. Alles waaraan elke medewerker werkt, moet deel uitmaken van een openbare handleiding, agenda, takenlijst of bestand. Deze documentatie moet contactinformatie voor externe partijen bevatten, evenals uitleg over hoe Excel-macro's, computerprogramma's of andere snelkoppelingen gemaakt door de werknemer werken.
Het plan moet ook een duidelijke lijst met prioriteiten bevatten zodat de overgebleven werknemers niet overweldigd worden en weten welke taken voorrang hebben op hun bestaande werk.
Overweeg informatiebeveiliging
Belangrijke werknemers hebben vaak toegang tot bankrekeningen, belangrijke computersystemen en online diensten. Hoewel gevallen van opzettelijk wangedrag of diefstal van informatie zeldzaam zijn, is het nog steeds de beste gewoonte om hun toegang te verwijderen zodra ze deze niet langer nodig hebben.
Naast het verwijderen van toegang, moet u ervoor zorgen dat u deze behoudt.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een andere medewerker de machtiging voor het ondertekenen van de cheque moet krijgen om een handtekeningsysteem met twee handtekeningen te behouden. Als de vertrekkende werknemer zich aanmeldt voor een online service, zoals uw website-analyse, met behulp van zakelijke e-mail, zorg er dan voor dat hij de inloggegevens overdraagt.
Geef een laatste looncheque en voordelen
Vertrekkende werknemers hebben recht op de betaling van hun laatste salaris en alle opgebouwde uitkeringen, zoals ongebruikte vakantiedagen.
Betalingen voor opgebouwde secundaire arbeidsvoorwaarden zijn afhankelijk van uw arbeidsovereenkomst en lokale wetgeving.
De staatswet bepaalt ook de tijdlijn voor het verrichten van de betaling. U hebt over het algemeen wat de regelmatig geplande betaaldag zou zijn geweest als de werknemer bij uw bedrijf was gebleven. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan dat vertrekkende werknemers op hun laatste dag persoonlijk hun laatste salaris ondertekenen. Werk samen met uw boekhouddiensten om het uiteindelijke verschuldigde bedrag te berekenen.
Update uw financiële overzichten
Als een werknemer al aandelenopties of uitgestelde compensatie heeft verdiend, zijn de kosten en bijbehorende aansprakelijkheid waarschijnlijk al in uw boeken vastgelegd. Als de afvaart een gouden parachute of een andere contractperiode in gang zet, kan de verschuldigde vergoeding slechts een voetnoot zijn - als deze überhaupt in uw jaarrekening is opgenomen.
In plaats van te wachten tot de volgende rapportageperiode, laat uw boekhouder onmiddellijk de juiste journaalposten maken om eventuele financiële transacties weer te geven die zijn opgetreden met het vertrek van de werknemer. Dit geeft u een waarschuwing vooraf voor het geval u moet uitleggen of aanpassen voor een winstverschuiving die wordt veroorzaakt door uitbetalingen.
Beleggers op de hoogte brengen
De meeste werknemers worden als vervangbaar beschouwd en hun vertrek zal waarschijnlijk niet als essentieel worden beschouwd voor investeringsbeslissingen.
Er zijn echter uitzonderingen. Een voorbeeld is het vertrek van een vooraanstaand wetenschapper wiens vertrek het onderzoek zou verstoren dat centraal stond in de bedrijfsvoering van zijn bedrijf.
Ongeacht, als de beste praktijk, zou u een versie moeten verzenden die uw investeerders over het vertrek van om het even welke zeer belangrijke werknemer op de hoogte brengt. Dit kan helpen de angst voor onrust of afwijkende meningen binnen je gelederen te kalmeren en te voorkomen dat investeerders overwegen om hun steun te trekken. Het is ook een goede manier om beleggers op de hoogte te houden van wat er zich binnen uw bedrijf afspeelt en hen te laten weten hoe u van plan bent om in de toekomst verder te groeien.